Как правило, занимаясь организацией командировок, деловые путешественники современных компаний выбирают один из двух способов оплаты: пластиковую карту или Business Travel Account (BTA). BTA используется преимущественно для покупки авиабилетов, а корпоративные карты — для покрытия остальных тревел-расходов, к которым относится отель, трансфер и другие услуги. Но и тот, и другой трудно назвать универсальным. Например, они просто неэффективны в случае, если в командировки сотрудники отправляются редко, говорят эксперты BCD Travel. Вдобавок, оба варианта не гарантируют защиты от мошенников. А в случае с корпоративными картами это еще и возможные разночтения в отчетных документах: из-за трудоемких процессов ручной обработки данных.
Любопытной альтернативой всем известным способам оплаты, которая освобождает клиента от множества проблем, аналитики называют виртуальные кредитные карты (Virtual credit card, VCC). Для российского рынка «зверь» пока неведомый.
Виртуальная карта очень похожа на пластиковую. И та, и другая представляет собой комбинацию цифр, известную как банковский идентификационный номер (Bank Identification Number, BIN). Обе предполагают срок действия и CVV-код (обеспечивающий безопасность использования данных). Механизм осуществления платежа с VCC тот же, что и с обычной онлайн — Card Not Present (CNP). Но, в отличие от пластиковой, виртуальная хранит заранее оговоренную сумму денежных средств, которыми можно оплатить лишь одну покупку. После этого она аннулируется.
Идеальный, но не в рублях
В чем же и когда пластиковые карты и BTA уступают виртуальным? Ведь оба инструмента позволяют легко оплатить командировочные расходы. Потом помогают компаниям контролировать соблюдение тревел-политики и генерируют данные, которые служат наглядным подспорьем в переговорах с поставщиками.
Ну, во-первых, корпоративные карты нельзя выдать всем. И тревел-данные по ним ограничены, отмечают в BCD Travel: координаторы часто получают лишь название компании-поставщика, дату совершения покупки и сумму, потраченную на услугу. Сравнение информации по совершенным транзакциям требует кропотливого ручного труда. И потом, как и любые другие пластиковые карты, корпоративные не застрахованы от действий мошенников, то есть в случае их кражи компания может понести финансовые потери. К слову, по данным Ассоциации профессиональных финансистов (Association for Financial Professionals) за 2014 год, с попытками или фактическим мошенничеством, связанным с оплатой по карте, сталкивались более 60% компаний. Согласно отчету The Telegraph в том же году, в общей сложности со счетов организаций в мире было украдено $4,7 млрд.
Что же касается Business Travel Account (BTA), то инструментом неудобно пользоваться на ходу: в основном с его помощью бронируют авиабилеты через ТМС. Решение несовместимо с бюджетными перевозчиками, то есть не предполагает бронирование лоукост-перелетов (поскольку не может предоставить требуемый код безопасности). И, поскольку номер карты вводится неоднократно, существуют те же риски мошенничества. Хотя, и это стоит признать, BTA имеет более серьезную защиту, нежели корпоративные карты. Но лимит счета, как правило, весьма высок, поэтому всего одна хакерская атака может иметь катастрофические последствия для компании-клиента.
Другой коленкор с виртуальной. На ней денег всегда не так много, в расчете на одно проживание. «А это гораздо более подъемный риск, чем у карты с лимитом, рассчитанным на многократное использование в течение месяца, — комментирует Ирина Костюкова, руководитель группы закупок в категории тревел „Лаборатории Касперского“. — И у сотрудника, для которого она создается, не получится потратить лишнего, потому что лишнего на ней просто нет. Только стоимость проживания, согласно сделанной брони, плюс некий запас на налоги, которые могут быть добавлены к стоимости в момент оплаты».
