«Тревел-менеджер сегодня — это уже профессия, с чем я спешу вас поздравить», — открыла шестую экспертную сессию клуба делового общения UniFest в Marriott Moscow Royal Aurora Hotel председатель клуба Ирина Кузнецова. По мнению эксперта, это тяжелая работа, которой нигде не учат. А потому живые дискуссии — ценная возможность поделиться знаниями в этой сфере. Тем более что российские компании сегодня ищут в тревел-отдел не просто сотрудника, а готового профессионала
«Тревел-менеджер сегодня — это уже профессия, с чем я спешу вас поздравить», — открыла шестую экспертную сессию клуба делового общения UniFest в Marriott Moscow Royal Aurora Hotel председатель клуба Ирина Кузнецова. По мнению эксперта, это тяжелая работа, которой нигде не учат. А потому живые дискуссии — ценная возможность поделиться знаниями в этой сфере. Тем более что российские компании сегодня ищут в тревел-отдел не просто сотрудника, а готового профессионала.
Темы для обсуждения были выбраны самые разные: от оптимизации затрат на тревел до тендерной работы с авиакомпаниями. Модератором мероприятия выступила Ирина Зернова, директор по бизнес-процессам и администрированию в России и странах СНГ ООО «Платежной системы «Виза».
«Еще год назад мы говорили о том, как управлять процессом закупок. Сегодня нас уже интересует экономия денежных средств, мы хотим понимать, как работать с поставщиками, то есть обсуждение выходит на более серьезный уровень, — сказала г-жа Зернова. — По моим наблюдениям, в глобальной компании за тебя многое решает штаб-квартира, от тебя требуется лишь предоставлять нужную информацию. В российских же организациях понимание оптимизации тревел-затрат отсутствует в принципе. Есть только нормы: например, 9 тыс. рублей — бюджет поездки руководителя, в который необходимо уложиться».
Почему компания теряет деньги на командировках, рассказала руководитель направления бизнес-тревел по Восточной Европе и развивающимся рынкам Accenture Ольга Хорасанова. По мнению эксперта, управлять поездками сотрудников сложно по нескольким причинам. Это может быть слабая или непрозрачная тревел-политика. Во-вторых, область фрагментирована: тысячи путешественников принимают множество решений по покупке билетов каждый год, при этом каждый имеет разные преференции, то есть предпочтения. Вдобавок, сфера требует экспертизы.
Договариваясь о ценах, менеджеры забывают о второстепенных статьях расходов, считает эксперт: «К примеру, в случае с гостиницами в стоимость проживания лучше сразу закладывать завтраки и доступ в интернет или Wi-Fi. В следующем году Accenture будет рекомендовать включать дополнительно доступ к фитнес-залам: сотрудники предпочитают завтракам фитнес», — поделилась г-жа Хорасанова.
В вопросе аренды автомобилей за границей следует учитывать городской налог. «В Восточной Европе, например, это 3-5%. Поэтому мы стараемся сделать так, чтобы он был заложен в стоимость аренды машины», — рассказала г-жа Хорасанова.
Договариваясь о скидках с авиаперевозчиками, можно попросить о бесплатном доступе в бизнес\лаунж-зону (иногда только для менеджеров высшего звена). Причем, обсуждая объем сделки, желательно фиксировать изначальную скидку, которую можно применять сразу же. Это может оказаться более предпочтительным методом в стратегии, чем возврат определенной суммы сделки «rebate» или «incentive».
Опытом проведения тендера при выборе TMC поделилась с участниками клуба старший вице-президент банка «Открытие» Татьяна Поплавская.
«Тема поднималась много раз на всевозможных мероприятиях, поэтому я решила заострить ваше внимание на некоторых практических моментах процесса», — начала г-жа Поплавская.
Основные вопросы, которые необходимо решить еще «на берегу», по мнению спикера:
— глобальный или региональный провайдер;
— эксклюзивный провайдер или альтернативные поставщики;
— срок действия контракта;
— возможность и периодичность корректировки коммерческих условий;
— желаемая форма сотрудничества;
— желаемые участники тендера;
— особые условия, специфичные для вашей компании.
«Особенно важно решить, каким будет срок действия контракта, поскольку идея онлайна в России завоевывает все большую популярность, — прокомментировала г-жа Поплавская, — ведь если агентство создает для вас платформу, а через год вы меняете провайдера, все это будет бессмысленно. Причем настройка пакетного продукта, коим является OBT, занимает около трех месяцев. Есть ли смысл заводить всю эту историю на полгода?»
На взгляд эксперта, наиболее разумный срок действия контракта — 2-3 года. И не стоит забывать, что Россия — непредсказуемая страна, поэтому обеим сторонам (никто не знает, в чью сторону качнутся весы) важно решить, на каких условиях они смогут пересмотреть коммерческие условия.
«Имейте в виду, что на проведение тендера обычно требуется не менее 1,5-2 месяцев. На начальном этапе не забудьте составить соглашение о конфиденциальности, так как вам придется предоставить фактическую информацию. На анализ предложения обычно уходит от недели до двух, после чего должен быть составлен шорт-лист», — сказала спикер.
