Высокий сезон RFP – готовность номер один!

Август и сентябрь традиционно считаются высоким сезоном RFP (request for proposal, «запрос коммерческого предложения») в авиа- и гостиничной отраслях. По просьбе Buying Business Travel руководитель департамента закупок в категории тревел немецкого концерна Continental AG Рюдигер Брусс, а также представители ACTE и ТМС Chambers Travel Management поделились актуальными советами и рекомендациями по работе с поставщиками в этом направлении.

Сотрудники Continental отправляются в деловые поездки во многие регионы мира, включая отдаленные районы со слаборазвитой гостиничной инфраструктурой. Соответственно, выбор отелей в подобных местах значительно сужается. «Это совсем не то же самое, что Париж, Лондон или Нью-Йорк, — отмечает г-н Брусс. — Если по этим направлениям набирается хотя бы пять приемлемых вариантов размещения, мы уже считаем, что нам повезло, но сужать круг дальше очень сложно, если вообще возможно. В целом в наших тендерах участвуют от 1200 до 1500 отелей, а в конечном итоге остается 1000».

По словам специалиста по закупкам, в компании планируют в этом году перейти на электронную систему RFP (electronic request for proposal, eRFP): «Подобный инструмент совершенно необходим, поскольку существенно ускоряет закупочный процесс и делает его более прозрачным и понятным и для вас, и для гостиниц. Кроме того, eRFP предлагает единый формат для получения информации от различных поставщиков, благодаря чему вам будет проще их сравнивать».

Если говорить конкретно об отелях, то, уточняет г-н Брусс, их довольно легко оценить по типу номера, кровати, наличию таких услуг, как бесплатный Wi-Fi, завтрак и парковка, тем более, если они являются обязательным требованием корпоративного покупателя.

В ACTE указывают на то, что eRFP получает смешанные отзывы тревел-менеджеров, однако подчеркивают, что в несложных закупочных категориях система хорошо упорядочивает информацию и работает эффективно.

Впрочем, запросы предложений на оказание услуг авиаперевозчиков не всегда можно отнести к простым. По словам г-на Брусса, из четырех классов обслуживания Continental всегда выбирает бизнес для длительных перелетов и эконом для непродолжительных авиапутешествий.

«Перед нами встают серьезные проблемами с тем, что авиакомпании могут нам предложить, поскольку количество классов бронирования почти не позволяет корректно и оперативно сопоставлять цены», — добавляет он.

Так, перевозчики, устанавливающие два кода на каждый тариф, могут назначать более высокую начальную (максимальную) цену контракта, нежели их «коллеги» с пятью кодами на тариф. Кроме того, замечает г-н Брусс, нет гарантии, что в будущем будут доступны те же тарифы, по которым в прошлом уже осуществлялось бронирование, так что и здесь сравнение едва ли возможно.

Руководитель по тревел-закупкам Continental рассказывает, что в начале этого года компания впервые использовала электронную систему для запроса предложений авиакомпаний, задействовав технологическое решение компании Elemica для поиска и отбора поставщиков. Представители ACTE полагают, что eRFP действительно может принести большую пользу, но для этого нужно стремиться максимально упростить работу с системой и сократить количество параметров и требований, выдвигаемых по отношению к поставщикам. Специалисты по управлению деловыми поездками должны проявлять гибкость и изобретательность позднее, уже на стадии переговорного процесса, чтобы обеспечить наиболее выгодные цены и комфортные условия для бизнес-путешественников.

Директор по продажам Chambers Travel Management в Европе, Африке и на Ближнем Востоке Пол Бротон указывает на сложности в работе по системе eRFP: «Если вести переговоры с авиакомпаниями, неизбежно сталкиваешься с огромным количеством разных параметров и переменных — выбором маршрутов, классами бронирования, кодами тарифов и так далее, — поэтому нередко компании с трудом могут найти баланс между финансовыми интересами и потребностями всех заинтересованных сторон, включая деловых путешественников».

По словам г-на Бротона, ТМС проще и эффективнее вести переговоры напрямую, «тет-а-тет» — причем подобная ситуация характерна не только для авиакомпаний, но и для гостиниц, в особенности, если это не крупные сетевые бренды, расположенные в крупных городах: персонал небольших отелей неохотно отвечает на запросы по eRFP.

Срок действия договора — неоднозначный и спорный вопрос, но эксперты солидарны в одном: в неопределенных и нестабильных экономических условиях заключать контракты и фиксировать цены на период более чем три года просто нецелесообразно.

«Безусловно, мне, корпоративному покупателю, хочется иметь твердые договорные цены как можно дольше, но в некоторых категориях закупок это не всегда возможно, — поясняет г-н Брусс. — Мы предпочитаем подписывать двух-, трех- и пятилетние контракты, если они предусматривают возможность пересмотра цен хотя бы раз в год. Тем не менее, мы на этом не настаиваем и 90% наших корпоративных соглашений с авиакомпаниями и отелями рассчитаны только на один год».

Специалисты ACTE рекомендуют тревел-менеджерам ориентироваться на долгосрочные договоры с поставщиками, но непременно закреплять в них право регулярно пересматривать цены.

Еще один важный момент — вовлечение в процесс закупок работников других департаментов. Прежде всего, это, конечно, касается тревел-менеджеров, если они не участвуют в подобном процессе непосредственно. «Обычно я привлекаю к работе внутренних клиентов — специалистов по управлению деловыми поездками, которые относятся к HR-департаменту, — говорит г-н Брусс. — Я получаю от них список требований, которые затем включаю в RFP. Также я показываю документы для тендера менеджерам нашей ТМС и мы обсуждаем наши дальнейшие действия, однако в остальном они не участвуют».

Вновь затрагивая проблему количества требований, прописываемых в RFP, можно отметить, что у некоторых компаний этот список получается слишком длинным — счет идет на многие сотни. Между тем, в ACTE советуют запрашивать информацию только о самом необходимом и важном для компании. «Я стараюсь ограничивать число вопросов, которые мы задаем поставщикам, — рассказывает г-н Брусс. — К примеру, меня интересуют ответы на вопрос, есть ли у отеля автомобильная парковка и включена ли она в стоимость проживания, но меня не очень волнуют услуги гостиничного спа-центра».

Эксперты также советуют четко обозначать поставщикам временные рамки для направления ответов на RFP. Вот как, по словам г-на Брусса, обстоят дела с тревел-закупками в Continental: «Я обычно даю поставщикам три-четыре недели на подготовку ответного предложения. Далее две недели занимает анализ, еще 2-4 — повторные переговоры и обсуждение. В итоге, на то, чтобы принять решение в отношении того или иного поставщика, уходит всего 8-12 недель. В случае с отелями, правда, подготовительный этап может растянуться, но только в силу большого количества направлений для деловых поездок».

Подводя итог, представители ACTE советуют тщательно все планировать и оптимизировать все бизнес-процессы, прекращая ненужные и второстепенные, а также активно использовать систему сбора и обработки данных — такие действия значительно повысят продуктивность системы тревел-закупок.

«Тот, кто владеет всеми нужными данными, — хозяин положения, — подчеркивает г-н Бротон. — Очень важно тесно сотрудничать с ТМС, которая может обеспечить компании-клиенту всеобъемлющую, точную и своевременную информацию для эффективного менеджмента, — так вы сможете продемонстрировать поставщику, что владеете ситуацией, и придете к взаимной выгоде».