АБТ-ACTE Russia: корпоративные платежные решения – пора использовать в России!

О том, как добиться полной прозрачности и контроля над командировочными и представительскими расходами, используя универсальные платежные решения, эксперты отрасли рассказали на образовательной сессии АБТ-ACTE Russia, состоявшейся 30 июня в гостинице «Метрополь». Нужно отметить, что тема payment solutions в сфере делового туризма была вынесена на широкое обсуждение впервые в России. К дискуссии подключились представители крупнейших компаний, готовые поделиться тем редким опытом, которого так не хватает сегодня корпоративным клиентам. Спонсорами встречи выступили Kerzner International, HRS.com, Best Western Vega и Air Charter Service (ACS).

Открыла сессию Юлия Кутина, исполнительный директор АБТ-ACTE Russia. Она отметила, что в этом году российской Ассоциации Бизнес Туризма исполняется 10 лет и логичным рубежом этого пути можно считать ее объединение с ACTE.

«О том, чтобы поднять и обсудить с профессионалами индустрии тему корпоративных платежных решений, мы думали не раз, — обратилась к участникам встречи г-жа Кутина. — В Европе и Америке корпоративными кредитными картами пользуются давно, в России их только начинают внедрять и использовать. Поэтому вопросов пока много. Не стесняйтесь их задавать. Уверена, приглашенные нами спикеры дадут вам исчерпывающие ответы».

Модератор сессии Ольга Хорасанова, руководитель направления тревел на развивающихся рынках в Accenture, подтвердила, что во многих российских организациях этот механизм действительно не отлажен. Исключением могут быть единичные корпорации.

Андрей Запруднов, директор по коммерческим продуктам компании Visa, заверил, что интерес к платежным решениям со стороны российских корпоративных клиентов растет год от года, а значит, совсем скоро рынок освоит и эту мировую практику. Так, по данным Центробанка РФ, рынок коммерческих карт для юридических лиц в нашей стране вырос за 2013 год на 17% по объему эмиссии до 593 тыс. и на 65% по обороту до 990 млрд. рублей. 

Что касается непосредственно корпоративных карт Visa, выпущенных российскими банками, то здесь цифры следующие. «Наибольшая доля в обороте приходится на магазины — 29%, причем здесь основным является тип транзакции face to face, когда карточка предъявляется непосредственно держателем, — пояснил спикер. — Следующие типы расходов мы относим как раз к категории бизнес-тревел: авиабилеты — 21%, питание — 13%, проживание — 10%, железнодорожные билеты — 8%. Таким образом, доля командировочных и представительских расходов при использовании корпоративных карт Visa составляет около 60%».

«В мировой практике Citi существует порядка десяти видов корпоративных кредитных карт, которые позволяют компаниям решать разные бизнес-задачи. На российском рынке на данный момент Citi представляет корпоративные карты для командировок и представительских расходов, карты для закупок и карту OneCiti, которая используется и для закупок, и для деловых поездок», рассказала менеджер по развитию корпоративных карт ЗАО КБ «Ситибанк» Ирина Знаменская.

Citi в России предоставляет корпоративные карты порядка 500 организациям на протяжении последних 10 лет. «Продукты и услуги Citi отвечают многим потребностям корпоративных клиентов: это отказ от авансовых отчетов и операций с наличными, сокращение операционных затрат и полный контроль за бизнес-расходами», — отметила г-жа Знаменская.

С помощью корпоративных карт Citi компания может ограничить определенные виды транзакций. «Например, вы хотите оставить возможность оплачивать картой только авиабилеты и проживание в отеле, или не хотите, чтобы сотрудники тратили деньги в казино. В этом случае банк по согласованию с клиентом ограничивает обслуживание карты в таких точках», — пояснила эксперт.

Корпоративная карта Citi позволяет компаниям устанавливать индивидуальные лимиты пользования денежными средствами. И главное — открывает доступ для администраторов к консолидированным выпискам, а значит, клиент может провести мониторинг расходов по всем сотрудникам.

Следующая важная потребность компании, которую решает карта Citi, — расширенная отчетность. «На основании своих потребностей у клиентов есть возможность провести аналитику: например, сколько денежных средств и в каких торговых точках было потрачено за определенный период времени, и в зависимости от предыдущих расходов спланировать бюджет на следующий год».

Также Citi предлагает возможность подгрузки транзакций по корпоративным картам в системы клиента по управлению расходами, что значительно облегчает процесс отчетности держателя карты и его обработки соответствующими подразделениями компании.

И, конечно же, корпоративная карта — это удобный процесс оплаты. На данный момент Citi предлагает два способа оплаты. Первый — централизованный, когда все карты сотрудников привязаны к одному счету компании, сотрудники тратят средства по карте в течение месяца и в определенную дату вся задолженность компании за предыдущий месяц погашается банком с расчетного счета компании. И второй — индивидуальный. В этом случае счет открывается непосредственно на сотрудника и в его обязанности входит своевременное погашение задолженности перед банком. В этом случае сотрудник также тратит в течение месяца средства по своей корпоративной карте, но, достигнув определенного лимита, который оговаривается с компанией, обязан покрыть задолженность самостоятельно. 

В свою очередь г-жа Хорасанова заметила, что на развитых рынках, к примеру, во Франции, Австрии, Венгрии, США, Accenture использует преимущественно карты, привязанные к личному счету сотрудника. В таких странах, как Чехия или Словакия, практикует карты с корпоративной ответственностью. В России задолженность по карте также покрывает компания. Но какой вариант подойдет именно вашей компании?

По мнению Марианны Успенской, руководителя направления стратегических закупок в сфере организации бизнес-поездок и маркетинговых коммуникаций «Сименс», использование кредитных карт исключительно с корпоративной, а не совместной и личной ответственностью лишает компании механизма, позволяющего контролировать расходы сотрудников. «Деньги потрачены, отчетов нет, прозрачности никакой», — выступила эксперт.
На карты, привязанные к личному счету, в компании «Сименс» перешли еще три года назад. «Когда мы запустили этот процесс, то, безусловно, поначалу столкнулись с негативом сотрудников, — рассказала г-жа Успенская. — Никому не хочется вдруг получить на руки карту и понимать: «Деньги у меня в руках, я их трачу, но мне за них обязательно надо отчитываться точно в срок и возмещать кредит на карту. Это все очень сложно».

Но только так можно добиться полной прозрачности по совершенным транзакциям, убеждена Марианна Успенская. Подобная система работает по всему миру, во всех развитых странах. Россия не должна быть исключением.

Важно: организации ни в коем случае не стоит перекладывать дополнительные, пусть и минимальные платежи, к которым можно отнести оплату годового обслуживания карты или смс-оповещения, на сотрудников. Это не его затраты, так как он использует карту в служебных целях. В противном случае, предупреждает г-жа Успенская, вы столкнетесь с резко отрицательной реакцией с их стороны.

Завершая презентацию, эксперт обратилась к тревел-менеджерам: «Для грамотной организации процесса нужны не только вы: необходимо работать в связке с HR-департаментом, бухгалтерией, юристами. В одиночку ничего не получится».

По окончании образовательной сессии слушатели стали участниками розыгрыша подарков от HRS.com.

Как позже отметили организаторы мероприятия, тема платежных решений далеко не исчерпана: «Обязательно будут еще встречи, на которых можно будет расширить знания в этой области». Ближайшая из них — образовательная сессия АБТ-ACTE Russia, которая состоится 7 октября в отеле «Метрополь».

Марина Осипова