Вторая образовательная сессия АБТ-ACTE Russia, посвященная корпоративным платежным решениям в России, состоялась 7 октября в Красном зале гостиницы «Метрополь». Мероприятие стало продолжением летней сессии, где профессионалы бизнес-тревел индустрии обсуждали в основном корпоративные карты для персонального использования сотрудниками
Вторая образовательная сессия АБТ-ACTE Russia, посвященная корпоративным платежным решениям в России, состоялась 7 октября в Красном зале гостиницы «Метрополь». Мероприятие стало продолжением летней сессии, где профессионалы бизнес-тревел индустрии обсуждали в основном корпоративные карты для персонального использования сотрудниками. На этот раз темой встречи стали централизованные счета для оплаты услуг в категории тревел, а также методы и преимущества интеграции подобных инструментов с внутренними системами компании.
Участниками образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания» стали руководители тревел-департаментов, тревел-менеджеры, специалисты по закупкам, административные директора компаний AFI Development, «Лаборатория Касперского», Roche, Банк «Петрокоммерц», BNS Group, Oriflame, «АльфаСтрахование», KPMG и многих других российских и международных организаций.
Партнерами мероприятия выступили туроператор «Арт-Тур», туристическое объединение «Планета Сочи», международный поставщик гостиничных решений HRS.com, агентство делового туризма UTS Group, коллекция роскошных отелей The Leading Hotels of the World, транспортная компания Accord и American Express Bank LLC.
В любой компании вся информация о тревел-транзакциях — где, когда, сколько и на что потрачено деловым путешественником — впоследствии используется для бухгалтерского учета. Но практика показывает, что сотрудники большинства организаций до сих пор вручную заносят эту информацию в финансовую систему. При этом сегодня на российском рынке уже представлены «продвинутые» платежные решения, благодаря которым непосредственно в момент транзакции вся информация о ней сразу попадает в банк и торговую точку в оцифрованном виде. О преимуществах таких технологий и их интеграции с автоматическими системами управления предприятием рассказал директор по коммерческим продуктам компании Visa Андрей Запруднов.
«Процесс передачи данных начинается с того, что организация заказывает у банка программу корпоративных платежных решений. Банк выпускает карты — виртуальные, либо на физическом носителе — и выдает их сотрудникам компании, которые, в свою очередь, используют эти карты для оплаты разных типов расходов, согласно внутренней политике: к примеру, авиабилетов, проживания в отеле или закупок, — поэтапно описал технологию г-н Запруднов. — Данные о транзакциях поступают в банк, который с помощью Visa передает их в электронном виде в организацию».
Эксперт также пояснил, что если компания использует единый счет для оплаты определенного типа расходов сразу нескольких сотрудников (т.н. lodge-карту), то это дает ей возможность получать расширенные данные не только от банка, но и от ТМС. В этом случае агентство производит оплату забронированных билетов или услуг по поручению компании, используя номер централизованной корпоративной карты.
Подробнее о централизованных платежных решениях, представленных на российском рынке, на примере BTA (Business Travel Account) рассказал директор департамента обслуживания корпоративных клиентов American Express Bank Александр Сафонов. По мнению спикера, потребность в наличии lodge-карты, или виртуальной кредитной карты для оплаты расходов на корпоративные мероприятия и деловые поездки всех сотрудников через уполномоченные агентства, сегодня ощущает все большее количество компаний. Во многом это связано с тем, что в связи с возможными рисками и внутренней политикой компании далеко не каждому сотруднику можно выдать индивидуальную корпоративную кредитную карту. Такие инструменты платежа, как правило, получают только те работники, которые часто ездят в командировки и/или имеют высокий статус.
По словам эксперта, внедрение BTA на российском рынке сопровождалось значительной оптимизацией этого продукта, в частности — под требования законодательства. За рубежом источником информации по транзакциям служат преимущественно системы бронирования — данных, которые туда заносятся, достаточно для бухгалтерии и финансового отдела компании. «Но в России необходимо получать более подробную информацию и поэтому важнейшим элементом нашей программы стала реализация связки c TMC, обмен данными и их возвращение в детализированном виде клиенту, — отмечает г-н Сафонов. — По результатам месяца мы совместно с агентством передаем компании уже выверенные данные».
ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания»" src="/upload/medialibrary/ae6/04.jpg" height="300" title="Образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания»">
Была решена и проблема расхождения информации в отчетах ТМС и банка. Зачастую транзакции, совершенные, к примеру, 30-го числа, не успевают пройти по платежным системам до конца текущего месяца, поэтому сумма в выписке по централизованному счету меньше той, что указана в закрывающих документах от TMC. Следовательно, возникают расхождения. «Со временем мы начали показывать клиенту эту разницу и предоставлять ему выбор — производить оплату по фиксированной задолженности или по фактической, — говорит г-н Сафонов. — Мы называем эту дилемму „казначей — бухгалтер“: казначейство всегда хочет платить меньше и позже, а бухгалтерии важно, чтобы все сходилось».
