Пожалуй, Дмитрия Савельева можно назвать человеком новой формации. Занимая должность начальника административно-офисного отдела сервисной компании ProfMedia Business Solutions, он пытается изменить в России представление о том, как должна проходить подготовительная работа по организации любого корпоративного мероприятия. Этот этап он называет круговоротом процессов и показывает на своем примере, как важно следовать разработанной в компании стратегии по их управлению.
Выступление г-на Савельева по этой теме взволновало многих участников форума ACTE еще в июне. Мы решили лично встретиться с новатором и узнать, каково это — делать так, как еще не принято.
О том, что такое SMMP, какие нюансы важны в организации выездного MICE и почему медийным компаниям удобнее работать все-таки с российскими поставщиками, — читайте в интервью Дмитрия Савельева BBT Russia.
— Дмитрий, вы обратили на себя особое внимание на июньском форуме ACTE, где представили любопытную презентацию, посвященную управлению мероприятий. Сразу хочется спросить: как давно вы вообще занимаетесь организацией MICE?
— Если говорить о том, как я пришел в MICE, то, как это часто бывает в России, произошло все случайно, но, как потом уже стало очевидно, шел я к этому целенаправленно. Рассматривая предложения по работе, всегда искал функционал, связанный с MICE в России и за рубежом, business travel. Мне было интересно развиваться в этом направлении.
В административном секторе я работаю уже семь лет. Из них четыре года — в медиа-холдинге «ПрофМедиа», где руковожу административно-офисным отделом сервисной компании ProfMedia Business Solutions. Помимо travel support, занимаюсь организацией различных мероприятий — как корпоративных (тренингов, вечеринок), так и крупных зарубежных ивентов, которые компания проводит для своих клиентов и региональных партнеров. В своей работе я нахожу замечательное сочетание административных функций и обязанностей по организации встреч.
Клиенты компании — это довольно взыскательные, искушенные люди. Они побывали во всех точках земного шара, включая экзотические направления. Поэтому требования к мероприятию высокие. Мы серьезно относимся к креативной составляющей события, спектру activities. И, безусловно, такие мероприятия должны проходить безупречно. Ошибки здесь просто не допускаются.
— Но они могут быть...
— Они могут быть, но гости их могут не заметить. Самое главное — это отдача и результат. Пожалуй, получить максимальную эффективность от мероприятия помогает SMMP (Strategic Meetings Management Programme).
— Что такое SMMP? Применять программу можно абсолютно в любой компании?
— SMMP — это достаточно «живой» и уникальный инструмент любой организации, которая проводит в год от 20-30 мероприятий. Если мы говорим о компаниях, которые имеют меньший объем ивентов — неважно, зарубежных или внутренних, локальных — как таковую программу будет осуществлять сложно. Но тем не менее возможно.
Зачастую многие российские компании даже не подозревают о том, что SMMP у них уже существует. Имеется в виду некий свод правил, который помогает уменьшить риски, эффективно контролировать расходы, управлять человеческими ресурсами, которые задействованы в организации MICE. Безусловно, это работа с поставщиками, получение не только лучших цен, но и лучшего качества. И если говорить про одну из основных целей программы, то это — исключение единоличных закупок, то есть закупок одним сотрудником.
Программа SMMP предполагает достаточно глубокую и плотную работу со всеми департаментами. По общепринятой мировой системе порядок насчитывает шесть этапов: планирование и четкое описание, утверждение, тендер и производство закупки, проведение мероприятия, финансовые вопросы и отчетность и, наконец, менеджерская отчетность и анализ эффективности. В каждой компании схема может меняться в зависимости от потребностей и внутренней структуры. Это такой хороший глобальный рабочий процесс, в который вовлечены специалисты маркетинга, менеджеры продаж, аналитики.
— Зачем нужно управлять мероприятиями?
— Это важный вопрос, который должен задавать себе владелец любого (крупного или малого) бизнеса в России. Можно подумать: «У меня же и так все хорошо: мероприятия проходят, клиенты довольны. Так зачем же ими управлять?»
Но программа SMMP преследует очень важные цели. Это повышение эффективности и качества ивента, сокращение расходов, минимизация договорных рисков.
