Отправлять в командировки сотрудников компании «Детский мир» необходимо почти беспрерывно, ведь ведущий игрок на рынке детских товаров имеет разветвленную сеть не только в России, но и в Казахстане и Белоруссии. Нередко организовывать размещение коллег приходится в небольших городах и даже селах. Чтобы управлять этим процессом, важно постоянно держать руку на пульсе, рассказывает Анна Годовалова, руководитель административно-хозяйственной службы Департамента по управлению персоналом ГК «Детский мир».
О том, какими путями приходится добираться сегодня в Европу и как сэкономить на авиабилетах миллион, она поделилась с BBT Russia.
— Анна, расскажите о самом ярком открытии или полученном отраслевом знании за последние месяцы?
— Пожалуй, самое интересное из последнего — это то, что восстанавливается MICE. Стало больше командообразующих поездок у компаний за границу. В частности, в Китай, Японию, ОАЭ, страны Африки, также наблюдаю восстановление делового туризма в Европу.
Из особо примечательных корпоративных поездок, о которой нам рассказал поставщик, — путешествие в Японию. Группе предстояло восхождение на вулкан Фудзияма во время цветения сакуры, а это высота около 3776 метров! Участники успешно справились с этой задачей.
К слову, визы в Японию сейчас оформить несложно, на это потребуется четыре дня, только подать документы необходимо за две недели. Кроме того, активно развиваются производственные поездки на фабрики Поднебесной, появились специальные групповые туры. Китай — тоже крайне важное для нас направление.
— Какая у вашей компании география поездок? В какой город командировки сопряжены чаще всего с нервами, а может, и муками?
— Большинство деловых поездок у нас по России, также мы широко представлены в Казахстане и Белоруссии. Наверное, командировки по данным направлениям максимально отлажены и особых сложностей не представляют. А вот при организации бизнес-путешествий в Европу приходится сталкиваться со сложностями. В частности, из-за проблем в получении шенгенских виз. В некоторых ситуациях вынуждены искать варианты их оформления через другие страны, ведь прямых рейсов нет. Приходится постоянно мониторить изменения в правилах и порой трудными путями пробираться в Европу.
— Можете вспомнить самый сложный маршрут деловой поездки сотрудника, который вам приходилось составлять?
— Наверное, это организация командировки на отраслевую выставку игрушек, которая ежегодно проходит в Нюрнберге. Чтобы отправить туда сотрудников в текущем году, мы запросили для них французские шенгенские визы, так как в консульстве Германии был велик риск шенген не получить. И чтобы страной въезда была именно Франция, нам пришлось составить следующую логистическую схему: Москва — Стамбул — Париж. Дальше из французской столицы сотрудники вылетели в Мюнхен, потому что рейсы до Нюрнберга были катастрофически дороже. А уже оттуда, воспользовавшись трансфером, они наконец добрались до места назначения. Три перелета и еще один дополнительный трансфер за сутки — это, конечно, достаточно тяжело и для сотрудников, и для бюджета компании.
— Аккредитоваться на эту выставку было сложно? Насколько европейские партнеры были лояльны к российским гостям?
— Проблем с аккредитацией не возникло. Но мы не знали, как коллег встретят в Европе, поэтому даже сделали им дополнительные казахские визитки — на случай совсем уж негативной реакции в отношении россиян. Но они не понадобились.
— Самый неожиданный, приятный или неприятный случай с поставщиком?
— Сразу почему-то вспоминается веселый случай из командировки сотрудников на выставку в Европу. Коллегам были забронированы номера категории «твин» в отеле Германии. И уже в момент заселения выяснилось, что в гостинице — овербукинг, «твинов» нет. Несколько сотрудников были вынуждены жить хоть и в двухместном номере, но спать на одной кровати. И это были мужчины! Скажем мягко, для них это оказалось не очень приятно. В какой-то момент в качестве извинений представители гостиницы принесли им ящик пива и несколько килограммов мандаринов. Коллеги очень смеялись над этим неожиданным бонусом и в целом к ситуации отнеслись с юмором.
— Последняя командировка сотрудника, которая потребовала от вас подключения/участия?
— Пожалуй, какую-то одну командировку выделить не могу. Я всегда держу руку на пульсе, согласовываю все поездки и услуги, которые возникают вне тревел-политики, поэтому подключаюсь достаточно часто.
