14 октября впервые в Тюмени состоялась образовательная сессия АБТ-ACTE Russia. В бизнес-отеле «Евразия» участники обсудили с экспертами актуальные вопросы современного тревел-менеджмента и организации мероприятий, поделились друг с другом профессиональным опытом, решили вплотную заняться оптимизацией тревел-политики и узнали много интересного о MICE-возможностях Абу-Даби
14 октября впервые в Тюмени состоялась образовательная сессия АБТ-ACTE Russia. В бизнес-отеле «Евразия» участники обсудили с экспертами актуальные вопросы современного тревел-менеджмента и организации мероприятий, поделились друг с другом профессиональным опытом, решили вплотную заняться оптимизацией тревел-политики и узнали много интересного о MICE-возможностях Абу-Даби.
Участниками образовательной сессии стали специалисты по работе с персоналом и в области делопроизводства, инспекторы организационного отдела управления делами, административные менеджеры и руководители отделов компаний «Партнер-Инвест», «НОВАТЭК НТЦ», «ТюменьСвязь», «Газтурбосервис», «Газпром геологоразведка», «Вымпел-Коммуникации», Западно-Сибирского банка ОАО «Сбербанк России» и других. Партнерами мероприятия выступили авиакомпании «ЮТэйр» и Etihad Airways, Управление по туризму и культуре Абу-Даби, компании Starwood Hotels & Resorts и Kerzner International.
После утреннего кофе и легкого фуршета гости проследовали в оснащенный современным мультимедийным оборудованием просторный конференц-зал «Континенталь». Теплая цветовая гамма аудитории помогла участникам сессии настроиться на деловое комфортное общение. Отметим, что «Евразия» успешно прошла аттестацию АБТ-ACTE Russia на категорию бизнес-отель, и располагает всем необходимым для проведения деловых встреч и мероприятий. Помимо конференц-зала вместимостью до 150 человек можно воспользоваться переговорными комнатами «Европа» и «Азия», которые подойдут для совещаний и заседаний в более тесном кругу до 30-35 персон. А каминная гостиная для VIP-переговоров подчеркнет заинтересованность в результатах встречи и особое расположение к ее участникам.
С приветственным словом ко всем собравшимся обратилась заместитель исполнительного директора АБТ-ACTE Russia Екатерина Александрова, которая рассказала о миссии АБТ-ACTE Russia и пригласила участников сессии на будущие мероприятия и обучающие программы. «Мы хотим, чтобы в России бизнес-тревел был такой же значимой отраслью, как и на международном рынке», — отметила г-жа Александрова. Далее слово взяла директор Департамента продаж и сопровождения работы с корпоративными клиентами компании ZCTS Светлана Морозова, которая обозначила всех игроков рынка делового туризма и рассказала о преимуществах работы с TMC.
В ходе обсуждения выяснилось, что вопросами оформления и организации командировок в компаниях Тюмени занимаются сотрудники разных отделов — например, отдела делопроизводства, отдела кадров или общего отдела. При этом некоторые предприятия сотрудничают с TMC, а другие справляются с тревел-менеджментом своими силами. «Сейчас у нас два контрагента — один занимается билетами, другой гостиницами, и никаких консультаций они не дают, — поделилась специалист по кадрам компании „Газпром геологоразведка“ Анастасия Пиляева. — Приму на заметку, что лучше все-таки выбирать одного партнера по бизнес-тревел, который будет заниматься всеми вопросами организации командировок. На самом деле, TMC берут на себя очень большой объем работы и могут разгрузить сотрудников компании, избавить их от многих лишних забот. Наша компания сейчас рассматривает переход на сотрудничество с таким агентством — „Бюро Пеликан“».
«В Тюмени есть несколько агентств, которые предлагают услуги делового туризма, также есть компании, которые давно находятся на рынке, такие как Тюменское центральное агентство воздушных сообщений, и у них имеются подразделения по деловому туризму. То есть конкуренция есть — и это хорошо. Потому что конкуренция — это толчок к развитию, — считает генеральный директор „Бюро Пеликан“ Анна Василенко. — Кроме того, мы наблюдаем активный приход федеральных компаний — тревел-агентств из Москвы и Санкт-Петербурга, которые предлагают свои решения нашему региону, — чему тоже рады, ведь это повышает общий уровень и заставляет нас двигаться вперед».
Г-жа Александрова в своем выступлении подробно остановилась на возможностях оптимизации тревел-политики. У большинства компаний, представители которых собрались на образовательной сессии, разработано положение о командировании, но все же документ, регулирующий организацию командировок, не всегда соответствует практике деловых поездок и изменяющимся потребностям компании. Между тем правильно разработанная тревел-политика способна не только регулировать процесс оформления командировок, но также обеспечить контроль и экономию расходов, именно поэтому она должна пересматриваться ежегодно, подчеркнула спикер.
«Для меня разработка новой тревел-политики — один из самых насущных вопросов, — сказала нам Анастасия Ермакова, ведущий специалист сектора документационного обеспечения управлением компании „Партнер-Инвест“. — У нас уже существует тревел-политика, но она прошлого года. Образовательная сессия помогла мне взглянуть на многие вопросы свежим взглядом — и у меня уже появились задумки, как оптимизировать тревел-политику нашей компании, какие положения добавить, а какие переделать. Чтобы компания шагала в ногу со временем, посещение таких мероприятий просто необходимо».