Причем важно понимать, что эффективность и качество мероприятия — разные вещи. Эффективность, или return on investments, — это то, что вы получите не сразу после мероприятия. Возможно, через полгода, год или даже больше. Если мы говорим о продажах, то оценить их можно только после запуска проекта. Качество — это то, что вы получите еще в момент проведения мероприятия, а то и во время его подготовки.
— Как часто можно встретить SMMP в российских компаниях?
— В нашей стране можно назвать от силы двух-трех административных менеджеров, которые успешно внедрили в компании программу по управлению мероприятиями. Здесь приходится учитывать специфику работы российских организаций. Если компания заинтересована в снижении налоговых рисков и сокращении затрат, то ей необходимо следить за тем, как оформлены документы, понимать, что представляют собой компании-поставщики, сколько лет они на рынке, и так далее.
— Насколько важно прописать SMMP? Или иногда достаточно внести некоторые положения по организации MICE в тревел-политику компании?
— Мое мнение — несмотря на то, что business travel и MICE тесно связаны друг с другом, компании следует иметь разные документы по каждому из направлений.
И самое главное — любая инструкция должна быть рабочей. Это не тот документ, который разместили на корпоративном портале и забыли. И никто не читает его потому, что он состоит из ста страниц. Это документ, удобный для сотрудника, вовлеченного в процесс, на все 100%.
Поскольку сотрудники «ПрофМедиа» довольно часто отправляются в командировки, в холдинге разработан регламент по организации деловых поездок. И я больше чем уверен, что даже новичок разберется в том, что ему положено, какие у него лимиты, в каком порядке он получает суточные и т. д.
Почему нужен отдельный документ по MICE? Да просто потому, что довольно редко можно встретить сотрудников, которые с одинаковой периодичностью участвуют в организации мероприятий и отправляются в деловые путешествия.
— Дмитрий, вы согласны с тем, что в России сектору MICE не хватает организованности? Хаотичное планирование приводит к тому, что поставщики не успевают сформировать предложения, а компании в итоге не получают ожидаемых скидок, бонусов? Причем на Западе картина другая: план корпоративных мероприятий составляется чуть ли не за год!
— Признаюсь, что не раз задумывался над тем, почему в России не так, как на Западе. Но все же Россия — быстроразвивающаяся страна. Если вспомнить, в каком состоянии бизнесы находились лет десять назад, можно увидеть существенную разницу. Ситуация, когда политика и экономика не стабильны, заставляет компании реагировать на происходящее достаточно мобильно. И поскольку MICE, как и business travel, — неотъемлемая часть любого проекта, мы вынуждены работать в таком же режиме, как и наше государство.
Конечно, «ПрофМедиа» развивается в направлении планирования. Но спонтанности не избежать, и особенно это ощутимо в сфере медиа. Компания может запускать незапланированный проект, а нам необходимо сделать мероприятие в его поддержку. За неделю! И мы его сделаем, потому что того требует бизнес. Но, конечно, мы стараемся сокращать количество подобных мероприятий.
К слову, российские поставщики готовы к таким заявкам. По опыту работы могу сказать, что для глобальных компаний это — шок: «Как? За неделю? На 300 человек? Мероприятие? Нет, мы такое сделать не сможем!». Здесь дело в разном менталитете.
Конечно, для любого поставщика это — риск. И не все компании готовы на себя его взять. Большинство из них привыкли работать по инструкции. Но чем мне нравятся российские поставщики, так это тем, что они готовы все сделать в кратчайшие сроки, готовы работать на пределе своих возможностей для того, чтобы твое мероприятие было удачным.
Ну и если говорить о компаниях таких направлений, как фармацевтика или нефтегазовая промышленность, то здесь можно с большей определенностью планировать мероприятия. Творчества в них, безусловно, меньше.
Надеюсь, что в скором времени в Россию придет понимание о стратегическом планировании MICE. И важным аргументом здесь станет финансовая отчетность, которая покажет, сколько можно было бы сэкономить, имея достаточно времени для подготовки мероприятия.
— На что нужно обратить внимание, если речь идет о выездном MICE?
