IT-компания перевезла 1700 сотрудников из России и Украины в страны Западной и Восточной Европы и в США, опираясь лишь на свой внутренний департамент по релокации, который был создан ввиду отсутствия на рынке агентства, готового взяться за полную реализацию этой задачи.
Три года назад, когда отношения между Россией и Украиной заметно ухудшились в связи с политическими событиями, а основной пул сотрудников нашей компании находился в этих странах, руководством была поставлена задача рассредоточить бизнес. А именно, перевести некоторую его часть из России и Украины в Восточную и Центральную Европу и США, чтобы снизить возможные риски.
Наша компания — крупный поставщик программного обеспечения. И здесь нужно было учитывать, что программисты на рынке Западной и Восточной Европы стоят намного дороже, чем в России и на Украине. То есть нанимать новых специалистов там, увольняя сотрудников здесь, было невозможно и в принципе неподъемно. Число открытых вакансий в Европе доходило до двух тысяч, и мы должны были их закрыть в максимально короткие сроки.
Тогда в компании пошли другим путем — приняли программу релокации. Идея состояла в том, что перевезти своих и новых сотрудников из России и Украины в наши европейские офисы — в течение года.
Для переезда всем служащим требовалась рабочая виза. Скажу честно, что для меня, как руководителя тревел-департамента, это была очень непростая задача, на первый взгляд. Я никогда не занималась рабочими визами в Восточную или Центральную Европу. Мне известны процедуры при оформлении документов в США или Великобританию, такой опыт был.
Поэтому мы посчитали, что будет правильным обратиться в этом вопросе к специалистам. Они помогут нашим сотрудникам в оформлении разрешений на работу, виз и соответственно предложат нам варианты перевозки сотрудников с определенными условиями.
Мы долго изучали разных поставщиков. Это были и российские, и украинские, и иностранные компании, которые занимаются как организацией командировок, так и релокацией иностранных корпораций. Речь о крупных игроках на рынке. Но в результате анализа, который занял у нас около полутора месяцев, признаюсь, так и не смогли выбрать из них одного, который бы полностью «покрыл» наш запрос.
О чем я говорю? Задача состояла в том, чтобы перевезти людей из России и Украины в такие страны, как Польша, Болгария и Румыния. Ни одна из рассматриваемых компаний не имела опыта, не могла выступить единым провайдером, не взялась за проект полностью, когда клиенту выделяется отдельный менеджер, который курирует все вопросы по проекту. Даже глобальный провайдер на западном рынке переключал меня на локальные офисы — в Польше, Болгарии и Румынии.
Тогда, продолжая поиски, мы начали самостоятельно изучать вопрос оформления рабочих виз, возможных нюансов. Отложив все дела, мы погрузились в изучение юридических аспектов, связанных с переездом сотрудников и легализации их работы за рубежом.
Для начала был составлен бизнес-план пошаговой релокации. В нем были указаны типы релокации: глобальное переселение, внутренний перевод и внешний найм. По каждому был определен пакет, включающий описание поддержки сотрудника. К ней мы отнесли подготовку документов для рабочей визы, легализацию его пребывания в стране назначения, оплату билетов, провоз багажа, помощь в поиске жилья, аренду квартиры на определенный срок, помощь в адаптации в стране. В зависимости от типа релокации пакет менялся.
В каждой локации мы также наняли своих внутренних специалистов. Замечу, на рынке Восточной Европы их немного. Нам приходилось брать людей, которые хоть чуть-чуть разбирались в визовых вопросах, и самим обучать. В основном это были наши иммигранты, которые в свое время переехали из России или Украины в Европу, сами прошли путь легализации на новом месте жительства.
Нами был изучен процесс получения разрешения на работу на каждом направлении, все процедуры по оформлению рабочих виз. После чего мы начали перевозить сотрудников — сами.
Конечно, было сложно. В самом начале приходилось сталкиваться с разными проблемами. Мне всегда казалось, что оформить подобные документы в Европе проще, нежели в России. Оказалось, что нет — процессы до сих пор не автоматизированы, документы проверяются в ручном режиме. И если в Германии, Великобритании процедуры отлажены, то в таких странах, как Болгария, Румыния и Польша, все иначе. Здесь они трудоемкие и долгие.
Создание департамента по релокации сотрудников в компании происходило внутри тревел-департамента. За этот год мы наняли 22 иностранных специалистов в разных локациях (перевозили служащих не только в те страны, которые я озвучила). Изучили полностью все процессы перевозки граждан за три месяца — досконально. И в результате в течение года успешно перевезли порядка 1700 локальных сотрудников из России и Украины в Восточную и Западную Европу. И помогли людям полностью обустроиться в новых странах. Помогли с поиском школ, изучением иностранных языков, арендой жилья.
Этот опыт показал мне, что процесс получения бизнес-виз в нашей стране отработан, но практически нет компаний, которые могли бы четко описать процедуру оформления рабочих виз. Многие поставщики играют роль принимающей стороны, занимаются получением разрешения на работу и легализуют пребывание иностранцев в России. Но что, если вопрос касается переезда наших граждан за рубеж? Почему-то такого пула компаний на нашем рынке нет.
Ну и цифры. Взяв за основу среднюю цену, которую предлагали участники нашего тендера, мы посчитали, сколько же сэкономили с учетом всех расходов, выстроив внутри компании департамент по релокации. Оказалось, что лишь за год его работы нам удалось сэкономить полтора миллиона долларов. Более того, компания удержала сотрудников, которые сами смотрели на западный рынок, искали возможность трудоустроиться в другой стране. Предложение переехать в Европу стало своего рода бенефитом к стабильной заработной плате и соцпакету. Мы, наоборот, приобрели — наша компания за это время выросла почти на 15%!
Инна Ананко
Travel Operation Director компании Luxoft
