Семинар для персональных ассистентов: При организации мероприятий главное – уметь тушить пожары!

О внимании к деталям, двойной проверке, «уроках» и необходимости перемен шла речь на образовательном семинаре АБТ-ACTE Russia «Когда персональный ассистент... event-manager». Мероприятие состоялось в отеле «Савой» 24 апреля при поддержке Франко-российской торгово-промышленной палаты, компании Air Charter Service, оператора роскошных гостиниц Shangri-La Hotels and Resorts, а также компании McArthurGlen — владельца, оператора и девелопера дизайнерских аутлетов.

На семинаре собрались персональные ассистенты, координаторы, сотрудники ресепшн из таких компаний, как «Лаборатория Касперского», Prahs, «ЕвроХим», JP Morgan, Covidien, Social Discovery Ventures, «Данфосс», Ситибанк, Росбанк, Zimmer и других. Более трети участников признались, что организация мероприятий уже входит в круг их обязанностей. Остальным, возможно, только предстоит столкнуться с этим непростой задачей. 

«Любое корпоративное событие — это проект, и к нему нужно относиться соответственно», — считает Ирина Зернова, директор по бизнес-процессам и администрированию платежной системы Visa. Все мероприятия спикер условно разделила на несколько типов: внутренние (для сотрудников) и внешние, локальные и выездные, а также организованные с привлечением агентства. При этом, по мнению г-жи Зерновой, сотрудничество с event-агентством не снимает с организатора ответственности, а требует еще большего контроля. Только double check, а еще лучше тройная проверка, гарантирует, что все пройдет «на пятерку».

Впрочем, спикер отметила, что не бывает мероприятий, которые проходят гладко на 100%: «Как бы хорошо вы ни подготовились, чрезвычайные ситуации всегда будут. Самое главное — уметь „тушить пожары“, быстро реагировать на нестандартные ситуации. Помню, мы проводили мероприятие в „Национале“. В гардеробе работал очень приятный пожилой мужчина, однако в одиночку он не справлялся с большим потоком гостей. Мы этого не предусмотрели, но оперативно вышли из положения: наши девочки пошли ему помогать. Не забывайте, что „театр начинается с вешалки“ и будьте внимательны к деталям».

Эксперт подчеркнула, что по завершению каждого мероприятия следует поблагодарить всех, кто участвовал в его подготовке и проведении, и обязательно устроить «разбор полетов»: отметить, что понравилось, а что — нет. Такие «уроки» помогут не повторять ошибок.

Г-жа Зернова привела в пример мероприятие с участием Михаила Горбачева, на которое она попала, когда только устроилась в Американскую торговую палату (предыдущее место работы). Пришло больше гостей, чем было запланировано — и сотрудникам отеля вместе с организаторами прямо во время ивента пришлось вносить в зал дополнительные столы, чтобы всех усадить. И хотя это очень редкая ситуация — как правило, около 10% приглашенных, наоборот, в итоге не приходят — на всех мероприятиях, которые организовывает г-жа Зернова, в зале всегда есть дополнительный стол, пусть даже в углу и ненакрытый.

Поделившись своим опытом, эксперт все же подчеркнула, что для организации успешных мероприятий нужна практика и определенный склад ума. «Некоторые просто не могут этим заниматься, потому что не видят всей картины целиком. Это нормально, ведь у людей разный тип мышления, кому-то больше подходит работа в другом направлении», — подвела итог своего выступления г-жа Зернова.

Управляющий партнер компании «Герань и Партнеры» Анна Свердлова, которая прошла путь от ассистента до владельца бизнеса, рассказала о своей карьере и тех ошибках, которые совершала на профессиональном пути.

Свою карьеру г-жа Свердлова начала с должности секретаря ресепшн, и потребовалось примерно 2,5 года на то, чтобы стать ассистентом по административным вопросам советника министра в Посольстве Израиля в Москве. «Организация мероприятий для государственных чиновников — это отдельная тема. Она подразумевает огромное количество вопросов, связанных с протоколом и требованиями безопасности — вплоть до того, что вскрывают полы в номере, где будет проживать первое лицо», — поделилась спикер. 

