Образовательная сессия АБТ: как экономить на деловых поездках, если бизнес требует затрат

Очередная Образовательная сессия Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ), посвященная теме «Сокращение расходов. Перспективы на 2014 год», прошла в Metropol Moscow 9 декабря 2013 года. Впервые в мероприятии приняли участие не только корпоративные покупатели, но и поставщики услуг делового туризма — представители авиакомпаний, гостиничного сектора и визовые специалисты.

Профессиональным опытом в сфере делового туризма обменялись ведущие эксперты индустрии, представители компаний Kaspersky Lab, BBDO, KPMG, ФК «Открытие», Shell, PepsiCo, «Почта России», ОАО «Сургутнефтегаз», Yandex, Lamoda, группа компаний «Волга-Днепр», Knight Frank, «Сибур» и др. 

 
Партнерами Образовательной сессии выступили Abu Dhabi Tourism & Culture Authority, «Арт-Тур», Kerzner International, HRS.сom, Taj Group of Hotels, Ambotis Tours, i’way, Azimut Hotels.

Деловой туризм — относительно новый бизнес для России, поэтому механизмы сокращения расходов, нюансы бюджетирования в этой сфере практически не изучены. По мнению экспертов, в большинстве компаний вопросы экономии пока даже не стоят на повестке дня.

«Это первая в России сессия, где мы попытаемся выяснить, существуют ли исторические предпосылки и реалии современного рынка, на базе которых корпоративные покупатели могут говорить о технологиях сокращения расходов в сфере тревел, — открыла мероприятие модератор встречи, руководитель тревел-департамента ФК «Открытие» Мария Сергеева. — Не знаю, хорошо это или плохо, но в последнее время очевидно наметилась тенденция к слиянию тревел-департаментов и отделов закупок, поэтому финансовые вопросы в самое ближайшее время приобретут новое звучание».

«Такой важнейший „кусок“ бюджета, как затраты на бизнес-тревел, мало контролируется компаниями — это пока спонтанный и стихийный сегмент расходов. Такая ситуация характерна для молодого, стремительно развивающегося и агрессивного бизнеса, главная задача которого — быстрый рост и экспансия, — согласилась с коллегой по отрасли административный директор компании JTI Марина Кречетникова. — Но колесо истории не становить, поэтому уже очень скоро придет то время, когда вопросы экономии в сфере тревела будут поставлены всерьез». 

Во многом эта ситуация связана с отсутствием на российском рынке профессиональных ТМС, которые стали бы для корпоративных покупателей не просто качественными поставщиками бизнес-тревел услуг, но и надежными партнерами, вместе с которыми можно уверенно двигаться к намеченным целям. 

«В России большинство компаний управляют своей ТМС — и это неправильно. Должны появиться серьезные игроки, которые уже сейчас работают с нашими коллегами на Западе, но делают это иначе. Здесь мы получаем только выписку билетов и базовую отчетность, хотя понимаем, что тревел-менеджмент предполагает множество других важнейших функций, в частности, связанных с экономией бюджета. Именно ТМС будут воплощать saving-технологии, наработанные Европой и США. Запад выступит для нас локомотивом, который подтянет остальные «вагончики», — резюмировала г-жа Кречетникова.

По мнению Марии Сергеевой, решение авиакомпании «Аэрофлот» об отмене агентской комиссии уже достаточно встряхнуло индустрию, став первым шагом на пути к новой «прозрачной» схеме взаимодействия корпоративных покупателей и ТМС: «Мы будем уходить от нулевых контрактов и требовать необходимый уровень сервиса. Я вообще сторонник того, чтобы ТМС получали не дисконт, а исключительно transaction fee. Поэтому действия «Аэрофлота» — это абсолютно революционный прорыв!» 

Эксперт добавила, что в авиационной и гостиничной индустрии уже наметились позитивные тенденции, которые связаны с приходом на российский рынок глобальных игроков: «Надеюсь, что международные сети поднимут уровень и российских отелей», — добавила спикер.

В рамках образовательной сессии были представлены схемы оптимизации бюджета по трем основным статьям тревел-расходов: покупке авиабилетов, бронированию гостиниц и оформлению виз.

Управляющий партнер компании Formal Side Анастасия Скоморохова, выступившая с презентацией «Визовые формальности: особенности и оптимизация работы», подчеркнула, что ее тема не имеет прямого отношения к сокращению затрат. Речь идет, скорее, об экономии времени и предотвращении таких нежелательных ситуаций, как срыв командировки из-за отсутствия визы или приглашения для иностранного партнера. А это, в свою очередь, чревато негативными финансовыми последствиями для компании. Поэтому, подчеркнула эксперт, тревел-департамент должен знать всю географию перемещений сотрудников и заблаговременно обновлять документы. 

 
«Не нужно ждать, когда настанет день X и у сотрудника закончится срок действия загранпаспорта или визы. Начните работу с документами заранее, — призвала коллег г-жа Скоморохова. — Составьте элементарный файл в формате Excel, чтобы заносить туда информацию о частоте перемещений и текущем статусе документов. Это позволит сэкономить не только время и деньги, но и нервы».

