Тревел-менеджеры зачастую упускают возможность сократить издержки, связанные с так называемыми «вторичными» тратами бизнес-путешественников, в частности, на питание и наземный транспорт.
По данным одного из недавних исследований Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (Association of Corporate Travel Executives, ACTE), 80% специалистов никак не управляют расходами на еду, а почти половина респондентов — 47% — понятия не имеют, сколько бизнес-путешественники их компаний тратят на наземный транспорт.
«На это расходуются большие суммы, но при грамотном управлении здесь есть высокий потенциал для экономии тревел-бюджета», — отмечает Бев Хайнритц, вице-президент американской компании-поставщика услуг корпоративного питания Dinova.
С ним согласна и Омайра Круз, отвечающая за обслуживание клиентов компании GroundLink, которая обеспечивает деловых путешественников наземным транспортом и трансферами по всему миру: «Это крайне важная категория расходов, которыми, однако управляют плохо или не управляют вовсе».
По прогнозу консалтинговой фирмы Advito, в 2013 году издержки на питание и транспорт составят 18% от общего объема корпоративных тревел-расходов. Между тем, аналитики технологической компании Concur подсчитали, что в 2012 году на еду пришлось 15% от всех трат бизнес-путешественников в США. Для сравнения, на проживание было потрачено 20%, а не авиаперелеты — 30%.
Эксперты считают, что управление вторичными расходами напоминает меры, которые предпринимались тревел-менеджерами в 1990-е годы, когда потребовалось эффективно распоряжаться финансами на первичные расходы. И тогда, и сейчас необходимо фокусировать внимание на самых крупных тратах и сотрудничестве с ведущими поставщиками.
В настоящее время в управлении Dinova ежегодно находится около $750 млн., однако по сравнению с общим объемом рынка питания — в США, в частности, он составляет $632 млрд. — это просто капля в море. Впрочем, поясняет г-н Хайнритц, его компания оказывает неоценимую помощь корпоративным покупателям, которые теряются среди множества ресторанов, мест и поставщиков питания: эта индустрия чрезвычайно фрагментирована. По словам вице-президента Dinova, выделить каких-то крупных игроков и доминирующих поставщиков сложно, а возможности для централизованного процесса закупок очень ограничены.
В целом, подобные компании по управлению расходами на питание ориентированы на то, чтобы помочь клиенту существенно сократить вторичные расходы. По сути, это своеобразные узкоспециализированные ТМС: они служат посредниками между корпоративными покупателями и ресторанами, помогая выстроить и организовать эффективную сеть предпочтительных поставщиков для бизнес-путешественников, наладить управление питанием для любых корпоративных мероприятий и деловых встреч.
Кроме того, они предоставляют консалтинговые услуги: в частности, обеспечивают деловых путешественников информацией, где можно поесть во время деловой поездки в другой город/страну, а тревел-менеджерам в режиме реального времени сообщают, где их сотрудники питаются и сколько тратят.
«Реальность такова, что у вас есть множество сотрудников с корпоративными картами, которые в ходе деловых поездок при помощи телефонов ищут место, где они могут поесть, — рассказывает г-н Хайнритц. — Большая часть поисковых запросов со смартфонов касается ресторанов, в которые работник может зайти в течение часа, а в 87% случаев — в течение того же дня. С целью минимизации тревел-издержек компания по управлению расходами на питание способна разработать для вас мобильное приложение с путеводителями по ресторанам, которые принадлежат предпочтительным поставщикам».
Что касается транспортных расходов, то, по данным опроса ACTE, в 45% компаний они составляют 6% тревел-бюджета и выше, а это больше, чем уровень расходов на аренду автомобилей. Рынок услуг наземного транспорта столь же фрагментирован, как и рынок питания, а бурное развитие мобильных технологий и рост числа специализированных приложений для вызова такси или автомобиля представительского класса играют как на стороне тревел-менеджеров, так и против них.
К положительным моментам можно отнести тот факт, что онлайн-бронирование обойдется тревел-менеджеру или самому бизнес-путешественнику дешевле, чем заказ по телефону, что позволит сократить издержки. Однако упрощенный благодаря технологиям процесс бронирования означает также, что многие путешественники получат возможность злоупотреблять своим положением и заказывать автомобиль более высокого класса — например, лимузин или внедорожник. В связи с этим эксперты рекомендуют более пристально следить за уровнем соблюдения корпоративной тревел-политики в отношении транспорта.
По словам г-жи Круз, у многих компаний даже нет данных о транспортных расходах, а в подобных условиях говорить о самостоятельном эффективном менеджменте не приходится. По этой причине на передний план выходят компании, управляющие соответствующими расходами, как, например, GroundLink. Они помогают клиентам консолидировать, отслеживать и управлять расходами на транспорт для бизнес-путешественников.
Компании-консолидаторы обеспечивают услугами наземного транспорта во всех ключевых для клиента странах, отслеживают уровень транспортных расходов, формируют отчеты — это открывает перед тревел-менеджером принципиально новые возможности для точного анализа и эффективного управления бюджетом и корпоративной тревел-программой.
И тревел-менеджеру, и компании по управлению транспортными расходами необходимо следить за любыми мелкими или дополнительными расходами — именно они, а не основные, приводят к росту издержек. Любые остановки во время деловой поездки, любые задержки транспорта, аннулирование заказов, дополнительные сервисы повышают общий уровень тревел-расходов без увеличения ценности и качества услуг.
«Опытные профильные специалисты — это ключ к контролю над расходами, — утверждает г-жа Круз. — Как только вы включите пункт, касающийся наземного транспорта, в вашу тревел-политику и пропишете вопросы, касающиеся, например, использования лимузинов или порядок отмены заказа, вы сразу поймете, как много вы тратите и какую отдачу получаете».
«Когда работники увидят и отметят ценность и качество вашей тщательно проработанной тревел-программы, они сами начнут ей следовать и, по сути, будут делать большую часть управления за вас», — резюмирует она.
Влада Стеканова (по материалам )