Как-то во время визита Премьер-министра Израиля Биньямина Нетаньяху был запланирован прием. «Я подробно изучила, что такое кошерная пища, мы даже направляли меню в Министерство иностранных дел. Казалось, все было в порядке, — вспоминает спикер. — Но утром в день приема пришла инспекция из синагоги — проверить, какая будет готовиться еда и все ли соответствует кашруту. Выяснилось, что требования кашрута распространяются не только на саму пищу и правила сочетаемости продуктов, но и на посуду, в которой готовят и подают блюда. Например, нельзя использовать сковородки, в которых прежде жарили свинину. И нам пришлось в кратчайшие сроки закупать огромное количество новой посуды, чтобы она тоже была кошерной. Какой урок я для себя извлекла? При подготовке мероприятия, конечно, важно сделать домашнее задание, внимательно изучить все детали. Но еще нужно говорить с людьми, при необходимости найти эксперта. В моем случае можно было просто позвонить в синагогу и заранее проконсультироваться с любым раввином».

Какой бы интересной ни была работа, рано или поздно приходит осознание необходимости перемен. Не увидев для себя дальнейших перспектив в Посольстве, г-жа Свердлова перешла работать в Американскую торговую палату. «Моя ошибка была в том, что я задумалась о перспективах довольно поздно. А это нужно делать практически сразу, как только вы устраиваетесь на работу. Тем самым вы притягиваете к себе благоприятную ситуацию. Вас начинают звать на интервью — вы учитесь рассказывать о своем опыте, правильно позиционировать себя, парировать доводы сотрудников кадровых агентств и работодателей».

У всех, кто занимается организацией мероприятий, огромное количество контактов. Ассистенты, к тому же, общаются с высокопоставленными партнерами руководителей. Спикер посоветовала воспринимать каждого человека, с которым вы общаетесь по долгу службы, как потенциального работодателя или того, кто мог бы дать вам рекомендацию.

Проработав в Палате 8 лет, г-жа Свердлова многому научилась, в том числе тому, что нужно помогать людям и улыбаться, что бы ни произошло. «Если гости на мероприятии видят, что вы куда-то побежали с серьезным выражением лица, то у них возникает ощущение, что есть какая-то проблема. Нужно держать фасон, всегда быть очаровательной и любезной», — отметила эксперт.

Г-жа Свердлова извлекала уроки и в дальнейшем, на новых местах работы. Так, будучи начальником управления по связям с общественностью в итальянском банке «Интеза», она на практике убедилась: то, что хорошо при организации мероприятий в Москве, не всегда работает в регионах. К примеру, в Красноярске администрация мэра не оценила подписанные от руки приглашения, а в Нижнем Новгороде на пресс-завтраке, формат которого предполагал кейтеринговые зоны и высокие столы, гости начали искать куда присесть — и пришлось заносить стулья.

Зачем нужен бизнес-чартер? Что это — роскошь или инструмент ведения бизнеса? По словам старшего менеджера по работе с VIP-клиентами компании Air Charter Service Григория Мурашова, ответ на эти вопросы во многом зависит от категории пассажиров. Всех пассажиров бизнес-чартеров можно условно разделить на 5 групп: бизнесмены, королевские семьи, селебрити, государственные деятели и просто обеспеченные люди. В зависимости от целей и задач, которые они преследуют, различаются самолеты и набор предоставляемых услуг.

Для серебрити важно всегда оставаться на виду, поэтому зачастую перелет на бизнес-джете для них — способ саморекламы. Например, Виктория Бекхэм всегда размещает в Twitter свои фото на фоне бизнес-джета, когда куда-то летит, и собирает тысячи «лайков». А вот для деловых людей бизнес-чартер — это, в первую очередь, инструмент ведения бизнеса. Им неважны роскошь и излишества, цвет кожи на сиденьях. Они ценят высокий уровень сервиса. «Бизнесменам важно, чтобы человек, ответственный за их перелет, очень быстро реагировал на все изменения их расписания и географии полета. Кроме того, на борту для них необходимо организовать мини-офис — обеспечить связь, интернет, возможность общения с партнерами. Иногда важные переговоры и сделки совершаются прямо во время полета». К слову, государственным деятелям бизнес-джеты, помимо всего прочего, помогают продемонстрировать независимость, статус государства, которое они представляют.

