Деловой туризм и организация корпоративных мероприятий — направление, относительно новое для России. Поэтому не удивительно, что механизмы сокращения расходов и нюансы бюджетирования в этой сфере пока не только практически не изучены — в большинстве компаний эти вопросы даже не стоят на повестке дня. Сегодня актуальность задач по управлению закупками и оптимизации тревел-бюджета начинают понимать не только в столичных офисах международных ироссийских компаний, но и в регионах. Это говорит о том, что бизнес-тревел в нашей стране выходит на новый уровень
Деловой туризм и организация корпоративных мероприятий — направление, относительно новое для России. Поэтому не удивительно, что механизмы сокращения расходов и нюансы бюджетирования в этой сфере пока не только практически не изучены — в большинстве компаний эти вопросы даже не стоят на повестке дня. Сегодня актуальность задач по управлению закупками и оптимизации тревел-бюджета начинают понимать не только в столичных офисах международных и российских компаний, но и в регионах. Это говорит о том, что бизнес-тревел в нашей стране выходит на новый уровень.
Интересно, что инициатива внедрения saving-технологий часто исходит не от корпоративных покупателей, а от поставщиков услуг — агентств делового туризма. Так было и с бизнес-завтраком, организованным компанией «Самараинтур» 22 апреля. Тон мероприятию задали встречавшие гостей сотрудники агентства с яркими табличками и остроумными лозунгами: «Миру — MICE», «Оптимизирую затраты», «Корпораты — это прям моё», «Мотивирую персонал», «Хочу в отпуск». В уютной атмосфере нового самарского отеля Hampton by Hilton они создали уникальную атмосферу, сочетавшую теорию и интерактивные кейсы, презентации и оживленные дискуссии, мечты о летнем отдыхе и задачи бизнеса.
Компания «Самараинтур», «локомотив» местного туристического рынка, предложила коллегам по индустрии обсудить абсолютно новую для региона тему «Разумная экономия: работающие технологии в сокращении расходов на деловые поездки и мероприятия».
«По большому счету мы живем в двух потоках. С одной стороны, мы тратим. Но, с другой стороны, мы еще и инвестируем в развитие бизнеса, а значит, — зарабатываем. В последнее время с Запада в Россию и, будем надеяться, в наш самарский регион, пришло такое понятие, как «управление затратами в стиле saving», — открыла мероприятие бизнес-тренер Ксения Римм.
Спикер напомнила участникам, что разумная экономия подразумевает не только «урезание» издержек и стремление уложиться в минимум бюджета. Помимо прямого сокращения финансовых затрат, существует и такой огромный пласт работы, как поиск скрытых резервов компании.
«Речь идет об оптимизации тех издержек, которые никогда не покажут вам бухгалтерия и финансовый отдел. Это может быть и оптимизация рабочего времени сотрудников, и построение более эффективных горизонтальных связей, и новая схема работы с поставщиками. От решения именно этих задач зависят перспективы развития компании и тот экономический „плюс“, на который она планирует выйти в будущем», — заметила г-жа Римм.
Спикер предложила участникам бизнес-завтрака задуматься над тем, сколько времени сотрудники, не имеющие прямого отношения к сфере бизнес-тревел, тратят на организацию деловых поездок своих коллег, и насколько оптимальными можно считать выбираемые ими тарифы на бронирование отелей и авиабилетов.
«Усилия секретарей и личных помощников можно и нужно направить в другое русло! — уверена эксперт. — А процесс организации командировок и MICE-мероприятий возьмут на себя профессионалы».
О том, каким образом аутсорсинг функций тревел-координатора поможет компании сократить бюджет на деловые поездки и MICE, рассказал руководитель департамента корпоративного обслуживания компании «Самараинтур» Сергей Рыжов в презентации «Программа оптимизации затрат обслуживания командировочного бюджета и деловых мероприятий».
«Многие самарские предприятия до сих пор заказывают в тревел-агентстве исключительно авиа- или ж/д билеты, потому что не могут сделать это сами. Что касается отелей, топ-менеджеры считают, что „дозвониться и забронировать номер“ проще секретарю. При этом никто не думает о выгодных корпоративных тарифах или оптимизации расходов: бухгалтерия просто выдает командированному сотруднику „наличные“, а тот, в свою очередь, готовит необходимые отчетные документы по окончании поездки. Что для меня удивительно — напрямую бронируются даже трансферы и аэроэкспрессы, хотя это тоже категория затрат командировочного бюджета, которая должна регулироваться тревел-политикой», — констатировал эксперт.
Г-н Рыжов рекомендовал самарским корпоративным покупателям больше доверять опыту тревел-агентства, отдавая на аутсорсинг полный перечень услуг по организации командировки: бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, организацию трансфера, визовый сервис, оформление страховки, прием официальных делегаций, услуги переводчиков, организацию конференций и совещаний и многое другое. Но, самое главное, именно ТМС необходимо делегировать создание и контроль исполнения тревел-политики — важнейшего документа, от соблюдения которого напрямую зависит возможность сокращения расходов на корпоративные поездки.