«Лаборатория Касперского» первой на российском рынке ввела для сотрудников виртуальные карты. «Тем, кто летает не особенно часто и стабильно, карту выдавать неэффективно, это влечет не вполне оправданный расход ресурсов на ее администрирование, — объясняет Ирина. — И здесь виртуальная карта может быть как раз очень полезна. VCC — действительно прекрасное решение для тех компаний, где бизнес-поездок много, но отправляются в командировки не одни и те же сотрудники. Или если, к примеру, есть необходимость организации поездок для аутсорсеров». К этой группе относятся контрагенты, кандидаты на работу, практиканты, временные сотрудники и клиенты.
Вообще «Лаборатория Касперского» не просто первая, но и одна из немногих российских компаний, внедривших виртуальные карты при оплате командировочных расходов. VCC для нашей страны — продукт совершенно новый, практически никем не используется, признают в «Амадеус — информационные технологии». Однако это платежное решение может взять на себя существенную долю платежей за тревел-услуги в ближайшие три-пять лет, полагают разработчики.
«Синонимы виртуальной карты — удобно и безопасно, — говорит Петр Петров, старший менеджер отдела маркетинга и системных решений в „Амадеус“, — ее можно выпустить моментально, поскольку печатать саму карту не нужно, достаточно зарегистрировать лишь реквизиты. И безопасность платежей по ней очень высокая: для каждой операции выпускается отдельная комбинация цифр, которая может быть активирована только один раз, соответственно, повторно списать деньги со счета не получится».
Чтобы клиенты смогли оценить преимущества нового платежного решения, не хватает «включенной» работы всех звеньев цепи, считают в Carlson Wagonlit Travel Russia. «Прежде всего «повернуться лицом» к проекту стоит банкам в России, — считает Мила Сидорина, директор по маркетингу и коммуникациям в компании. — Технологические провайдеры, заинтересованные в том, чтобы продукт заработал у нас здесь в полной мере, уже активно с ними взаимодействуют, показывая перспективы и убеждая в необходимости создания рублевого продукта. Пока же решения половинчаты. Российские банки предлагают дебетовые рублевые продукты, которые не очень привлекают клиентов, да и предложения эти крайне малочисленны. Похоже, что на лидирующих позициях остается American Express Bank, запустивший в свое время рублевый BTA и чьи виртуальные кредитные карты не очень широко, но используют российские клиенты».
Отели, как уже отмечалось экспертами, в «освоении» виртуальных карт тоже несильно преуспели. В теории любой поставщик, который принимает условия CNP (платеж без карты), может пользоваться VCC. Но не все об этом знают. Согласно исследованию GBTA, только 53% из них проводят виртуальные платежи, в то время как 90% принимают пластиковые корпоративные карты. Хотя здесь нужно уточнить, что исследование проводилось среди американских респондентов, при том, что в США виртуальные карты распространены менее, чем в Европе.
В 20% случаев платежи, осуществляемые через VCC, все еще требуют дополнительных действий, отмечают эксперты BCD Travel. Другими словами, если персонал отеля не знаком с таким способом оплаты, не знает, как провести виртуальный платеж, его приходится консультировать. «Хотелось бы, чтобы гостиницы поскорее адаптировались к инновации, — говорит Ирина Костюкова. — Пока она создает дополнительную нагрузку на агента: ему приходится не только вносить данные карты в бронирование, но и каждый раз связываться с объектом размещения, чтобы убедиться — там поняли, что это и как оно работает».
Получается, курс на образование необходимо взять всем участникам российского тревел-рынка. «Даже если в следующем году рублевый продукт и появится, его смогут оценить клиенты, бронирующие проживание в России и странах СНГ в отельных цепочках или гостиницах, использующих передовые технологии. Небольшие гостиницы, особенно в дальних регионах, однозначно будут не готовы даже психологически принять «виртуальную карту», учитывая, что и пластиковые не нашли у них активного применения, — рассуждает Мила Сидорина. — Но, давайте не будем пытаться съесть слона сразу, за один раз. Пусть постепенно, но мы сделаем большой шаг в сторону западного пути развития. Нас всех ждет большая работа, но она того стоит».