«Помимо основных целей бизнес-авиации, существуют еще косвенные. К примеру, один из наших клиентов — владелец собственной компании — после успешного окончания финансового года решил наградить сюрпризом особо отличившихся сотрудников и организовал им перелет на Мальдивы, — рассказал г-н Мурашов. — Причем до самого прибытия на место пассажиры не знали, куда летят: все службы были предупреждены о секретности полета, паспорта и посадочные талоны специально не выдавали на руки, с чемоданов удалили багажные бирки. По словам экипажа, когда самолет подлетал к островам, некоторые чуть ли не прыгали от счастья. Так что цели и задачи бывают разными. И чартер может стать универсальным решением для любой из них».

Практическим опытом и советами по организации мероприятий для поддержания имиджа компании поделилась административный ассистент HSBC Bank Ирина Буряк. К примеру, нужно учитывать расположение площадки, чтобы гости не отказались прийти на мероприятие после рабочего дня. В Москве сложная транспортная ситуация, в часы-пик на дорогах пробки, есть и проблемы с парковкой. Поэтому лучше устраивать мероприятие в центре, потому что многие предпочитают добираться на метро. Спикер отметила, что хотя в столице огромное количество площадок, в центре довольно сложно найти подходящую для мероприятия на 100-150 человек. В основном предлагаются площадки вместимостью до 70 гостей, либо рассчитанные на 400-500 человек. 

«Кстати, многие рестораны предлагают свой алкоголь. Но мы сотрудничаем с торговой компанией, которой доверяем, и хотим привозить свои напитки. Этот пункт нужно обговаривать с управляющим. Вы можете заплатить так называемый пробковый налог — 200-300 руб. за каждую привезенную бутылку», — прокомментировала эксперт.

По словам г-жи Буряк, важно заранее продумать, какие подрядчики вам потребуются для организации мероприятия. В зависимости от формата — это могут быть кейтеринговые или трансферные компании, музыкальная группа. «Если приглашаете музыкантов, сразу запрашивайте технический райдер — требования к звуковому оборудованию, который необходимо передать управляющему в ресторане или клубе. Если площадка не располагает необходимым оборудованием, придется искать дополнительного подрядчика», — отметила спикер.

Г-жа Буряк рассказала, что при организации мероприятий предпочитает не пользоваться услугами event-агентств, потому что это лишнее звено с финансовой точки зрения, к тому же, сложно контролировать, что происходит, и порой бывает трудно донести идею. «Как правило, у агентств уже есть наработанные концепции мероприятий, которые они стараются вам предложить», — сказала эксперт.

Так как гости часто опаздывают, спикер предложила в приглашении указать время начала мероприятия на час раньше. «И если устраиваете деловые завтраки или коктейльные вечеринки, не забывайте подготовить бейджи для гостей, чтобы им проще было установить друг с другом контакт и общаться», — добавила г-жа Буряк.

Разнообразить программу выездного мероприятия или командировки может шопинг. Удачные покупки — одна из составляющих запоминающейся поездки. Татьяна Зайцева рассказала участникам семинара о дизайнерских аутлетах McArthurGlen. 20 аутлетов расположены в 8 странах: Великобритании, Франции, Италии, Австрии, Греции, Германии, Голландии и Канаде. Все аутлеты, будь то Barberino в 30 мин. езды от Флоренции, Parndorf неподалеку от Вены, Troyes во французском регионе Шампань или Cheshire Oaks в 35 мин. от Манчестера, отражают стиль и колорит местности. 

«В аутлетах вокруг центральной площади представлены бутики с элитными брендами, такими как Prada, Fendi или Dolce&Gabbana, а чуть поодаль — с более доступными. На территории есть информационный центр, кафе, рестораны, детские площадки, парковки. Здесь можно не только устроить шопинг, но и отдохнуть. На площадях легко провести корпоративные мероприятия — вечеринки, приемы. Если планируется много гостей, мы даже можем закрыть аутлет. В зависимости от ваших предпочтений мы можем заказать VIP-трансфер, организовать VIP-прием с шампанским и подарками, предоставить шопинг-консультанта. Мы предоставляем нашим партнерам дополнительную 10% скидку в магазинах и другие возможности», — пояснила г-жа Зайцева.

На новый уровень выездное мероприятие может поднять и работа с поставщиками сегмента luxury. Рекомендации, как правильно ее выстроить, дал Константин Якушев, консультант по продажам в России и СНГ Shangri-La Hotels and Resorts.

Спикер призвал к живому общению с поставщиками услуг, что позволит избежать многих проблем. «В азиатских странах совершенно другой менталитет и есть такая особенность, что не очень принято о чем-то спрашивать. Поэтому для успешной поездки и успешного мероприятия вам самим необходимо задавать как можно больше уточняющих вопросов», — подчеркнул г-н Якушев.