В этом году мы наблюдаем резкий скачок цен на авиабилеты и гостиницы. При этом не всегда успеваем за ростом рынка, хотя и стараемся своевременно реагировать на него в плане тревел-политики. Поэтому в основном я подробно изучаю все нюансы такой поездки, чтобы максимально помочь коллегам и уровня руководителя, и рядового работника выбрать оптимальный маршрут и стоимость услуг.
— Можно ли сегодня сэкономить на командировках? Стоит ли перед компанией задача по оптимизации тревел-расходов?
— Я бы тут скорее сформулировала задачу так: выполнить бюджет на год в рамках растущих цен. Сэкономить всегда возможно. После пандемии, как мы видим, перестал работать принцип покупки авиабилетов за границу «чем раньше — тем дешевле». Сегодня необходимо мониторить и выявлять оптимальное время для покупки самостоятельно, и это дает возможность сэкономить значительные суммы. К примеру, недавно мы организовывали командировку в Китай по маршруту Москва — Гуанчжоу — Москва. Специально «добавили билеты в черновик» за два месяца до поездки — их стоимость на человека составляла 130 тысяч рублей, и стали отслеживать на них цены. Так вот, за три недели до вылета стоимость билетов уменьшилась в два раза! И мы смогли выписать проездные по этой более выгодной цене: на десяти билетах нам удалось сэкономить порядка миллиона рублей! Поэтому считаю, что из-за новых механизмов ценообразования у перевозчиков в организациях необходимо менять процесс выписки билетов.
— Что важнее всего в командировке для ваших сотрудников? (топ-3)
— Первое — это наиболее оптимально подобранный маршрут. Здесь и комфортное время вылета и прилета в город командирования, и время пересадки, если она нужна. Второе, на что акцентируют внимание сотрудники, — это расположение гостиниц. Они должны быть максимально приближены к необходимым в деловой поездке локациям. Третье, о чем мы часто получаем отзывы, — это условия проживания: они должны соответствовать заявленной категории объекта размещения. Это элементарные вещи, включая чистое постельное белье, работающий душ, горячую воду. К сожалению, это не всегда бывает.
— Какой пункт тревел-политики вы считаете самым важным и почему?
— Я бы выделила пункт, который позволяет оптимально сохранять соотношение цена/качество, — время вылета. В нашей тревел-политике он обозначен как «выбор минимальной стоимости билетов в рамках двухчасового окна от необходимого времени». То есть, если сотрудник выбирает, например, вылет в 10 утра, то онлайн-система выдает возможные варианты с 8 утра до 12 соответственно (окно составляет ± 2 часа). Если есть перелет по более выгодной цене, то программа его предлагает, и мы, тем самым, не сильно корректируя рабочий график и маршрут, существенно экономим на авиабилетах. К тому же, учитывая, что большое количество командировок у нас происходит из Москвы, этот временной интервал позволяет коллеге добраться «Аэроэкспрессом» до любого аэропорта. То есть мы сохраняем для сотрудника комфорт выбранного временного окна, при этом для компании оптимизируем стоимость билетов.
— Главный принцип взаимодействия с текущим бизнес-тревел-агентством?
— У нас стопроцентный онлайн для всех сотрудников. В компании внедрена система полного цикла в сети — от создания командировки до выписки услуг. Поэтому наш главный принцип общения с тревел-агентством — чтобы коллеги могли бронировать самостоятельно необходимые услуги в онлайн-системе. Для меня это самая неизменная и спасительная технология.
— В каких ситуациях она вас спасала?
— У меня, как руководителя, есть все доступы к системе, что неоднократно выручало при решении срочных вопросов. Например, нужно было выписать полный цикл командировки с билетами и бронью гостиницы в выходные для неожиданно возникшей согласованной встречи в понедельник с высшим руководством. Соответственно, я, находясь дома смогла это сделать за 10 минут. Система выдает информацию по наличию билетов и свободных номеров в отелях в режиме онлайн. Я могу выписать их одной кнопкой, выбрать услуги, которые не требуют дополнительных запросов через агентство. Мне это очень упрощает жизнь и никакие экстренные поездки не страшны, онлайн-система с доступом 24/7 и полной автономией всегда под рукой!
Беседовала Мария Коваль