Примеряем на клиента
Для корпоративного клиента, решившего сказать «да!» виртуальным картам, эксперты BCD Travel подготовили подробную инструкцию. В ней детально описаны все шаги навстречу VCC.
Для начала необходимо составить список стран (рынков), на которых можно будет использовать VCC. Найти лучший для компании продукт помогут текущий карточный провайдер и тревел-агентство. Безусловно, стоит также проконсультироваться со специалистами из финансового департамента, HR и IT, обсудить все возможные риски со службой безопасности.
Главными вопросами к TMC должны быть: Какой продукт вы готовы предложить? Используете ли вы обновленную версию системы GDS, которая работает с виртуальными картами? Совместимы ли VCCs с обычными кредитными картами? Не нарушит ли новое решение отлаженный процесс бронирования и оплаты?
У банка-эмитента корпоративной карты стоит поинтересоваться, готов ли он предложить нужный вам продукт и возможно ли интегрировать его в процесс бронирования агентства.
Виртуальные карты на сегодняшний день выпускают MasterCard, Visa, American Express, другие банки. Самой крупной технологической платформой, поддерживающей это решение, остается Conferma: VCC провайдера действует в 185 странах.
Безусловно, следует поставить в известность о своих планах поставщиков. И удостовериться, что корпоративный онлайн-инструмент поддерживает VCC.
После того, как оптимальный продукт найден, все нюансы с агентством оговорены, нужно убедиться, что ваш поставщик VCC и тревел-агентство могут друг к другу «подключиться». Протестируйте использование карт при поддержке TMC для отлаживания всего процесса и исключения сбоев. А, запустив карты, не забывайте поддерживать с путешественниками обратную связь для отслеживания и оценки этого шага.
Задуматься о внедрении виртуальных карт, представленных на рынке сейчас, стоит особенно тем компаниям, география поездок в которых охватывает международные направления. «За рубежом, как правило, гостиницы в этом смысле продвинутые и уже практикуют новое решение, - говорит Мила Сидорина. – В случае использования валютной VCC оплата проживания проходит в валюте, никаких финансовых потерь и дополнительной конвертации нет. Сотрудники счастливы: на стойке ресепшн им уже не нужно предъявлять пластиковую карту для гарантии оплаты проживания и завтрака, например. Остается лишь установить лимит».
Второе важное условие для внедрения решения — не только безналичная оплата. Компании должны перейти на кредитные карты ментально, подчеркивает эксперт. То есть, если сотрудники корпорации отправляются в командировки преимущественно по России, и в ней практикуется безналичный расчет, эта история вряд ли ее касается.
Если условия соблюдены, приводите аргументы в пользу виртуальных карт руководству, а они неоспоримы:
1. Compliance: поскольку каждая виртуальная карта может быть использована всего раз, вы легко проконтролируете расходы путешественника (сколько, на услуги какого поставщика, когда);
2. Минимальные риски: виртуальные карты действуют в течение короткого периода времени, объем денежных средств на них ограничен, вдобавок, они могут быть потрачены на услуги конкретных поставщиков. Сломать такую защиту — миссия для мошенников невыполнимая!
3. Отчетность: привязка каждого платежа к конкретному сотруднику через уникальный номер карты значительно облегчает аудит.
4. Расширенные тревел-данные. Обычно компании опираются на данные от агентства и карточного провайдера. ТМCs предоставляют информацию о том, какие услуги были забронированы, а карточный провайдер — что в итоге было оплачено. Но эти цифры могут различаться: в отеле путешественник может понести дополнительные расходы, например, за питание или стоянку, а иногда в окончательный счет включаются налоги.
«На мой взгляд, у виртуальных карт большое будущее, к этому продукту нужно очень внимательно присмотреться, — говорит Мила Сидорина. — Если мы его освоим, вопрос с оплатой гостиниц будет закрыт и для клиентов, и для агентств. А вкупе с BTA мы получим лучшее решение по покрытию двух самых больших статей тревел-бюджета — авиабилетов и гостиниц».
Марина Осипова