Сегодня много консолидаторов гостиничных услуг. Спикер посоветовал осуществлять через такие системы поиск, но при бронировании обращаться напрямую к сайтам отелей. «Когда к нам приходит бронирование через два-три этапа, мы практически ничего не знаем о клиенте и его потребностях», — сказал г-н Якушев.

Эксперт отметил, что в случае, когда речь идет о размещении руководителя, стоит перед заездом предоставить как можно больше информации сотрудникам отеля. Ведь есть важные моменты относительно курения в номерах, аллергии, ограничения по питанию. Опять же через отель можно заказать трансфер из аэропорта, fast track, личную встречу, для этого не нужно искать других поставщиков.

«Сейчас во многих гостиницах есть клубные этажи. Это не просто номера с лучшим видом, а своего рода отель на территории отеля: гостям предоставляется отдельная регистрация, доступ в клубную гостиную, отдельная служба профессиональных консьержей, возможность пользоваться переговорной комнатой и приятные мелочи — например, глажка костюма, — пояснил г-н Якушев. — Доплата, которую вы вносите за эту категорию, весьма символичная — как правило, 10-20% стоимости номера. Но преимущества, которые дает такое размещение, для деловых путешественников порой очень важны. Особенно в таких направлениях, как Китай, где до сих пор остро стоит проблема с английским языком и без карточки с иероглифом адреса гостиницы на самостоятельную прогулку по городу лучше не отправляться». 

Спикер отметил еще одну особенность азиатских стран. Если в Европе в отелях ресторанов не так много, то в Азии обратная ситуация. «Видимо, исторически это был вопрос гигиены и безопасности, но именно в отелях создавались и открывались все топовые рестораны. Поэтому даже местные жители в Гонконге, Пекине, Шанхае или Сингапуре любят приходить в рестораны, которые находятся в отеле. Многие рестораны также предлагают концепцию приватных кабинетов, что удобно для проведения деловых встреч», — отметил г-н Якушев.

Спикер также порекомендовал заранее обращаться к поставщикам на предмет специальных предложений. «Есть определенные даты, когда отель готов предоставить для „бизнеса“ интересные условия. Часто к нам приходят запросы, и мы понимаем, что теоретически мероприятие можно было бы перенести на несколько дней, но даты его уже зафиксировали. Поэтому мы рекомендуем начинать подготовку к мероприятию именно со сбора данных — возможно, в для первой недели ноября цены будут дешевле, чем для второй или третьей. Это действительно позволяет существенно сэкономить», — уточнил эксперт.

И напоследок спикер напомнил о том, что не нужно бояться спрашивать советов и о чем-то просить. «В отелях сегмента luxury не любят слово „нет“, мы всегда готовы предложить вам несколько альтернатив. Самое страшное для отельеров — это нерешенные проблемы гостя», — добавил г-н Якушев.

По традиции мероприятие завершилось лотереей. Среди призов — ежедневники от МсArthur Glen, два набора косметики L’Occitane от Shangri-La, подарочный сертификат на сумму 1 тыс. евро на услуги Air Charter Service, два сертификата на бизнес-затраки в отеле «Савой». А после все желающие отправились на экскурсию по гостинице.

«Я только вступила в Ассоциацию, и это первое мероприятие АБТ-ACTE Russia, на котором я присутствую, — поделилась ассистент финансово-административного отдела Zimmer Екатерина Михлина. — Семинар был очень информативным. Я в бизнесе уже семь лет и проводила довольно много мероприятий. Сегодня рассказали обо всем, что пригодится молодым ассистентам, которые только начинают работать в этом направлении. Очень интересно было послушать и про бизнес-чартер».

А кого-то мероприятие даже подтолкнуло к новым профессиональным свершениям. «Этот семинар дал мне толчок развиваться дальше. Я решила, что мне нужно получить второе образование в области организации ивентов, — призналась Ксения Федорова, персональный ассистент управляющего директора, руководителя департамента маркетинга и продаж компании „ЕвроХим“. — На предыдущей работе я организовывала мероприятия, на этой еще нет. Но после сегодняшнего бизнес-завтрака я подойду к своему руководителю и сама скажу о своем желании этим заниматься».

Наталья Травова