Образовательная сессия АБТ: главное в договоре – внимание к деталям!

Очередная Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ), посвященная теме «Работа по договорам с поставщиками как инструмент управления бюджетом», прошла в отеле Baltchug Kempinski 17 февраля. Мероприятие посетили руководители тревел-департаментов, тревел-менеджеры, административные директора крупнейших российских и международных компаний: Kaspersky Lab, BBDO, Siemens LLC, ФК «Открытие», Bayer, Shell, ГК «Синергия», ОАО «Сургутнефтегаз», Lamoda, Russ Outdoor, Colgate Palmolive и другие. 

В последние годы во многих компаниях наметилась тенденция к оптимизации расходов на деловые поездки. Число командировок растет, но при этом руководство ставит перед сотрудниками тревел-департамента задачу максимально рационально использовать бюджет. Один из эффективных инструментов для достижения этой цели — грамотно составленный договор с поставщиком услуг. Учитывая, что в среднем 58% бюджета на регулярные деловые поездки расходуется на авиа- и железнодорожные билеты, а 34% — на проживание, именно контрактам с авиаперевозчиками и гостиницами следует уделить особое внимание.

По мнению руководителя тревел-департамента ФК «Открытие» Марии Сергеевой, ключ к любому соглашению с поставщиком — статистика.

«В нашем бизнесе нельзя без статистики. В первую очередь, смотрите, что у вас есть по факту, анализируйте реальные затраты за истекший период, и только потом определяйте сетку расходов», — заявила эксперт.

Если говорить об отельной программе, то тревел-специалисту следует проанализировать основные города присутствия компании, количество ночей, забронированных за отчетный период, среднюю стоимость ночи и дополнительные требования бизнеса на следующий год.

«Исходя из этого, мы понимаем нашу политику, наши лимиты и только потом переходим к построению отельной программы. В нашей компании она стоит на „трех китах“: это прямые договоры с гостиницами, минимальный список приоритетных поставщиков и работа с сетевыми отелями, — заявила г-жа Сергеева. — Таким образом, можно добиться дисконта до 60% от базового тарифа».

По мнению эксперта, такая стратегия позволяет оставаться в лимите тревел-политики, консолидировать объемы закупок, значительно сократить расходы и получить специальные условия подтверждения номеров.

«Если с отелем построена персональная коммуникация, если отель видит, что вы даете ему бизнес, он пойдет вам навстречу», — уверена эксперт.

При этом г-жа Сергеева добавила, что отельную программу всегда нужно составлять для людей: сотрудник должен чувствовать внимание и заботу, тогда он будет хорошо и с удовольствием работать.

Начальник отдела по работе с корпоративными клиентами авиакомпании «Аэрофлот» Анастасия Шальнова рассказала об особенностях корпоративного сотрудничества с воздушными перевозчиками. Спикер представила различные типы договоров, которые возможны при заключении такого соглашения, а также структуру взаимодействия между авиакомпаниями, агентами и клиентами, виды обязательств по договорам и управление ими. 

 

Спикер подчеркнула, что корпоративный контракт гарантирует компании специальные условия, скидки и бонусы в обмен на повышение лояльности. Поэтому главный вопрос, который должен задать себе корпоративный покупатель перед подписанием договора — сможет ли его компания в течение года выполнить возложенные на себя обязательства. Г-жа Шальнова напомнила, что скидка — это всегда инвестиция, а значит, определенный риск для перевозчика, который будет оправдан только в случае прироста выручки от заключенного контракта.

Руководитель направления стратегических закупок, организации бизнес-поездок и маркетинговых коммуникаций компании ООО «Сименс» Марианна Успенская рассказала слушателям об особенностях и ключевых деталях договоров с ТМС. 

 

Спикер отметила, что учесть все нюансы при заключении соглашения с поставщиками невозможно, но «мы должны принять во внимание максимально возможное количество деталей. Безусловно, у каждой компании есть своя специфика, свои правила. Формулировки поправят юристы. Но первым делом именно мы, сотрудники, отвечающие за организацию бизнес-поездок, берем проект договора и начинаем вносить туда нужные нюансы. Юристы не могут знать тех тонкостей и деталей работы именно с тревел- агентством, которые мы хотим учесть».

Г-жа Успенская дала практические рекомендации по составлению договора с агентствами делового туризма: «Самое важно — еще это на этапе тендерного процесса прописать все основные требования максимально четко, определить условия и сроки оплаты, продуктивность работы агентов и прочие основные факторы. Если ТМС, получив все ваши требования на этапе задании, подтвердило участие в тендере, то процесс согласования договора пройдет без особых осложнений».

По мнению спикера, все заявки, поступающие в тревел-агентство, лучше подавать в письменной форме. При этом целесообразно включать форму заявки в качестве приложений к договору. «А вот сроки обработки этих заявок, принципы проверки процедуры авторизации лучше прописать еще в тендерном задании», — подчеркнула г-жа Успенская, призвав участников сессии осуществлять все этапы взаимодействия с агентством по четко установленным процедурам.

Принципами эффективного сотрудничества с MICE-агентствами с участниками сессии поделилась Анжелика Снитко — менеджер группы закупок услуг по организации мероприятий компании Bayer и модератор мероприятия. 

 

Эксперт подчеркнула, что работа с MICE-агентством — это консолидация всех видов услуг у одного поставщика, оптимизация документооборота и рабочего времени сотрудников, получение дополнительных скидок и наилучших цен, а также гарантия профессиональных услуг благодаря знанию агентством рынка и специфики организации мероприятий.

Г-жа Снитко предостерегла коллег от «подводных камней» при выборе поставщика и рекомендовала быть внимательнее к деталям при подписании договора с ним: «Не бойтесь быть дотошными и даже навязчивыми! В договоре главное — внимание к деталям. Например, обязательно указывайте площадь зала, ведь ваши представления о вместимости площадки могут сильно расходиться с мнением поставщика».

В рамках панельной дискуссии участники образовательной сессии получили множество полезных рекомендаций и смогли задать вопросы. В частности, был вынесен на обсуждение вопрос о том, могут ли сотрудники использовать корпоративные тарифы для личных целей. По словам Марии Сергеевой, бизнес-тревел — это сервисная индустрия, поэтому в повседневной работе всегда нужно учитывать «человеческий фактор». Кроме того, билеты и отели (даже забронированные в личных целях) позволяют получить дополнительные объемы, что выгодно при участии компании в программах лояльности.

По единодушному признанию гостей, тема образовательной сессии очень актуальна.

«Сейчас руководство ставит перед нами задачу сократить расходы, но при этом мы не можем себе позволить держать „в черном теле“ сотрудников. Единственный разумный выход — максимально использовать собственные ресурсы, планировать, анализировать. Участие в мероприятии АБТ помогло мне по-новому взглянуть на, казалось бы, очевидные вещи», — отметила Кристина Кривцова из компании Lamoda.

Партнерами образовательной сессии АБТ выступили компании Kerzner International, HRS.сom, Starwood Hotels & Resorts Worldwide, The Leading Hotels of the World, UTS Group. 

 

Полный фотоотчет с мероприятия можно посмотреть здесь. Следующая образовательная сессия АБТ пройдет 10 апреля. (businesstravelrussia.ru)