Споры о том, заменят ли видеоконференции личные встречи, ведутся в индустрии делового туризма не первый год. Тем временем все больше корпораций выходят на глобальный рынок и открывают представительства в разных странах. Но и число сотрудников, работающих из дома, кафе или коворкинг-центров, тоже растет: в Великобритании их около 14%, а в США до 25%. Так что, взаимодействие в виртуальной среде уже стало нормой.
Из 442 тревел-менеджеров, опрошенных экспертами Advito пару лет назад, 76% указали, что в их компаниях проводят видеоконференции, 24% даже пользуются технологиями телеприсутствия. Если в 2013-м рынок виртуальных систем связи оценивался более чем в $3,3 миллиарда, то к 2020-му, по прогнозам аналитиков, он удвоится и достигнет $6,4 миллиарда.
Этому способствует ряд факторов. Раньше технологии виртуальной коллаборации были дорогостоящими и не оправдывали ожиданий пользователей: изображение не синхронизировалось со звуком, обмениваться файлами во время совещания было сложно, специальное оборудование, как правило, приходилось размещать в переговорных комнатах.
Сейчас все иначе: качество связи улучшилось, скорость соединения возросла, системы стали интуитивно понятными и простыми. При этом гораздо более продвинутыми: даже функция «отслеживание спикера» — когда камера автоматически приближает лицо говорящего — становится стандартом. Кроме того, инструменты видеоконференцсвязи «переместились в облака» — подключиться к ним можно с любого устройства, корпоративный файрвол для фильтрации сетевого трафика больше не нужен. Это значит, что организовать удаленные переговоры не составляет особого труда — в том числе из дома.
Вместе с тем, базовые технологии видеоконференцсвязи теперь доступны бесплатно. С помощью таких универсальных инструментов для коммуникации, как Google Hangouts, можно проводить групповые видеовстречи до 10 участников. Это влияет на стоимость платных инструментов. В Cisco заявляют, что цена их оборудования в 2014-м упала на 30-60% по сравнению с предыдущим годом.
Как правило, системы виртуального сотрудничества поддерживает отдел информационно-коммуникационных технологий (в 87% корпораций). Однако ИТ-специалисты решают не стратегические проблемы, а вопросы, связанные с эксплуатацией инструментов. Поэтому управление этими системами должно перейти в руки тревел-менеджеров, считают в Advito, ведь именно они помогают деловым путешественникам делать правильный выбор при бронировании командировок, а значит — могут помочь выбрать лучшую форму взаимодействия с партнерами.
Однако сегодня 64% тревел-менеджеров не имеют вовсе или оказывают лишь незначительное влияние на решение об использовании этих систем. Пора в корне менять ситуацию, тем более что настроить видеоконференцсвязь стало намного проще.
Задача посложнее — изменить менталитет бизнес-туристов, объединив тревел-политику с программой виртуальной коллаборации. Все, что вам нужно, — стратегический план новой концепции всеобъемлющего управления встречами.
Шаг 1 — Исследуйте
Проведите аудит текущих возможностей виртуального сотрудничества. Какими инструментами для удаленного общения компания уже владеет? Для какого типа встреч они подходят? Переговорные комнаты оборудованы технологиями видеоконференцсвязи или телеприсутствия? Как часто ими пользуются? Доступ к этим системам есть у всех сотрудников или в зависимости от должности либо департамента?
Опросите пользователей. В каких ситуациях им пригодились инструменты виртуального сотрудничества? Что не понравилось при работе с системами? Требуется ли дополнительное оборудование?
Проанализируйте тревел-затраты. Сколько компания тратит на командировки? Куда отправляются сотрудники? С какими целями? Фиксируйте причины поездки для каждой заявки по крайней мере в течение шести месяцев до начала проекта, если до сих пор этого не делаете.
Вспомните о стратегических целях компании. Экономия — самая очевидная, но есть другие. Например, привлечь и удержать талантливых специалистов. Соблюдению баланса работа/жизнь может способствовать сокращение количества командировок. Повышение продуктивности — тоже важно. Встреча лицом к лицу обычно считается самой плодотворной формой сотрудничества. Однако некоторые поездки — скорее привычка, установленный порядок. Если сотрудники заменят часть командировок виртуальной коллаборацией, то могут стать более продуктивными — за счет сэкономленного времени.
Шаг 2 — Создайте бизнес-кейс
Обоснуйте своему руководству:
Во-первых, почему следует инвестировать больше в инструменты виртуального сотрудничества.
Во-вторых, почему именно вы, тревел-менеджер, должны ими управлять.
В обоих пунктах поясните, какие стратегические цели преследуете (см. шаг 1).
Не требуйте немедленных инвестиций — расскажите об ожидаемых выгодах и попросите разрешения дать вашей инициативе статус официального проекта. Будьте честны относительно возможностей виртуального сотрудничества. К примеру, оно не заменит поездки, связанные с продажами и постпродажным обслуживанием.
