«Космический корабль», несущийся в бесконечном пространстве глобального рынка делового туризма благодаря энергии ТМС и грамотной тревел-политике, которая защищает его от «метеоритного дождя» экономического кризиса, - именно эту метафору предложили участники первого московского Тревел Симпозиума GBTA в качестве идеального олицетворения процессов в сфере бизнес-тревел
«Космический корабль», несущийся в бесконечном пространстве глобального рынка делового туризма благодаря энергии ТМС и грамотной тревел-политике, которая защищает его от «метеоритного дождя» экономического кризиса, — именно эту метафору предложили участники первого московского Тревел Симпозиума GBTA в качестве идеального олицетворения процессов в сфере бизнес-тревел. Мероприятие состоялось 2 октября в отеле Courtyard by Marriott Moscow City Center.
С приветственной речью на открытии Симпозиума выступил старший вице-президент по глобальной операционной деятельности GBTA Пол Тилстоун. В интервью Buying Business Travel Russia он подчеркнул, что задачи Ассоциации на российском рынке отвечают глобальной стратегии GBTA: «Это организация обучающих программ, уже завоевавших авторитет и признание тревел-менеджеров по всему миру, повышение профессионального уровня участников отрасли и общественно-пропагандистская деятельность по защите их интересов, проведение глобальных исследований, взаимодействие с представителями власти и многое другое».
Первый московский Тревел Симпозиум GBTA прошел в формате трех спикер-сессий: «Стоимость закупок», «Взгляд изнутри» и «Перспективы развития технологий». В интервью BBT-Russia г-н Тилстоун отметил, что российский, как и любой локальный рынок, имеет свою специфику, определяющую выбор тем для подобных мероприятий. В частности, исследованием актуальных вопросов для московского Симпозиума занимались наиболее авторитетные представители тревел-сообщества, вошедшие в состав Консультативного Совета GBTA по России. Согласно их рекомендациям, в рамках первого ивента было принято решение проанализировать процедуры закупок, взаимоотношения покупателей и поставщиков бизнес-тревел услуг, баланс интересов конечного потребителя и корпорации, а также последние технологические новшества для корпоративного сегмента. Г-н Тилстоун подчеркнул, что эти темы находятся «в топе» и в других странах мира, как и проблемы дистрибуции, поиска наиболее эффективных платежных решений, охраны окружающей среды и ответственности бизнеса.
Модератором мероприятия выступила Татьяна Поплавская, Управляющий директор и Директор департамента корпоративной поддержки ФК «Открытие». Открывая первую сессию, она подчеркнула, что, применительно к закупкам, слово «стоимость» не следует понимать в буквальном смысле. Скорее, это value, то есть значимость, ценность товаров и услуг. «Важна не сумма, написанная на билете, не стоимость гостиницы, а тот сервис, который предоставляется внутреннему клиенту. Идеальный результат складывается из многих факторов: это и цена, и логистика, и то, как мы сами организуем процесс. Наша задача — донести эту „ценность“ закупок до путешественника наиболее интересным, правильным и эффективным способом», — отметила г-жа Поплавская.
Первая сессия «Стоимость закупок» прошла в виде выступлений докладчиков-экспертов: как корпоративных покупателей, так и поставщиков бизнес-тревел услуг. В этой части Симпозиума свое видение данной темы представили директор отдела закупок компании Servier Екатерина Бирюкова, вице-президент по продажам в Европе Marriott International Филип Андреопулос, глава представительства авиакомпании Singapore Airlines в России Мелвин Нг, а также директор по маркетингу российского подразделения агентства делового туризма Carlson Wagonlit Travel Мила Сидорина.
Г-жа Бирюкова поделилась с гостями Симпозиума стратегиями организации и структурирования закупочной деятельности в компании Servier, которая входит в «топ-10» крупнейших фармацевтических предприятий России и ежегодно тратит около 2,8 млн. евро на деловые поездки сотрудников и MICE-мероприятия. В частности, она рассказала, что в компании отсутствует должность «тревел-менеджер», поскольку часть его функций отдана на аутсорсинг в ТМС, а главным «владельцем» процессов business travel является отдел закупок. В основе закупочной деятельности в Servier лежит система классификации поставщиков, которые поделены на группы по таким критериям, как тип мероприятия, размер бюджета и др. Эти факторы, в частности, определяют периодичность проведения тендеров. По утверждению г-жи Бирюковой, только эта мера позволяет экономить до 3% тревел-бюджета. Среди методов повышения эффективности процесса закупок спикер также отметила успешное внедрение в компании системы электронного документооборота, открытость информации обо всех тендерных проектах, а также такие технические разработки, как системы COGNOSBI и ULTIMUS. Они позволяют автоматизировать процесс обработки заявок, минимизируют ошибки, сокращают трудозатраты на администрирование счетов и также помогают при составлении аналитических отчетов в сфере тревел.