В своем выступлении эксперт коснулась всех аспектов работы с визовыми документами и загранпаспортами. Особое внимание она уделила вопросу получения актуальной информации. Ежедневно интернет, TV, радио, печатные СМИ предлагают тысячи новостей, которые в той или иной мере связаны с оформлением выездных и въездных документов. Г-жа Скоморохова рекомендовала взять за правило: верить только первоисточникам.

«Сейчас очень много информации находится в открытом доступе, но не всегда ей можно доверять. Я рекомендую пользоваться только данными на сайтах ФМС, УФМС по г. Москве, „Российской газеты“. Справочник IATA Timatic — незаменимый помощник в вопросе оформления выездных виз», — отметила г-жа Скоморохова.

«Взгляд авиакомпаний на сокращение издержек» представила на сессии менеджер по продажам авиакомпании airberlin Ольга Сингх. Она не только рассказала о собственных бонусных программах авиаперевозчика, но и представила основные преимущества заключения трехстороннего договора между поставщиком авиауслуг и корпоративным покупателем. 

Помимо специальных тарифов, такое соглашение, как правило, предоставляет компании целый ряд так называемых soft benefits: бесплатное изменение даты вылета, бесплатная аннуляция билета, выбор места в салоне, регистрация дополнительного места багажа или провоз ручной клади, приоритетная посадка на борт или регистрация для высоких классов бронирования. Г-жа Сингх подчеркнула, что по договору корпоративные покупатели получают не самые низкие цены на авиабилеты: это связано с тем, что большинство командировок планируются за 3-7 дней до вылета. Однако именно эти «дополнительные привилегии» позволяют корпорациям существенно сократить расходы на авиаперелеты, которые составляют до 60% тревел-бюджета. По статистике эксперта, около 50% деловых поездок откладываются или отменяются вовсе, поэтому именно «гибкий» корпоративный тариф оказывается выгоднее, на первый взгляд, более дешевых опубликованных тарифов, билеты по которым не подлежат обмену или возврату. 

«При принятии решения о заключении корпоративного договора с авиакомпанией следует учитывать несколько моментов: количество часто путешествующих сотрудников, периодичность перелетов на направления, выполняемые перевозчиком, удобство расписания вылетов на интересующие направления, глубину бронирований и бюджет на перелеты. Постарайтесь учесть все нюансы. В этом случае корпоративный договор принесет максимальную выгоду», — заявила г-жа Сингх.

Спикер рекомендовала тревел-менеджерам на локальном уровне подключаться к глобальным договорам с поставщиками, заключенным штаб-квартирами корпораций. «Демонстрация большого объема закупок позволит вам получить большие скидки и уйти от административных формальностей», — резюмировала спикер.   

Мария Кречетникова рассказала слушателям о том, как экономить, если бизнес требует больших затрат.

«Ситуация с оптимизацией расходов всегда неоднозначная. Казалось бы, хороший сервис и экономия — это несовместимые вещи, но мы всегда стремимся их совместить», — отметила спикер. Она разделила этот блок работы тревел-менеджера на три основных направления: оптимизацию внутренних процессов компании (demand management), работу с поставщиками и коммуникацию. 

 
«Помните, ничто не может так сократить расходы, как отсутствие самой поездки. Активно развивайте технологии удаленного общения. Пока топ-менеджеры не поймут, что существуют альтернативные способы коммуникации, мы не начнем экономить», — подчеркнула г-жа Кречетникова.

По ее мнению, переломным моментом для российской индустрии бизнес-тревел станет и изменение отношения в обществе к профессии тревел-менеджер как ведущего бизнес-консультанта компании: «Вы должны спокойно и уверенно говорить о правилах, нельзя постоянно делать исключения. Будьте всегда на связи, напоминайте о принципах экономии, временных рамках подачи документов, бронирования билетов. Такой подход не только сэкономит деньги, но и поднимет статус тревел-департамента».

Множество ценных рекомендаций было дано участниками сессии в рамках Панельной дискуссии. В частности, Ольга Хорасанова рассказала об уникальной технологии электронного аукциона, которая успешно используется в компании «Аксенчер». Онлайн-площадка становится для отельеров своеобразной «ареной битвы за бизнес», которая происходит при непосредственном участии ТМС. Благодаря такому состязанию корпорация гарантированно получает самые низкие тарифы. 

 
По окончании Образовательной сессии была проведена пресс-конференция, приуроченная к презентации Business Travel Year Book — первого масштабного исследования российской индустрии деловых путешествий, проведенного экспертами АБТ.

Специально для журналистов и профессионалов индустрии консультант Ассоциации Винфрид Барксайтис открыл некоторые результаты проведенного исследования и рассказал о достижениях отрасли, представив статистические данные по каждому сегменту рынка бизнес-туризма и прогнозы развития индустрии на 2014 год. Эксперт отметил, что в 2012 году объем российского рынка бизнес-тревел составил 440 млрд. рублей, а уже в 2013 году этот показатель составил 471 млрд. рублей. Подобный темп позволяет прогнозировать бурное развитие индустрии в ближайшие годы, причем рост объема рынка составит не менее 7%. 

 
Следующая Образовательная сессия АБТ пройдет 17 февраля и будет посвящена договорной работе с поставщиками. Участники сессии узнают, какие виды договоров с поставщиками существуют, на что необходимо обращать внимание при составлении и подписании соглашения и многое другое. (businesstravelrussia.ru)