Попробуйте оценить потенциальную экономию в цифрах — проекты, предлагающие прямой возврат инвестиций с большей вероятностью получают одобрение руководства. В конце концов, стоимость одной системы видеоконференцсвязи окупится за счет отмены одного путешествия по дальнемагистральному маршруту.
Как только соберете информацию о причинах поездок, сосредоточьтесь на топ-10 направлениях для внутренних встреч — у этих командировок самый мощный потенциал для «перехода» в виртуальность. Если инструменты удаленного сотрудничества уже доступны в офисах этих городов, вероятность быстрого возврата инвестиций (ROI) высока.
Кейс:
Ежегодные расходы на командировки в компании: $80 млн.
Расходы на поездки для внутренних встреч по топ-10 маршрутам: $12,75 млн.
Топ-10 маршрутов для внутренних встреч: Лондон — Франкфурт, Лондон — Париж, Франкфурт — Париж, Лондон — Нью-Йорк, Нью-Йорк — Сан-Франциско, Нью-Йорк — Феникс, Сан-Франциско —Феникс, Сан-Франциско — Франкфурт, Сан-Франциско — Мумбаи, Франкфурт — Москва.
Количество направлений: 8.
Количество поездок: 8,5 тыс.
Средняя стоимость командировки: $1,5 тыс.
Затраты на внедрение системы для виртуальной связи в 8-ми офисах: $48 тыс.
Количество поездок, которые необходимо заменить виртуальными встречами для достижения ROI: 32 (0,3%)
Но помните, ROI недостижим, если никто не будет использовать доступные инструменты виртуального сотрудничества!
Шаг 3 — «укрепите фундамент» виртуальной коллаборации
Выработайте или усовершенствуйте стратегию закупок систем виртуального сотрудничества. Начните с обзора рынка, консолидации поставщиков, замены устаревших инструментов.
Создайте в интранете (и мобильном приложении компании) общий график бронирования оборудования для переговоров.
Информируйте сотрудников о доступных вариантах.
Шаг 4 — объедините политики удаленных встреч и командировок
Попрощайтесь с вашей тревел-политикой в том виде, в каком вы ее знаете. Создать документ, объединяющий правила организации командировок и использования систем виртуального сотрудничества, — мощная заявка на победу.
В идеале следует включить в это руководство алгоритм «я должен остаться или ехать?» с четкой матрицей правил для принятия решения. Да, на деле все не так просто, потому что у каждой встречи множество переменных. Начните с простого, например ежемесячные собрания коллег «лицом к лицу» сократите до двух в год, в остальных случаях рекомендуйте проводить эти встречи в виртуальном режиме.
Важно заставить потенциальных путешественников задуматься об альтернативе перед бронированием командировки. Пусть для начала ответят себе на ряд вопросов. Как часто я отправляюсь в этот пункт назначения? Могу ли бывать там реже? Сколько коллег едут со мной? Можно ли обойтись без кого-то из них? С кем нужно увидеться — с клиентом или коллегой? Не повредит ли нашим взаимоотношениям отмена личной встречи?
Введите правило: если сотрудники планируют отправляться в командировки чаще, чем рекомендовано, то должны предоставлять письменное обоснование руководителю отдела.
Интегрируйте бронирования видеоконференцсвязи и командировок. Согласно опросу Advito, это сделали уже более 20% компаний. Самое простое — напомнить путешественникам об альтернативном варианте встречи в режиме всплывающего окна в OBT или при общении с менеджером TMC. Встройте в инструмент возможность нажать на кнопку — и перейти к системе бронирования видеоконференций.
Ведите общую отчетность. Трудно отследить случаи замены поездки виртуальной встречей. Однако есть ключевые показатели эффективности, которые могут быть полезны:
• Количество забронированных видеоконференций;
• Коэффициент загруженности систем;
• Продуктивность поездок. Посчитайте расходы на командировки в процентах от выручки от продаж;
• Причины командировок. Процент поездок для проведения внутренних встреч упал?
• Количество замен путешествий на виртуальное общение. Как часто сотрудники не завершают бронирование командировки, когда им предлагается альтернатива?
• Удовлетворенность сотрудников. Легко ли им пользоваться инструментами для виртуальной связи? Достигают ли они целей, которые были поставлены перед встречей?
Шаг 5 — развивайте коммуникации
Если сотрудники начнут рассматривать возможность пообщаться удаленно каждый раз, когда собираются в поездку, — это половина успеха. Как повлиять на коллег? Предоставляйте им рекомендации и результаты исследований, поощряйте за правильный выбор.
Как все цифровые технологии, системы виртуального сотрудничества развиваются очень быстро. К примеру, Гарвардская школа бизнеса организовала HBX Live! — виртуальный класс, в котором лектор обучает до 60 студентов удаленно. Ученики смотрят лекцию, а преподаватель наблюдает за ними через 60 экранов. Взаимодействие с человеком через его голограмму в комнате — теперь тоже реальность. Правда, пока дорогостоящая — обойдется примерно в $20 тыс.
А IKEA «продает» свою внутреннюю программу управления командировками и виртуальной коллаборацией так: «Встречайтесь чаще, путешествуйте реже».
Наталья Травова,
по материалам Advito