В первую очередь, тревел-политика должны включать четкий регламент процедуры авторизации: «Не будем забывать, насколько увеличивают бюджет экстренные командировки, оформляемые за 1-2 дня до предполагаемой поездки. Причем подобное бронирование „в последнюю минуту“ далеко не всегда диктуется объективной необходимостью — в ряде случае мы имеем дело с простой безответственностью сотрудников. При этом все мы знаем, сколько будет стоить, например, билет „Аэрофлота“ по маршруту Самара-Москва, оформленный в пятницу вечером. Поэтому сроки подачи заявки на командировку должны быть прописаны в тревел-политике, а их несоблюдение должно как минимум повлечь необходимость авторизации руководством, а как максимум — наложение штрафа».
В документе также стоит прописать принципы бюджетирования и лимиты на бронирование отелей и авиабилетов — «иначе каждый сотрудник будет волен выбирать, с какой авиакомпанией ему лететь и где жить», считает эксперт. При этом классы обслуживания должны соответствовать структуре организации. А список рекомендованных поставщиков сузит круг поиска, оптимизирует время сотрудников и позволит компании в будущем получить более выгодные тарифы за счет кумулятивного объема бронирований.
Важный элемент тревел-политики — регламент процедуры отмены брони. «Это всегда связано со штрафными санкциями, а значит — затратами, которых можно было бы избежать, — считает г-н Рыжов. — Сотрудник, в последний момент решивший „не лететь“, не вправе без согласования с руководством подходить к секретарю со словами „отмени мне бронь“. Ведь штраф по отелям может составить и 100% за сутки».
Для того, чтобы этот регламент заработал, эксперт рекомендовал корпоративным покупателям начать со сбора данных и подготовки статистики по существующим командировочным расходом — причем делать это лучше совместно с тревел-агентством. Затем можно приступать к анализу собранной информации, чтобы понять, какие поставщики соответствуют целям и задачам бизнеса. Это поможет оптимизировать закупки в сфере бизнес-тревел.
Контроль за соблюдением тревел-политики и оценку эффективности принятых стандартов также лучше осуществлять совместно с ТМС. Именно агентство поможет корпоративному покупателю с заключением трехсторонних договоров с авиакомпаниями и отелями, ведением программы «договорных тарифов», предоставит статистику и отчеты по командировочным расходам.
«Процесс разработки и внедрения тревел-политики достаточно трудоемкий. Но если вы хотите экономить разумно — а именно так звучит сегодняшняя тема — то нужно внедряться в современные процессы, создавать такие политики. И начинать экономить именно на консолидации затрат», — считает г-н Рыжов.
По мнению эксперта, грамотное управление тревел-бюджетом поможет компаниям значительно сократить финансовые расходы на деловые поездки, снизит трудозатраты сотрудников, ответственных за этой направление, поможет выстроить четкие механизмы организации деловых поездок и повысить прозрачность финансовой отчетности. При этом компания получит самое главное — резервы для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
В рамках мероприятия Ксения Римм провела интерактивный бизнес-кейс: четверо участников примерили на себя роли генерального директора, директора по развитию компании, руководителя департамента HR-службы и личного помощника руководителя и попытались разыграть встречу вымышленного бизнес-партнера, который внезапно приехал в Самару из Японии для проведения важных переговоров. Игрокам всего за пять минут предстояло решить огромное количество задач: от организации встречи в аэропорту, трансфера, поселения в отель, до подготовки культурно-развлекательной программы и покупки обратных билетов. Оказалось, что сделать это достойно, не прибегая к помощи профессионального MICE-агентства, крайне сложно.
«Многие процессы можно и нужно отдать на аутсорсинг — подумайте об этом прежде, чем организовывать встречу партнеров самостоятельно», — обратился к участникам бизнес-завтрака Сергей Рыжов. Так, компания «Самараинтур» может предложить клиентам не только полный спектр услуг от приглашения, встречи, размещения, питания и организации развлекательной программы для партнеров, но помочь корпоративным покупателям с возмещением НДС. «При этом с большинством отелей Самары мы работаем в единой цене и можем гарантировать специальные тарифы на размещение в рамках конфиденц-контрактов», — заметил эксперт.
С 2004 года при компании «Самараинтур» работает собственная школа экскурсоводов, что гарантирует высокий уровень культурно-развлекательной программы для гостей города. При желании, можно попасть даже за кулисы театра оперы и балета!
Эксперты сессии напомнили участникам, что инвентив-программы могут быть интересны не только зарубежным бизнес-партнерам, но и «внутренним клиентам» — сотрудникам компаний. Ведь именно нематериальная мотивация на ценностном уровне повышает эффективность работы.
При этом у глобальных компаний, подписавших договор с международным или федеральным поставщиком MICE-услуг, не возникнет никаких проблем с организацией поощрительных мероприятий в Поволжье: «для большинства таких агентств „Самараинтур“ является региональным партнером, и они прекрасно знают нас», — заверил слушателей Сергей Рыжов.
А лучшее подтверждение высокого качества услуг — премия Business Travel & MICE Awards «лучшему организатору инсентив-программ по России», которую компания «Самараинтур» получает уже второй год подряд.
Бизнес-завтрак закончился викториной вопросов и розыгрышем призов от партнеров мероприятия — международной сети отелей Hilton, ресторана «Старая квартира», телеканала РБК/РТВ-Самара, делового радио Business FM и группы компаний ForeSight.
Светлана Деникина