Г-жа Морозова, в свою очередь, подчеркнула, что при сокращении тревел-расходов важно сохранить лояльность сотрудников, ведь они остро реагируют на любые изменения. Эксперт привела ряд примеров из практики клиентов компании ZTCS. Так, одна из крупных ИТ-компаний, чтобы мотивировать своих сотрудников бронировать билеты эконом-класса вместо бизнес-, начала оплачивать сэкономившим деловым путешественникам 50% от разницы в стоимости билетов. А другая компания предоставляет командированным сотрудникам определенную сумму на подарки родственникам или друзьям, проживающим в городах — пунктах-назначения, если бизнес-путешественники предпочтут остановиться у близких, а не в отеле.
Возможности экономии на перелетах затронул в своей презентации и коммерческий директор авиакомпании «ЮТэйр» Денис Шкабара, который в том числе рассказал об особенностях обслуживания корпоративных клиентов, а также о программах лояльности для часто летающих пассажиров. «Было полезно узнать, что у „ЮТэйр“ появился новый класс — эконом-комфорт, обслуживание в котором соответствует стандартам бизнес-класса», — отметил начальник общего отдела ОАО «Газтурбосервис» Андрей Москаленко.
Во второй части образовательной программы Дмитрий Савельев, независимый эксперт в сфере административной поддержки бизнеса, рассказал о главных составляющих успешного мероприятия, о правилах его организации и о том, как сократить расходы на MICE, а также о роли администратора мероприятия. При этом спикер подчеркнул, что во многом успех мероприятия зависит от квалификации поставщиков, и дал ряд рекомендаций по выбору подрядчиков. «Хотя проведением ключевых мероприятий нашей компании занимается штаб-квартира в Москве, мы тоже проводим часть корпоративных мероприятий и обучение сотрудников на уровне филиала. Поэтому выступление спикера было полезно для понимания того, как вообще строится этот процесс. И на будущих сессиях хотелось бы услышать об этом еще больше, ведь на мероприятия тратится немаленький бюджет», — сказала Евгения Лубнина, специалист по работе с персоналом ОАО «Вымпел-Коммуникации».
Практика показывает, что не менее важно и место проведения мероприятия. MICE-возможности Абу-Даби представил Максим Шандаров, MICE-менеджер Управления по туризму и культуре Абу-Даби. Эксперт подробно рассказал об острове Яс, который предлагает развлечения и MICE-услуги на любой вкус — можно даже устроить увлекательную гонку между сотрудниками компании или партнерами на трассе Формулы-1. Особенности отелей разных брендов компании Starwood Hotels & Resorts Worldwide, представленных в Абу-Даби, красочно описала менеджер по развитию бизнеса компании Изольда Цимахович. А с презентацией Etihad Airways — национальной авиакомпании ОАЭ — выступил менеджер по продажам Евгений Колтун, рассказавший о программах лояльности перевозчика и удививший гостей роскошью и комфортом, которые авиакомпания предлагает своим пассажирам на борту. «Было интересно познакомиться с представителями таких компаний, как Etihad Airways и Starwood Hotels & Resorts Worldwide, — сказала Анастасия Пиляева. — К примеру, про Etihad Airways я только слышала, но ни разу пока не летала этим авиаперевозчиком. Теперь появилось непреодолимое желание сделать это!»
Кстати, партнеры сессии приехали не с пустыми руками. После презентаций они задавали участникам вопросы и самым внимательным вручали призы, среди которых были фирменные флешки и кошелек, ваучер на завтрак в ресторане «Метрополь» на две персоны, духи на основе эфирных масел. Один из самых желанных призов — ваучер на проживание в течение двух ночей в единственном в мире отеле над трассой Формулы-1 Yas Viceroy Hotel от Управления по туризму и культуре Абу-Даби — получила Анна Василенко. Но и на этом призы не закончились: ваучер на бесплатное проживание в течение двух ночей в отеле The St. Regis Abu Dhabi (на 2 человека, включая завтрак) разыграла компания Starwood Hotels & Resorts Worldwide — его счастливой обладательницей стала инспектор организационного отдела управления делами Западно-Сибирского банка ОАО «Сбербанк России» Анна Штромбергер.
Стоит отметить, что затронутые на сессии вопросы вызвали такой интерес среди участников, что обсуждения продолжались и в неформальной обстановке во время кофе-брейка и ланча, завершившего мероприятие. Специалист делопроизводства ООО «Тюмень Связь» Анна Кочемировская поделилась, что сейчас получает образование в сфере сервиса и туризма, поэтому процесс организации командировок, с которым непосредственно сталкивается в своей работе, для нее особенно интересен. «Хотелось бы, чтобы подобные образовательные сессии проводились регулярно и чтобы представители таких крупных компаний как можно чаще приезжали в нашу маленькую Тюмень», — добавила г-жа Кочемировская.
Между тем ведущий специалист ОOО «НОВАТЭК НТЦ» Петр Егоров отметил, что часть программы, посвященная сфере MICE, получилась международной. Но актуально было бы также обсудить возможности проведения мероприятий и на территории России. «На базе нашего научно-технического центра проходит множество конференций, совещаний и рабочих встреч. Чтобы обменяться знаниями, представители нефтегазового комплекса из-за границы часто посещают Тюмень», — сказал г-н Егоров.
«То, насколько оживленными были дискуссии, безусловно, демонстрирует, что затронутые сегодня темы — нужные и важные. Мы, как тревел-агентство, рады, что такие образовательные сессии приходят и к нам в регион, потому что действительно не хватает информации и знаний. Практика у всех компаний разная, поэтому взгляд со стороны и возможность поделиться опытом очень ценны», — подчеркнула Анна Василенко.
Наталья Травова
