Тревел-менеджеры, специалисты по закупкам и административным вопросам, координаторы и другие участники рынка делового туризма 4 февраля собрались в отеле «Садовое кольцо» на образовательном практикуме АБТ-ACTE Russia. Во время встречи гости разделились на небольшие группы – и получили возможность обсудить с экспертами различные темы, поделиться опытом с коллегами, задать напрямую волнующие вопросы поставщикам и узнать новости из первых уст
Тревел-менеджеры, специалисты по закупкам и административным вопросам, координаторы и другие участники рынка делового туризма 4 февраля собрались в отеле «Садовое кольцо» на образовательном практикуме АБТ-ACTE Russia. Во время встречи гости разделились на небольшие группы — и получили возможность обсудить с экспертами различные темы, поделиться опытом с коллегами, задать напрямую волнующие вопросы поставщикам и узнать новости из первых уст. Это второе мероприятие в новом для Ассоциации формате — первый практикум был проведен в октябре прошлого года.
Руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами компании «Аэрофлот» Анастасия Шальнова предложила участникам озвучить свои проблемы, просьбы и предложения, касающиеся сотрудничества с перевозчиком. «Зачастую корпорации делегируют всю коммуникацию с поставщиком своему агентству. Однако TMC в силу разных обстоятельств не всегда могут ответить на возникающие вопросы. Наличие дополнительного звена всегда влечет за собой „разрывы“ в коммуникации. Поэтому, если необходимо что-то прояснить, смело обращайтесь к нам напрямую», — подчеркнула спикер.
Возможность лично пообщаться с сотрудником «Аэрофлота» для многих была актуальной. К примеру, в одной из компаний ждут от перевозчика подтверждения пролонгации договора. Кроме того, участники практикума из первых уст узнали о планах и новостях авиакомпании. Так, по словам Анастасии, процесс возвратов денег по билетам «Трансаэро» будет продолжаться еще около месяца, а летом у «Аэрофлота» откроется туристический маршрут Москва — Валенсия.
Корпоративные заказчики отметили снижение тарифов перевозчика по европейским направлениям. «Падение цен во многом обусловлено сокращением пассажиропотока. Сейчас непростые времена, однако „Аэрофлот“ не зря когда-то сделал ставку на транзитные маршруты, они более рентабельны», — пояснила эксперт.
Использование open-booking и сервисов по онлайн-бронированию отелей специалисты обсудили с Евгенией Беленькой, директором по международному развитию программы ACTE-BCHA — аттестации бизнес- и конференц- отелей на международном уровне. Цель программы — интегрировать независимые гостиницы и локальные цепочки в глобальную бизнес-тревел индустрию. Проект предполагает создание единых стандартов бизнес-отелей, что должно обеспечить больший комфорт и безопасность деловым путешественникам даже в новых и нестабильных регионах (BRICS, GCC, MINT, SEA).
«Если говорить о международном опыте, уже примерно половина тревел-менеджеров — особенно в высокие даты — пользуются инструментами бронирования, через которые заказывают тревел-услуги для личных поездок», — сказала Евгения. Некоторые участники дискуссии признались, что в их компаниях разрешается прибегать к открытому бронированию — к примеру, владельцам корпоративных карт, а также если это позволяет сэкономить.
Среди ключевых игроков рынка эксперт назвала Expedia, Booking.com, HRS и Agoda. Одно из ключевых различий этих систем в том, работают они по предоплате (Expedia) или постоплате (Booking.com, HRS). Евгения дала несколько рекомендаций, которые позволяют экономить при использовании систем онлайн-бронирования. К примеру, обращаться сначала к метапоисковикам, которые сравнивают цены отеля на разных сервисах. Среди подобных агрегаторов —HotelsCombined, Hotellook. И посоветовала не забывать про возможности «динамического пакетирования»: так, на Expedia при покупке сразу нескольких услуг, к примеру, перелета и размещения в отеле, общая цена получается выгоднее.
Г-жа Беленькая предложила выполнить case study: «Представьте, что среди ночи вам звонит коммерческий директор со словами, что через полтора часа он вылетает в столицу Уганды. Ваша задача, имея под рукой только смартфон с Wi-Fi, срочно найти там подходящее жилье».
Выяснив, как называется столица Уганды (Кампала), все легко справились с заданием. Большинство участников использовали Booking.com и остановили свой выбор на сетевых отелях, рассчитывая на проверенное качество и соответствие стандартам. Однако чем руководствоваться, если гостиничные цепочки не представлены в пункте назначения? «Рекомендациями знакомых, рейтингами и отзывами в открытых источниках, а еще интуицией», — предложили тревел-менеджеры. Впрочем, отметили, что большинство рейтингов и отзывов все-таки субъективны. Участники также подчеркнули, что многие независимые объекты размещения не уступают сетевым, при этом они более гибкие при работе с корпоративными заказчиками.