— Важно обратить внимание на количество людей, сопровождающих группу. Если проживать в отеле планируется больше двух ночей, то он должен быть заранее проинспектирован. И лучше, если это произойдет за два месяца до события.
Нужно удостовериться в хорошем состоянии выбранной гостиницы, всех MICE-площадок, которые вы собираетесь использовать. Насколько они подходят под мероприятие? Правильно ли расположены? Не бойтесь задавать вопросы, заходить на кухню ресторана. Смотрите, какие там работают повара, как они готовят. Не стесняйтесь расчехлять матрацы в комнатах и проверять сантехнику! Да, пожалуй, это будет для вас нестандартной задачей, зато как организатор мероприятия вы будете уверены в том, что гости получат качественный сервис, и ничто не омрачит ваше мероприятие.
Отправиться на место проведения ивента рабочей группе следует хотя бы за два дня до приезда остальных участников. Для чего это нужно? Чтобы расставить в номера сувенирную продукцию, заказать дополнительные услуги, проконтролировать грамотное размещение бренда или даже запустить собственный информационный тв-канал. Для воплощения таких идей требуется время. Главное — к приезду гостей (неважно, сотрудники это или клиенты) у вас все должно быть готово.
Ну и стоит оценить количество участников рабочей группы. Для делегации в 100 человек идеальное соотношение — это три-пять сопровождающих. Так вы исключаете ситуации, когда руководитель не знает, к кому обратиться, или некому решить проблему гостя.
Мы делаем сводные таблицы, где разделяем зоны ответственности между нашими сотрудниками и сотрудниками агентства. Без этого организовать мероприятие грамотно невозможно.
Да, и продумайте возможные форс-мажоры. К примеру, во избежание отключения электроэнергии запросите дизель-генератор. Это особенно важно, если предполагается выступление первых лиц компании, артистов. Согласитесь, лучше подстраховаться, чем во время мероприятия получить такой неприятный сюрприз, как отключение электричества.
— Дмитрий, ощущение, что невыполнимых задач для вас не бывает.
— Бывают непростые задачи. К примеру, принято считать, что Турция — довольно развитое MICE-направление. Но для меня проводить мероприятия в этой стране сложнее всего.
К сожалению, здесь не нацелены на выполнение поставленной задачи. После проведения мероприятий в Турции могу сказать — да, было здорово, очень насыщенно, но для всей рабочей группы это были дни без сна. Главное — гости остались довольны. И мы можем этим гордиться.
В этой связи хочется вспомнить Дубай — город, образованный совсем недавно, но имеющий репутацию передового по многим направлениям. В свое время местные власти привлекли к работе большое количество зарубежных специалистов, предложив им хорошие условия для развития бизнеса. С какой целью? Чтобы они научили эмиратцев работать правильно. Правительство Турции также двигается в направлении развития туризма и MICE, городские муниципалитеты часто подключаются к проведению ивента и всячески поддерживают подобные инициативы. Но специалистам здесь не хватает профессионализма, они не готовы предугадывать желания заказчика, оперативно и грамотно реагировать на нестандартные запросы.
Мероприятие, которое до сих пор вспоминают и наши клиенты, и наши сотрудники, было организовано при участии компании Kerzner International. Хочу отметить, что курорты сети Kerzner имеют все возможности для организации MICE, например, такие, как Atlantis в Дубае или Mazagan в Касабланке являются настоящими «фабриками» MICE, позволяющими реализовать самые необычные идеи. Одно из наших мероприятий по случаю запуска телеканала «Пятница» проводилось на курорте Mazagan. Мы смогли полностью отразить концепцию нового телеканала, предложив гостям множество оригинальных развлечений на любой вкус и даже провели гольф-турнир.
— В двух словах — за что вы любите свою работу?
— Скажу так, любое мероприятие — это мозаика, которую ты складываешь, чтобы в итоге получить красивую картинку. Неправильно сложили — получилось некрасиво. Но ведь можно и нужно сложить все правильно! И в решении таких головоломок заключается моя работа, за что я ее и люблю.
Самое главное для меня в профессии — это отсутствие состояния «все знаю и скучно». Уж поверьте, его в MICE просто не бывает.
Марина Осипова