Процедура, связанная с устранением возможных расхождений в закрывающих документах от агентства и выписке от American Express Bank, не влечет за собой дополнительные расходы компании, но лишь незначительно усложняет бухгалтерский учет. В этом уже убедились на практике специалисты компании ABB, которая в июне 2014 года в целях оптимизации процессов управления тревел-расходами перешла на схему использования BTA American Express.
При сотрудничестве ТМС с такими крупными клиентами, как ABB, обращение к банкам, предоставляющим кредитные решения, неизбежно. Ведь тревел-агентства не располагают таким объемом заемных средств, который бы позволил самостоятельно раз в 10 дней производить оплату заказанных авиабилетов в пользу перевозчика, согласно установленной IATA унифицированной системе взаиморасчетов BSP (Billing and Settlement Plan). Выставлять счета каждые 10 дней также не представляется возможным, ведь у крупных компаний сложный и длительный процесс реконсиляции.
«Самый оптимальный выход в такой ситуации — обращение к банкам, которые готовы предоставить этот кредит, а American Express Bank, в частности, дает его на срок от 28 до 58 дней», — рассказывает генеральный директор российского представительства «Хогг Робинсон Групп» (HRG) Филипп Лукьяненко.
Помимо положительного эффекта от рассрочки платежа, руководитель отдела непроизводственных закупок компании ABB Александр Котов подчеркнул и ряд других преимуществ использования BTA в компании. Среди них — улучшение качества отчетности и KPI по соблюдению сроков оплаты. «Когда мы не работали по схеме BTA, из-за сложного процесса сверки мы не всегда успевали вовремя произвести оплату. Сейчас этой проблемы нет благодаря оптимизации процесса передачи данных и получению расширенной отсрочки, которая агентству не дается», — рассказал спикер.
Темы образовательной сессии вызвали такой интерес среди участников, что обсуждения продолжались и за дверями конференц-зала — в неформальной обстановке во время кофе-брейка и ланча. Причем сессия стала полезной как для представителей компаний, которые еще не перешли на продвинутые технологии передачи и обработки данных и использование lodge-карт, так и для тех, кто уже работает с ними.
«Я считаю, что название „образовательная сессия“ в данном случае полностью оправдано, — считает руководитель администрации сети гипермаркетов бытовой техники и электроники „Медиа-Маркт-Сатурн“ Инна Альшевская. — Тому, что мы сегодня узнали, нигде не учат, о подобных новинках ни на каких курсах не рассказывают, а здесь коллеги делятся информацией о том, что сейчас актуально и прогрессивно, а также своим опытом, из которого мы можем извлечь уроки и выводы. Наша компания будет рассматривать те решения, о которых шла речь».
Директор по развитию продаж HRS.com в России и СНГ Александра Наумова поделилась, что их корпоративные клиенты в основном используют платежные системы AirPlus, но, к сожалению, этот глобальный провайдер на российском рынке не представлен, поэтому lodge-карты от American Express Bank или Visa — актуальная тема для обсуждений.
ACTE Russia" src="/upload/medialibrary/749/33.jpg" height="300" title="Образовательная сессия АБТ-ACTE Russia">
Между тем участники отмечали практическую ценность проведения не только конкретно этой образовательной сессии. Так, специалист отдела маркетинга и рекламы туроператора «Арт-Тур» Ратмир Романов подчеркнул: «Необходимость сессий, проводимых АБТ-ACTE Russia, продиктована действительностью — MICE-сегмент в России находится на волне, и необходимо постоянное обновление знаний и контактов, внедрение высокотехнологичных решений. Кроме того, темы образовательных сессий всегда подобраны грамотно: они отвечают всем проблемам бизнес-туризма и в России, и за рубежом».
Кстати, на образовательной сессии гостей ждали и приятные сюрпризы. Партнеры мероприятия разыграли среди сертификаты на различные услуги. Так, двое участников сессии смогут в любой точке мира воспользоваться трансфером от компании Accord, еще двое — позавтракать в ресторане «Метрополь» (каждый ваучер на две персоны). Туристическое объединение «Планета Сочи» подарила счастливчику возможность провести запоминающиеся выходные на черноморской Ривьере, остановившись в отеле «Хаятт Ридженси Сочи» — сертификат на проживание в нем в течение 3-х дней и 2-х ночей стал главным призом. Кроме того, после ланча всем желающим предложили отправиться на увлекательную экскурсию по залам и номерам гостиницы «Метрополь», где история таится буквально за каждой дверью, а произведений искусства не меньше, чем в музее.
Наталья Травова
