19 ноября в БЦ «Белая площадь» состоялся ежегодный Форум административных директоров, организованный ведущей деловой газетой на английском языке The Moscow Times
19 ноября в БЦ «Белая площадь» состоялся ежегодный Форум административных директоров, организованный ведущей деловой газетой на английском языке The Moscow Times.
Сегодня работа административного директора требует от сотрудника, занимающего соответствующую должность, знаний и опыта в самых разнообразных сферах деятельности. Нужно не только понимать задачи компании, специфику индустрии, но и руководить сразу несколькими отдельными подразделениями или направлениями.
Как правило, основной блок задач связан с управлением недвижимостью компании и хозяйственной деятельностью большого офиса, его инфраструктурой: это аренда, отделочно-строительные работы, переезды, закупка мебели, управление инженерно-технической службой, содержание территории, организация офисного пространства. Часто в подчинении административного директора находится и тревел-департамент, который занимается организацией деловых поездок сотрудников, тендерами и закупками в сфере бизнес-тревел. Отдельная и специфическая сфера деятельности — корпоративный парк машин, вопросы транспорта и логистики. Есть еще крупные корпоративные мероприятия, работа с поставщиками, обеспечение расходными товарами и материалами, ведение экологической и пожарной безопасностью и многое-многое другое.
Опытом управления этими процессами и решения самых нестандартных задач поделились административные директора и руководители АХО российских и международных компаний.
Об организации офисного пространства рассказала директор департамента инфраструктуры и закупок компании PwC Елена Андреева. Она представила слушателям уникальный проект трансформации офиса, реализованном в 2013 году. Всего за шесть месяцев внутри офиса было перемещено около 2 тыс. сотрудников, которым была предоставлена возможность работать не только в любой точке офисного пространства, включая зоны совместной работы и отдыха, но и удаленно. За счет этого количество офисных столов было сокращено на 30%, а количество hot desks, то есть кабинетов, которые могут быть заняты любым работником, было увеличено на 74%. Результатом проекта стала экономия пространства на 20%, улучшение взаимодействия между группами, ускорение работы подразделений и, главное, оптимизация бизнес-процессов.
Актуальные вопросы выбора помещений, обеспечения, координации и контроля офиса представил Федор Носеевич, менеджер по эксплуатации компании PwC, который рассказал о том, как организовать региональный офис.
«Субаренда офиса. Плюсы, минусы. Практика» стала темой презентации руководителя АХО компании RussOutdoor Натальи Филатовой.
Александр Аверкин, партнер, директор департамента офисной недвижимости компании S.A. Ricci, подготовил анализ ставок аренды офисных помещений.
Административный директор JTI Марина Кречетникова рассказала гостям Форума о системе мотивации сотрудников своего департамента. Она перечислила основные группы нефинансовых стимулов, среди которых кадровые перемещения персонала, решение сложных задач, well-being, обучение и многие другие факторы, непосредственно определяющие лояльность сотрудника по отношению к компании. По мнению спикера, линейный руководитель должен стать для своих подчиненных, прежде всего, девелопером, строителем сбалансированного благополучия. В соответствии с этой стратегией, с 2007 года в российском представительстве компании JTI действует программа материальной защиты сотрудников на случай непредвиденных и неблагополучных событий. Также г-жа Кречетникова рассказала о социальных проектах компании, которые не только способствуют сплоченности коллектива, но и формируют положительный имидж бренда.
О том, как оптимизировать административные издержки, рассказал Григорий Анцыгин, управляющий директор управления делами Группы Ренессанс Страхование.
Этапы и нюансы процесса смены сотового оператора в компании, в также сопряженные с этим сложности, представила Оксана Лабунец, административный директор НЭО Центр.
Идеями для корпоративных новогодних подарков поделилась с аудиторией Юлия Пьянкова, руководитель группы по работе с клиентами «Офисы. Предприятия. Сфера услуг» МЕТРО Кэш энд Керри.
После докладов состоялся круглый стол, в котором были рассмотрены следующие темы: уборка в офисе после ужесточения мер ФМС, проверки со стороны пожарной инспекции, опыт использования решений по аутсорсингу офисной техники. Модератором дискуссии выступил Дмитрий Коптельцев, администратор информационного портала AHORUS.RU.
В завершении Форума участникам конференции провели экскурсию по офису компании PwC. ()