«Поставить себя на место клиента» попыталась в своем выступлении Мила Сидорина. Она рекомендовала специалистам отделов закупок привлекать максимальное количество заинтересованных сторон к составлению RFP для поставщика, уделять больше внимания контенту, то есть вопросам, которые будут заданы агентству, анализировать договор, по которому работает ТМС, на предмет «корректности и прозрачности формулировок», а также максимально консолидировать запрос предложения. «Приступая к проведению тендера, нельзя забывать о своих региональных офисах, иначе закупки не будут эффективными», — предупредила слушателей г-жа Сидорина. Она отметила, что будущее индустрии — за инструментами корпоративного онлайн-бронирования, в том числе, в сфере MICE, что позволит быстро проанализировать все предложения не только от отелей или авиакомпаний, но и конференц-площадок.
Закрывая первую сессию, Пол Тилстоун объявил о том, что с 2014 года Россия будет добавлена в список участников GBTA «Бизнес-Тревел Индекс (BTI™) Прогноза», который Ассоциация готовит в партнерстве с Visa. Отчет предназначен для профессионалов делового туризма и призван обеспечить понимание бизнес-сообществом краткосрочных и долгосрочных тенденций деловой активности на внутреннем и международном рынках.
Основным докладчиком второй Сессии «Взгляд изнутри» стал Майкл Тэнгни, старший тревел-менеджер корпорации Google, которая, как и подобает глобальному технологическому новатору, обратилась к участникам московского Симпозиума посредством инструментов видеоконференцсвязи. Основная мысль, которую спикер попытался донести до аудитории, состояла в том, что необходимо предоставить деловым путешественникам возможность самостоятельно принимать решения в сфере бизнес-тревел. «В Google нет жестких правил, что и где покупать. Наши бизнес-туристы покупают то, что считают нужным для себя. Мы начинаем от потребностей путешественников, а затем переходим к анализу возможностей поставщиков», — резюмировал спикер.
Столь либеральный подход вызвал не только живой интерес со стороны российских коллег, но и массу вопросов. В частности, Татьяна Поплавская поинтересовалась, как в компании определяют пределы цены на гостиничный номер, а Ольга Хорасанова, представлявшая на Симпозиуме компанию Accenture, спросила, как в этой ситуации консолидировать информацию с многочисленных разрозненных бронирований? По мнению спикера, залог успеха в управлении данными заключается в использовании технологий и тесном контакте с поставщиками.
Перспективам развития технологий была посвящена третья сессия Тревел Симпозиума GBTA в Москве.
Первой доклад представила руководитель отдела маркетинга и внешних коммуникаций российского офиса компании Amadeus Светлана Волкова. Она перечислила три основных требования клиентов к технологическим новинкам: эффективность, экономичность и мобильность, — и представила аудитории новый корпоративный инструмент онлайн-бронирования от компании Amadeus.
Далее свое видение online booking tools (OBT) представила Анжелика Каган, менеджер по организации деловых поездок KPMG. Она уточнила, что подобные инструменты пока не внедрены в компании, поэтому она выступает, скорее, как теоретик.
По мнению г-жи Каган, прежде, чем принять окончательное решение о переходе на онлайн, компания должна ответить на следующие вопросы: зачем? кто? что? как?
В компании KPMG необходимыми и достаточными аргументами для внедрения инструментов онлайн-бронирования (зачем?) стали: 1) преобладание point-to-point поездок в пределах России и СНГ; 2) необходимость сокращения стоимости транзакций; 3) прозрачность момента одобрения заявки. Что касается выбора платформы (кто?), г-жа Каган отметила, что использование инструментария ТМС, уже прошедшего тестирование в других компаниях, они считают более перспективным вариантом, чем разработку собственной технологии или покупку готового продукта.