«Согласно отчету Phocuswright, если раньше в США доля сетевых отелей на рынке составляла около 70%, то в настоящее время наблюдается тенденция „перекоса“ на независимые гостиницы, — подтвердила эксперт. — Кроме того, сейчас крупные международные компании приостанавливают работу с международными цепочками, так как они становятся целями террористических атак, и селят путешественников в гостиницы местных брендов, которые привлекают меньше внимания. Программа ACTE-BCHA как раз и нацелена на то, чтобы показать, что независимым отелям можно доверять, и предоставить корпоративным клиентам и путешественникам достоверную информацию по итогам аттестации каждой гостиницы».
С Любовью Васильевой, директором по продажам в России и СНГ компании FCm Travel Solutions, участники поговорили о платежных решениях, представленных на российском рынке. Спикер подробно остановилась на возможностях нового продукта eNett. «Когда делается бронь в GDS, под этот конкретный заказ генерируется виртуальная карта на нужную сумму. После того, как с нее снимаются деньги, карта исчезает. Для клиента это выглядит как простое выставление счета по безналичному расчету. Оплата проходит через агентство, мы же и пополняем карту, — пояснила г-жа Васильева. — Благодаря этому вы можете использовать свою глобальную гостиничную программу. В отличие, к примеру, от тех случаев, когда деловому путешественнику приходится оплачивать проживание в командировке со своей личной карты, что, к тому же, небезопасно. На сегодняшний день, насколько мне известно, таких решений на российском рынке больше нет. Для этих целей предназначен vPayment от American Express, но этот инструмент пока доступен только в валюте».
Эксперт подчеркнула, что в настоящее время предпочтительным способом оплаты, как для корпоративных заказчиков, так и для агентства, по-прежнему остается BTA, который решает проблему кредитования клиентов. По словам эксперта, шум вокруг скрытых сборов и высоких комиссий не на пустом месте. Корпоративное кредитование сейчас происходит под 22%. Клиенты должны понимать, что это просто убыточно для TMС. В январе российские перевозчики отменили агентские комиссии и бонусы. Так что, TMC при выписке авиа- и ж/д билета теперь могут заработать только на сервисном сборе.
Об агентских отчетах, которые помогают мотивировать деловых путешественников экономить расходы на командировки, рассказали директор по продажам бизнес-тревел компании UniFest Маргарита Слободяник и директор по онлайн-проектам Кирилл Фаминский. «Мы подводили итоги года и отметили, что наибольшей популярностью у наших клиентов пользовался отчет, который мы внедрили около четырех месяцев назад, — подчеркнул г-н Фаминский. — Для него мы выбрали три базовые метрики: глубина покупки авиабилетов и бенчмарк (т.е. сравнение с рынком) по авиабилетам и отелям. В соответствии с этими показателями, путешественникам начисляются баллы. Так мы можем оценить уровень соблюдения тревел-политики и потенциал для дополнительной экономии как в срезе по компании в целом, так и по каждому сотруднику. Сколько он набрал баллов? А сколько мог бы набрать?»
«Даже не нарушая тревел-политику, бизнес-путешественник может купить авиаперелет в экономклассе и за 20, и за 70 тыс. рублей. Важно понять, живет ли он на потолке лимита или где-то посередине», — пояснила г-жа Слободяник.
Эксперты предложили использовать баллы в качестве основания для нематериального поощрения сотрудников — например, похвалы самых экономных, либо «перевести» баллы в авиабилеты или скидки на личное путешествие.
Участники обсуждения отметили, что подобную практику нельзя применить, скажем, в отношении топ-менеджеров, потому что компании ориентируются на их предпочтения. «Помимо прочего, даже бонус в виде билета вряд ли заинтересует высшее руководство. Этот анализ, действительно, нужно проводить только для линейных сотрудников», — подтвердила Маргарита.
Многие тревел-менеджеры также сказали, что в их компаниях уже действуют жесткие ограничения по тревел-политике и ее соблюдение строго контролируется. «Это правильно, но вы говорите о запретительных мерах, мы же предлагаем зайти со стороны мотивации», — резюмировал Кирилл.
«Общение с TMC вне рамок тендеров всегда интересно, каждый раз узнаешь что-то новое. Для меня лично тема агентских отчетов в разрезе статистики и аналитики была особенно познавательна. Возможно, на одной из следующих встреч было бы полезно ее развить и сформировать идеальный список отчетов, — отметила Инна Альшевская, руководитель административного департамента Media-Saturn Russia. — В целом встреча была очень полезна, и в первую очередь благодаря формату, так как живое общение за круглым столом позволило „сверить часы“ по многим вопросам. Всех интересует, как устроен тот или иной процесс у коллег, чтобы поучиться, сравнить с тем, как это работает в своей компании».