Далее можно провести тестирование. И это самая интересная часть тендера: прежде чем сделать выбор в пользу той или иной TMC, направьте им вопросы, которые приходилось решать вашей компании. В ФК «Открытие» это был список из 13 реальных случаев из жизни из разряда «что бы вы сделали, если бы...», «как бы вы решили эту ситуацию», «представьте варианты бронирования», «покажите, как бы вы поменяли билеты». «Как правило, когда они возникают, все горит, — добавила г-жа Поплавская, — поэтому ответить на них мы попросили в течение 4 часов, то есть провели своего рода ЕГЭ. Поверьте, это была настоящая „лакмусовая бумажка“, которая за считанные часы практически сразу определила победителя из тех трех компаний, которые у нас вышли во второй тур».
В свою очередь исполнительный директор компании UniFest Глеб Барон рассказал, каким образом TMC может стать частью закупочного процесса в компании.
Почему к решению вопросов, которые возникают при работе с отельной программой, необходимо привлекать тревел-агентства? «Во-первых, — пояснил эксперт, — когда вы договариваетесь о какой-то цене с отелем, имейте в виду, что она разная. Если речь о гостинице крупного бренда, то, как правило, она представлена в GDS, онлайн-системах типа booking.com и так далее. На сайте поставщика также могут быть специальные тарифы. А если вы будете еще знать, как отель работает с другими клиентами... Где взять такие данные? Попросите у TMC! И только когда соберете полную информацию, отправляйтесь на переговоры».
Не стоит также забывать отслеживать программы отелей. «В этом заключается конкурентное преимущество компании UniFest, — подчеркнул г-н Барон. — К примеру, в случае с Marriott можно всегда обратиться к менеджеру оператора в России, заранее выбрав отели, которые вам интересны, а он уже проведет с ними предварительные переговоры».
Другой важный аспект, особенно в работе с несетевыми отелями, — это сбор закрывающих документов. «Один из наших клиентов, крупная западная компания, решил разработать отельную программу самостоятельно. Для этого здесь наняли и обучили людей. Но в итоге не смогли собрать необходимую документацию на объем около 10 млн. рублей. Потери составили порядка 1,5 млн. рублей. Думаю, выводы вы сделаете сами».
В области взаимодействия с авиакомпаниями тревел-агентства также могут быть весьма полезны. «Если вы ведете переговоры с „Аэрофлотом“, то узнаете исключительно о направлениях и условиях именно этого перевозчика. А в TMC вам подскажут и другие варианты перелетов. Более того, в России есть авиакомпании, пользоваться услугами которых мы никогда не посоветуем. Это связано и с вопросом безопасности, и с частой отменой рейсов. То есть хорошее агентство всегда оценит потенциальные риски для деловых путешественников», — сказал г-н Барон.
Краткий обзор лучших международных практик проведения тендеров в области бизнес-тревел представил Роберт Дайкин, coоснователь, директор и управляющий консультант Corporate Travel Partners Limited. Эксперт вышел на конференц-связь с участниками Клуба из Лондона с помощью WebEx.
По мнению г-на Дайкина, повысить эффективность работы корпоративных покупателей помогут пять простых правил:
1.Не выходите на новую сделку, пока все необходимые элементы для успешного управления тревел-программой работают на оптимальном уровне.
2.Убедитесь, что тревел-программа подходит вашей компании — это определит будущую стратегию развития.
3.Убедитесь, что вы обладаете хорошим влиянием на рынке. Отсутствие влияния равносильно отсутствию хорошей сделки.
4.Ищите в продукте «ценность», а не привлекательную «стоимость». Для этого нужно всегда держать на вооружении одну простую формулу: «Ценность = выгода — затраты». Другими словами, если цитировать философа 19 века Джона Раскина, «ценность любой вещи не в ее цене, а в том, что она может для тебя сделать». Помните об обманчивости слова «бесплатный»: в конце концов, за все приходится платить. Не будьте слишком наивными!
5.Следуйте 7-ми шагам процесса закупок, которые гарантированно сведут риск неудачи к минимуму и максимально увеличит шансы на успех. Процесс закупки бизнес-тревел — это простая методология, которой следует придерживаться:
— составьте список причин — зачем вы это делаете?
— определите ключевые потребности — что вы заинтересованы получить?
— разработайте стратегию — как вы собираетесь этого достичь?
— определите пул поставщиков с наибольшим потенциалом — кто сможет решить поставленные вами задачи?
— проведите тендер — только теперь вы готовы идти на рынок!
— выберете предпочтительных участников конкурса, проведите финальные переговоры, выберете победителя;
— приступайте к имплементации контракта и развитию его потенциала — донесите цель закупок до вовлеченных лиц.
Г-н Дайкин также кратко представил онлайн e-RFP решение компании BidCentral, позволяющее автоматизировать процесс проведения тендеров по выбору ТМС. Технология значительно экономит время и ресурсы компании, адаптировано для любого размера закупки и способно поддержать все процессы, в не зависимости от требований.
По окончании экспертной сессии модератор Ирина Зернова поблагодарила всех за ценную дискуссию и предложила на следующем заседании Клуба поднять вопрос соотношения работа\личная жизнь: «Можно даже расположиться на диванах и попробовать провести конференцию в неформальной обстановке!»
