В компании Roche Diagnostics Rus, известной на рынке в качестве одного из ведущих поставщиков оборудования для всех типов лабораторий, включая решения для науки и молекулярной диагностики, объем деловых поездок сотрудников огромен. Большое количество командировок, как в регионы, так и за рубеж, связано с методической поддержкой и техническим сервисом, которые компания предлагает своим клиентам. Менеджер по управлению закупками Roche Diagnostics Rus Андрей Васюков рассказал порталу Buying Business Travel Russia о тонкостях существующей тревел-политики и поделился своим мнением об основных слагаемых успешной работы в этом секторе.
— Андрей, в чем заключается ваша работа?
— Моя функция, как и любого procurement-менеджера в компании такого масштаба, заключается в том, чтобы выйти на рынок поставщиков услуг уже с консолидированным спросом, который складывается из потребностей всех подразделений нашей компании. В целом работа осуществляется в сотрудничестве с заказчиками, то есть моими коллегами. Если говорить о бизнес-тревел, то ответственность за выбор компаний-поставщиков (отелей, авиаперевозчиков) также лежит на мне.
— Сколько человек занимается организацией командировок в компании, как подразделяются функции внутри отдела?
— Вопросами бизнес-тревела компании занимаются два департамента — финансовый и административный. Группа управления закупками, в которой со мной работают двое коллег, находится в рамках финансового департамента. Наша команда выполняет стратегическую функцию: выбирает поставщиков, согласовывает договоры, ведет переговоры по получению скидок и так далее. Операционную деятельность, то есть размещение заявок, заказов в агентства, консультирование сотрудников по приобретению билетов, осуществляет тревел-координатор в административном департаменте.
— Как вы считаете, лучше сотрудничать с компаниями-поставщиками напрямую или обращаться к услугам TMC?
— Второе. Иначе компании необходимо прилагать слишком много усилий: я имею в виду численность персонала и всех расходов по его содержанию. К тому же сама услуга по организации командировок становится настолько продвинутой и технологически развитой, что трудно следить за всеми изменениями на рынке без помощи экспертов. А специалисты Roche Diagnostics, в первую очередь, — эксперты в секторе медицинского оборудования, но не в бизнес-тревел. Поэтому лучше привлекать к этой работе TMC.
— По вашему мнению, какими профессиональными и личными качествами должен обладать специалист в деловом туризме? Необходимо ли профильное образование?
— Один из необходимых навыков — это английский язык. Владение компьютером, само собой. О необходимости профильного образования можно говорить, исходя из того, какие задачи поставлены перед специалистом. К примеру, к тревел-координатору, выполняющему операционную работу, очевидно, требования не столь высоки. А вот если брать на ступеньку выше, когда человеку приходится заниматься общением в рамках согласования условий договора, то тут, скорее всего, понадобится экономическое образование.
В плане личных качеств, думаю, важны работоспособность, активность, позитивный настрой. Вредит некоммуникабельность, замкнутость, лень.
— Что можете сказать о тревел-политике компании? Есть ли разница в положениях для рядовых специалистов и топ-менеджеров?
— Тревел-политика Roche Diagnostics Rus является, в первую очередь, инструментом для контроля за расходами. Этот контроль выражается в определенных нормах при выборе авиакомпании, отеля и других поставщиков. Речь идет о неких рамках, в которые сотрудник поставлен во время делового путешествия. И, конечно, наша тревел-политика привязана к иерархии сотрудников, что логично. Чем выше должность специалиста, тем дороже компании обходится его время, и тем больше приоритетов компания готова ему предложить. Кроме того, понятно, что расходы, которые мы несем за него в бизнес-тревел, с таким отношением окупятся быстрее.
— От чего еще в компании зависит бюджет командировки?
— От ее цели и географии. Наши сотрудники часто выезжают в регионы, а также за рубеж.
— Могут ли менеджеры влиять на тревел-политику?
— Менеджмент компании наделен полномочиями обсуждать, давать рекомендации, задавать вопросы и получать ответы. Если говорить о сотрудниках, вовлеченных в сам бизнес-тревел, то последовательно продвигать свои идеи по усовершенствованию тревел-политики они могут через своих руководителей. При условии, что это — мотивированные и обоснованные рекомендации.
— Случается, что сотрудники отходят от тревел-политики?
— Любое отклонение от положений тревел-политики должно быть согласовано и утверждено вышестоящим руководителем. Как правило, такие отклонения продиктованы объективными причинами.
— Каковы, на ваш взгляд, современные тенденции в российской business-travel индустрии?
— Буду исходить из своего опыта: как клиенты, так и агентства сегодня озабочены вопросом внедрения систем онлайн-бронирования. Пошаговая процедура покупки проста, не требует наличных денег, экономит время. Практичная и весьма удобная, эту услуга оказывается на качественном уровне, а также открывает доступ к самым выгодным предложениям. И практика показывает, что все больше и больше участников тревел-индустрии отдают этой схеме свое предпочтение.
Беседовала Марина Осипова
