«Обычная борьба за сохранение рабочего места и превращение в универсального солдата с дополнительным набором административных обязанностей», «Я не работаю как тревел-менеджер, да и тревел у нас прекратился полностью на период пандемии», «Ни корпоративных поездок, ни мероприятий компания не одобряет, лишь в случае крайней бизнес-необходимости», — к сожалению, подобных ответов от корпоративных покупателей на вопрос, как изменилась ваша работа в новых реалиях, оказалось достаточно, чтобы сделать неутешительный вывод: тревел-менеджеры все еще лишены возможности планировать и не знают, что будет завтра.
Приводим ответы трех наших экспертов — Марии Муратовой, Елены Лобановой и Юлии Хохловой. Они рассказали BBT Russia, как изменились их трудовые будни и какие профессиональные качества требует от тревел-менеджера новая действительность.
Мария Муратова, тревел-менеджер Devexperts:
Я не просто тревел-менеджер, а тревел-менеджер в ИТ-компании, которая вот уже второй год сидит на «удаленке». И неизвестно, выйдем ли мы когда-нибудь из этого режима. Или, может, будет гибридный формат?
Какие основные сложности возникли в связи с этим? Первое — это, конечно, документооборот. Сотрудники отправляются в командировки, и сбор бумажных чеков, посадочных талонов, подписание приказов, авансовых отчетов и тому подобное никто не отменял. Собрать все документы и их подписать — задача теперь непростая. Полностью перейти в онлайн не удается, приходится раз в неделю-две приходить в офис и разбирать накопившиеся бумаги.
Второе — многие сотрудники разъехались кто куда, официально были «откреплены» от офиса и обосновались в других городах. Эти remote-сотрудники также ездят в командировки, просто теперь из других городов. И здесь мы снова сталкиваемся с проблемой номер раз — как теперь собирать с них все отчетные документы и подписи? Приходится плотно работать с курьерскими службами и постоянно пересылать эти бумаги туда-обратно.
Третье — это заметный спад зарубежных командировок, конечно. По мере открытия стран всё восстанавливается, уже начались командировки в Турцию, на Кипр, в Болгарию, ОАЭ, но нужные нам направления — Германия, Португалия, Штаты — пока недоступны. При этом постоянно приходиться мониторить правила въезда и возвращения: где нужна прививка, а где можно сдать ПЦР-тест, какие требуются анкеты и где их заполнять. Сотрудникам приходится давать больше вводных данных, а внутренние политики и инструкции регулярно обновлять и править.
Четвертое — совсем беда с оформлением виз. До пандемии их оформление было поставлено на поток. Сейчас получить или продлить визу, к примеру, в США практически невозможно (и это даже не столько из-за пандемии, сколько еще из-за политических проблем), немецкий шенген тоже не дают. У многих сотрудников заканчивается срок действия виз, и как мы будем их продлевать и оформлять — головная боль.
Ну и последнее — есть ощущение, что удаленная работа полностью размыла рабочую и личную жизнь. Раз ты дома и ноутбук всегда под рукой в любое время, значит, и работа может быть ненормированной, тебя могут «дернуть» в любую минуту, и ты не можешь сказать, что ты не в офисе и «давайте разберемся завтра». Да, конечно, бывали случаи и до пандемии, когда происходило что-то срочное/форс-мажор, работа в выходные, но сейчас это перешло в некую обыденность.
Елена Лобанова, начальник административного управления ПАО «Уралкалий»:
На мой взгляд, тревел-менеджеры — одни из немногих, кто был готов к работе в измененных условиях заранее, не подозревая о возможной пандемии. Судите сами: удаленная работа в онлайн-системах бронирования с доступом 24 на 7 из любой точки страны стала уже традиционной. Есть целый пул серьезных провайдеров (TMC), которые к моменту пандемии уже имели отличные платформенные решения, позволяющие заказывать, бронировать, покупать — словом, организовывать поездки; предоставляли аналитику.
И было неважно, где находится тревел-менеджер, а где находится представительство поставщика услуги — все делалось практически в один клик, дистанционно.
Также на законодательном уровне уже давно были решены вопросы с командировочными удостоверениями: компании, направляющей сотрудника в деловую поездку, не требуется выписывать удостоверение на бумажном носителе, соответственно, физически не нужно приходить в офис, получать его, ставить печать, получать подпись ответственного лица.
Поэтому, считаю, именно тревел-менеджеры оказались максимально готовы предоставлять услуги своим внутренним клиентам на прежнем уровне. Наверное, тяжелее пришлось тем, кто не работает в онлайн-системах, но повторюсь: это уже не традиционный, а устаревший подход в бизнес-тревел-отрасли.
Другое дело — отмены рейсов, закрытые границы из-за пандемии COVID-19. Командировок объективно у всех стало меньше. Но, полагаю, это стало в большей степени вызовом для поставщиков — нужно было пережить это время, найти новые ниши. В частности, многие MICE-агентства освоили новые форматы мероприятий — онлайн-концерты, трансляции, адресные поздравления, а также разного рода гибридные форматы.
Что касается новых профессиональных качеств, то лично я в любые времена краеугольным камнем успеха считаю настрой на позитивную деловую коммуникацию как с подрядчиками, так и с внутренними клиентами и любовь к делу, которым занимаешься.
Юлия Хохлова, ведущий менеджер по электронному документообороту MC-Bauchemie:
Если честно, не могу сказать, что пандемия способствовала развитию каких-то дополнительных профессиональных навыков. Пожалуй, я стала внимательнее и заботливее относиться к коллегам. Так, если сотрудник не очень хорошо себя чувствует, могу предложить ему перенести командировку. Иногда штрафы за возврат билетов/отеля несопоставимы с возможными рисками. Или помочь с решением вопроса по сдаче ПЦР-теста и оформлением авансового отчета по этим затратам для компенсации.
В целом, по моей оценке, командировочный процесс несильно изменился: из дополнительных задач, наверное, могу отметить только постоянный мониторинг изменений законодательства (например, ограничений при заезде в отель в некоторых регионах) и более сложную коммуникацию с авиаперевозчиками в случае возвратов билетов по причине болезни пассажира. К сожалению, многие авиакомпании сейчас делают все возможное, чтобы затянуть процесс и в итоге отказать в возврате денежных средств за билет. Благодаря постоянной и высококвалифицированной поддержке менеджеров нашей OBT-системы нам удается справляться со всеми сложностями.
К счастью, тревел-бюджет в компании не сократился. Я бы даже сказала, что есть предпосылки для его увеличения, так как за время пандемии MC-Bauchemie удалось открыть для себя новые рынки.
