Образовательная сессия ассоциации АБТ-ACTE Russia впервые прошла в Санкт-Петербурге 26-27 сентября. Во время двухдневной программы делегаты, а это около 100 профессионалов отрасли, обсудили особенности современного тревел-менеджмента и тонкости организации корпоративных мероприятий
Образовательная сессия ассоциации АБТ-ACTE Russia впервые прошла в Санкт-Петербурге 26-27 августа. Во время двухдневной программы делегаты, а это около 100 профессионалов отрасли, обсудили особенности современного тревел-менеджмента и тонкости организации корпоративных мероприятий.
«Было удивительно, что специалисты некоторых компаний, прибывшие на мероприятие из Москвы, каким-то странным образом о наших московских ивентах не знали, — а вот в Питер выбрались. И обрадовались, что мы есть», — заметила Ирина Михалькова, старший специалист по работе с партнерами АБТ-АСТЕ Russia.
Встреча стала возможной благодаря поддержке многочисленных партнеров: отеля «Астория», агентства делового туризма Zelenski Corporate Travel Solutions и UTS Group, технологической компании Travelport, ТК «Аккорд», греческой цепочки отелей Helios, глобального поставщика технологических решений для гостиничной отрасли HRS.com, Starwood Hotels&Resorts и Ginza Prime.
На приветственном networking коктейле в отеле W St. Petersburg исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Юлия Кутина поблагодарила коллектив и руководство гостиницы за возможность провести мероприятие в уютной обстановке с видом на одну из главных достопримечательностей Петербурга — Исаакиевский собор — и передала слово специально приглашенному гостю, представителю Дома Романовых в России Ивану Сергеевичу Арцишевскому.
Г-н Арцишевский привел множество примеров из личного опыта, которые касаются проведения MICE на самом высоком уровне, включая встречи руководителей ведущих мировых держав — России, США, Великобритании, Франции. И резюмировал, что правила поведения участников мероприятия зависят от его формата: «Так, к примеру, на светском приеме своеобразное „главенство“ — у женщины или мужчины преклонного возраста, тогда как во время деловой встречи значение имеет лишь должностная иерархия».
О том, как выстраивать тревел-политику «с нуля», рассказал во второй день работы образовательной сессии административный директор Yota Роман Бурков. По словам эксперта, затраты на командировки занимают довольно существенную часть (до четверти) в статье расходов его компании. «Тревел-политику можно сравнить с ремонтом квартиры — это сложно, но необходимо», — считает эксперт.
Но когда «ремонт» уже позади, многие тревел-менеджеры забывают о важности «контроля отклонений» — даже если при планировании поездки учтены все возможные детали, могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые необходимо принять к сведению, а затем провести соответствующую работу по их исключению. «Если они повторятся, у сотрудника будет четкая инструкция, как себя вести», — пояснил г-н Бурков.
Увы, многие компании даже с действующей тревел-политикой «могут застрять в прошлом веке», в свою очередь посетовала Ксения Реброва из UTS Group: использовать устаревшие нормы и лимиты, технологически не развиваться. Но с течением времени цены растут, а компании наращивают объемы бизнес-тревел. Решением могут стать инструменты онлайн-бронирования: «Ведь с их помощью можно легко отследить и оптимизировать все процессы, что приводит к элементарной экономии».
Но и оптимизацией бюджета увлекаться не стоит. «Тревел-политика — это не только лимиты. Сотрудник в поездке должен чувствовать себя комфортно», — добавила г-жа Реброва.
Административный директор «Яндекс.Деньги» Елена Рейзентул продолжила тему сокращения затрат на командировки и порекомендовала коллегам исключить из тревел-политики все запрещающие слова типа «нельзя», «запрещено» или им подобные. Как известно, запреты всегда хочется нарушить, такова психология обычного человека, в том числе — делового путешественника.
Действенный способ минимизировать тревел-расходы, по мнению г-жи Рейзентул, — заменять внутренние поездки видео-конференциями. Если же речь идет о поставщиках, то их помощь неоценима при составлении отчетности, в то время как в вопросах контроля расходов вернее всего положиться на собственного тревел-менеджера.
На нюансах тендерного процесса остановилась руководитель группы закупок в категории тревел компании Kaspersky Lab Ирина Костюкова. По ее словам, для начала необходимо определиться, какой тип конкурса использовать: закрытый или открытый, традиционный или в виде аукциона, и так далее. Потенциальные поставщики также неоднородны — это могут быть TMC (агентства делового туризма), MICE-агентства, авиакомпании, гостиницы, поставщики транспортных и прочих услуг.
Когда все вводные учтены, предстоит пройти основные стадии тендерного процесса. Создать и разослать документацию, определиться с шорт-листом потенциальных партнеров, принять финальное решение, объявить победителя (при этом обязательно уведомить о результатах тендера всех участников, в том числе и проигравших), и уже после этого начать работу по договору.
О главных составляющих успешного мероприятия рассказал на образовательной сессии независимый эксперт в сфере делового туризма и административной поддержки бизнеса Дмитрий Савельев. В управлении проектом важно придерживаться определенной последовательности действий, отметил эксперт. Все начинается с планирования, которое включает в себя анализ финансовых возможностей самой корпорации, а также ресурсов и мощностей поставщиков. И только после этого можно переходить к проведению тендера. На заключительном же этапе необходимо составить строгую отчетность и провести анализ обратной связи.
Г-н Савельев особо подчеркнул, насколько важно интересоваться мнением клиента. Так, одной из главных причин исчезновения в 1991 году известного американского авиаперевозчика Pan American стало равнодушие руководства: сотрудники, занимавшиеся исследованиями рынка, создавали ложную картину «благополучия», в то время как критические замечания пассажиров поступали в большом количестве, оставаясь при этом неуслышанными. Это и привело к полному фиаско компании. Поэтому в отношениях между покупателем и поставщиком услуг очень важна честная и открытая обратная связь.
По данным г-на Савельева, к наиболее популярным MICE-направления в мире можно отнести США, Германию, Швейцарию, Лихтенштейн, а также Испанию. В России это — Турция, Франция (в первую очередь — Лазурный берег) и страны СНГ.
После презентации г-на Савельева организаторы сессии провели розыгрыш призов от партнеров. Покидая Бальный зал отеля «Астория», участники делились впечатлениями и передавали слова благодарности устроителям за актуальность выбранных тем.
«Вопросы проведения тендеров и выбора тревел-поставщика остаются всегда открытыми и самым сложными, так как конкуренция зачастую идет не только в цифрах, но и в умении определить надежность партнера, который будет удовлетворять всем требованиям. В том числе бухгалтерии, с их актами и сверками, о чем мало кто говорит», — прокомментировал Николай Величко, тревел-менеджер Административной дирекции компании «УРАЛХИМ».
«Какая хорошая идея поселить участников именно здесь — в отеле W с его «фишками» и удобной организацией пространства, — поделилась Мария Кулагина, руководитель группы координаторов компании «Данфосс». — Все спикеры заслуживают благодарных отзывов — каждое выступление соответствовало теме мероприятия и было тщательно подготовлено. У каждого своя «изюминка» как в подаче материала, так и в содержании».
«Образовательная сессия произвела на меня большое впечатление уровнем организации и подбором профессиональной информации, которую трудно найти, — поделилась Анна Сысолятина из „БТК групп“. — Мы получили знания, которые можно свободно применять на практике».
До конца 2014 года в Санкт-Петербурге также будет проведен образовательный семинар АБТ-ACTE Russia по географии MICE. Также образовательные сессии ассоциации запланированы в Казани и Тюмени.
