Деловая встреча – это самая распространенная форма международного делового общения и удобная бизнес-площадка для успешных людей. Здесь происходит заключение выгодных сделок, обсуждение перспектив сотрудничества, обмен инновационными решениями, идеями и опытом.
Как проходят деловые встречи и переговоры?
Наиболее успешно встреча делового характера пройдет только в том случае, если между ее участниками установлены доверительные отношения. Стороны должны хорошо знать своего партнера или партнеров, взаимно стремиться к достижению договоренности. И индивидуальная, и коллективная деловая встреча по сути являются человеческим общением, в ходе которого люди оказывают влияние друг на друга с помощью своих эмоциональных и волевых качеств, интеллекта, а также информируют партнеров о собственных позициях в бизнесе.
Как успешно проводить встречи с деловыми людьми?
Прежде чем принять участие в деловой встрече, к ней нужно подготовиться. Стоит ознакомиться с элементарными правилами таких бизнес-мероприятий. Проявив безразличие к общепринятым нормам делового этикета, вы рискуете закончить встречу неудачно.
Запомните несколько важных моментов:
- Деловые переговоры должны быть запланированы заблаговременно. Определитесь не только со временем, но и с программой обсуждений, структурой беседы и возможными ходами;
- Заранее приходите на встречу, оставьте себе время собраться с мыслями; • Подготовьте все буклеты, информационные материалы и деловые документы;
- Выключите все средства связи или, как минимум, поставьте на беззвучный режим. Громкая мелодия в время бизнес-переговоров – знак неуважения. Если звонок очень важен для вас, заранее предупредите о нем другую сторону мероприятия;
- Помните о деловом этикете. Разговаривайте уверенно, даже если тема неприятна вам. Не перебивайте оппонента и не делайте безразличное лицо. Вы должны быть внимательны и уважительны;
- Какой бы сложной ни была деловая встреча, беседа должна вестись спокойно. Не делайте резких движений и меньше жестикулируйте. Не раздражайте своего оппонента монотонными действиями (допустим, постукиванием карандашом о стол). Следите за речью, избегая употребления слов-паразитов;
- Наблюдайте за временем. Сроки деловой встречи, в том числе время ее окончания, оговариваются заранее, так как для бизнесмена дорога каждая минута.
Рассматриваем пример деловой встречи с клиентом
На первом предварительном этапе подготовки сотрудник собирает и предоставляет всю важную информацию о клиенте руководителю и участникам будущей встречи. В телефонной беседе с клиентом согласовывается время и место проведения мероприятия.
Чтобы избежать неприятных ситуаций, организаторы переговоров прибывают на место встречи заранее. Ведется беседа на заранее выбранные темы. Завершающий этап – презентация, «подводящая» клиента к тому, что сотрудничество с компаний будет для него привлекательным и прибыльным.
Пример деловой встречи
Ситуация: генеральный директор компании встречается с руководителями отделов
А (генеральный директор): Я собрал вас здесь, чтобы донести до вас решение владельца компании о сокращении на 15% в течение следующих трех месяцев всех внутренних расходов. Да, это будет очень непросто, но мы с этим справимся. Предлагаю вам сообщить своим подчиненным о грядущих изменениях. Изменения в первую очередь коснутся сокращения перерыва на обед до 35 минут, ликвидации перерывов на кофе в течение дня, приостановления найма новых сотрудников. Что вы скажете по этому поводу, Б?
Б: Да, я согласен, что подобные нововведения дадут свои плоды.
А: А каково ваше мнение, В?
В: Может быть, мы сможем обойтись без устранения перерывов на кофе в течение дня? Это же так важно для поддержания командного духа внутри коллектива".
А: Я всё это прекрасно понимаю, но мы должны дать четкий сигнал всем о серьезности наших намерений. А вы почему молчите, Г?
Г: Я полностью поддерживаю вас. Также предлагаю дополнительную экономию за счет переноса процедуры контроля качества с каждого третьего на каждый пятый образец.
А: Я согласен с вашим предложением, Г. Вы совершенно правы. Итак, я займусь подготовкой текста распоряжения, а вы в свою очередь проинформируйте подчиненных о предстоящих изменениях. Совещание окончено.