О нюансах получения визы участники практикума узнали от представителя Консульства Франции в РФ Флорана Фасси, Василия Логинова из Французского сервисно-визового центра и директора Офиса по туризму Франции Инессы Коротковой.
Самым актуальным оказался вопрос о том, как получить долгосрочную визу. Но единого для всех рецепта здесь нет. По словам г-на Фасси, Консульство Франции выдает визы «по нарастающей»: «Мы часто оформляем первую визу на пребывание сроком не более 90 дней в течение 6 месяцев. Потом на год и так далее. При этом для получения 5-летней визы совсем не обязательно, чтобы другие визы были французскими».
Впрочем, важно не только наличие «штампов». Как подчеркнул Василий Логинов, «чистая» визовая история — залог успеха. Кроме того, сотрудники Консульства обращают внимание на срок действия паспорта. «Если ваш документ действителен до 2018 года, вы точно не сможете получить визу на 5 лет», — заметил г-н Фасси.
«При оформлении визы для сотрудников хорошо заручиться поддержкой деловых партнеров во Франции — письмом, в котором будет указано, что у вас долгосрочные отношения. Это может помочь», — рекомендовала г-жа Короткова.
Бизнес—визы в Консульстве Франции составляют 10% от общего объема. А отказов — всего 1%. «При этом среди тех, кому мы отказываем, очень мало деловых путешественников, — сказал Флоран.
Участники практикума были рады узнать, что теперь те, кто отправляется во Францию, могут воспользоваться услугой подачи документов на экспресс-визу. «Во Франции визовый центр никогда не работал с экспрессом. Сейчас у нас есть такая функция — вы можете подать документы за 2-3 рабочих дня до поездки, если билеты у вас на руках. Эта услуга предполагает двойной консульский сбор — 70 евро», — пояснил г-н Логинов.
«Мы надеемся, что в конце этого года предоставить деловым путешественникам возможность получить визу не более чем за 2 дня», — сказал г-н Фасси.
Эксперты поинтересовались у участников практикума — сократилось ли у компаний количество поездок во Францию из-за кризиса. По словам корпоративных клиентов, меньше командировок во Францию не стало, однако сокращается количество путешественников и дней пребывания.
«Сессия по визовой поддержке была очень полезной, так как можно было узнать последние новости с визового фронта из первых уст, — считает руководитель административного департамента PSN Group Светлана Владагина. — Также интересен был опыт по мотивации сотрудников, озвученный компанией UniFest Travel».
«Я получила много новой информации по вопросам, которые периодически возникают в повседневной работе. Наиболее интересные для меня темы — это нюансы оформления шенгенских виз во Францию, потому что эксперты рассказали о ранее не известных мне опциях подачи виз. Коллеги из UniFest предложили интересную идею мотивации сотрудников за счет снижения затрат на авиабилеты и балльной оценки по каждому сотруднику компании, —поделилась старший тревел-специалист BBDO Group Екатерина Гарина. — Понравился и новый формат мероприятия. Появилась возможность диалога с выступающим, и параллельно можно выслушать мнения коллег по отрасли».
«Мне очень понравился новый формат проведения мероприятия, позволяющий, во-первых, в узком кругу обсудить более предметно волнующие вопросы, во-вторых, услышать, что волнует коллег, тем более, что за круглыми столами собрались представители различных сфер деятельности, в-третьих, завязать более тесные контакты и с докладчиками, и с участниками обсуждения», — сказала начальник управления делами компании «РТСофт» Ирина Бодрова.
«На мой взгляд, организованная АБТ-ACTE Russia встреча была очень продуктивной. Мы получили информацию о последних тенденциях и новых продуктах на рынке, смогли найти ответы на интересующие нас вопросы. Нам была предоставлена возможность пообщаться с коллегами, установить новые контакты. Особенно привлекательным мне показался формат проведения мероприятия — это добавило некий интерактив и помогло как участникам, так и докладчикам более детально проработать заявленные темы», — подчеркнула главный специалист по бизнес-тревелу в компании Shell Анна Звенигородская.
«Мы начали проводить практикумы недавно, для АБТ-ACTE Russia это второе мероприятие подобного формата. Мы учтем предыдущий опыт и отзывы участников, сделав в будущем этот формат более продуктивным», — сказала исполнительный директор АБТ-ACTE Russia Екатерина Александрова.
Наталья Травова