Среди основных требований к интерфейсу и функционалу OBT г-жа Каган назвала простоту настроек, минимальное количество фильтров и шагов до кнопки «выписать», а также мгновенное отображение конечной стоимости закупки.
Первый российский Тревел Симпозиум GBTA завершился творческой работой в группах.
«Когда мы играем воображением, а не силой интеллекта, рождаются гениальные идеи!» — подчеркнула г-жа Поплавская, рассказывая участникам правила проведения этого необычного интерактивного этапа. За 20 минут собравшимся предоставили возможность создать из подручных материалов (картонных коробок, пластиковых бутылок, пакетов, трубочек, воздушных шаров и цветной бумаги) идеальную модель тревел-мира, правильное олицетворение организации процессов бизнес-тревел. «Что это будет: человек, самолет, паровоз, дом или телега с пятью колесами — решать вам!» — сообщила модератор. После этого участники должны были за 2 минуты рассказать о своем перфомансе, сделав акцент на том, почему эта модель работает.
После оживленной работы в группах на суд компетентного жюри (в которое вошли все участники) были представлены четыре модели:
1.Композиция «космический корабль», центром которой стал клиент. Он находится «под колпаком» тревел-политики, защищающей его от метеоритного дождя. Агентство делового туризма было представлено в виде пластиковой бутылочки, которую участники группы сначала хотели оставить прозрачной, но решив, что ТМС редко бывает «кристально как слеза», обернули ее бумагой. По мнению создателей хендмейда, ТМС в этой модели исполняет роль «двигателя, из которого вырывается пламя». Все детали конструкции соединялись трубочкой, олицетворявшей инструмент онлайн-бронирования. «Да, кривой, но другого пока нет», — прокомментировали участники группы.
2.Модель второй команды состояла из трех основных блоков, символизировавших «фронт-офис» с разрывающимся телефоном, «мид-офис», где протекают основные процессы, и «бэк-офис», где сидит бухгалтерия.
3.Третья группа участников представила «простую, но живую концепцию» в виде веселого улыбающегося человечка, объяснив это тем, что «клиент — всему голова, и он должен быть доволен». Тревел-политика была образно представлена в виде шеи, от поворота которой зависят действия всего организма. Тело олицетворяло ТМС, а руки и ноги — поставщиков услуг. Рядом с моделью участники группы положили два пакета, ставших символами «идей, витающих в воздухе».
4.Игроки четвертой команды обратили внимание на то, что все неиспользованные ими материалы тоже являются частью креативной идеи — это «неиспользованные возможности», которые есть в любом процессе. Получившаяся конструкция должна была отразить эффективность, быстроту и результативность процессов тревел-менеджмента. В центре — виртуальный агент с призывной надписью на груди «спроси меня как?» Отходящие от него трубочки, полые внутри, символизировали «сообщающиеся процессы». Поставщики бизнес-тревел услуг были подвешены к модели на ниточках, которые при желании можно оторвать. Ольга Хорасанова прокомментировала, что эти посреднические вещи нужно стараться отбросить (например, за счет использования инструментов онлайн-бронирования), чтобы работать эффективно.
По почти единодушному признанию участников Симпозиума, победу в творческой игре одержала первая модель «космического корабля».
В интервью BBT-Russia, подводя итоги первого российского Тревел Симпозиума GBTA, Пол Тилстоун высоко оценил как мероприятие, так и уровень подготовки участников. При этом он подчеркнул, как российским тревел-менеджерам и специалистам по закупкам все же необходимы специализированные обучающие программы и тренинги, чтобы достичь профессионализма коллег из Западной Европы и Америки. «Эта ситуация характерна для всех развивающихся рынков: Бразилии, Индии, Китая. Участники индустрии бизнес-тревел в этих странах также нуждаются в профессиональной поддержке», — прокомментировал г-н Тилстоун.
Говоря о планах по развитию GBTA в России, он отметил, что стратегия продвижения Ассоциации в регионе пока находится в стадии разработки, и на 2014 год в планах организации стоят два московских симпозиума, а также аналогичное мероприятие в Санкт-Петербурге. Кстати, «северная столица» встречала представителей GBTA на следующий день, 3 октября.
Ближайшее мероприятие GBTA состоится весной 2014 года в Москве, дата и место проведения — уточняются.
Светлана Деникина
