До разговора с Ксенией Кашириной, руководителем отдела организации деловых поездок VK, я знала лишь то, что у компании есть офис, в который сотрудники приезжают даже в выходные. И не потому, что много работы, — просто им здесь нравится.
А потом стало ясно: этот комфорт в компании стараются обеспечить сотрудникам во всем, даже в командировках. Задачка не из простых — с учетом постоянно растущего внутреннего турпотока.
Мы встретились с Ксенией и попросили ее рассказать, как здесь с этим справляются. А заодно поняли, почему о московском офисе VK ходят легенды.
— Ксения, сейчас, в силу понятных причин, туристическая инфраструктура в нашей стране развивается просто семимильными шагами. Наконец модернизируют региональные аэропорты, даже в глубинках, активно строят отели. Но пока о том, что она готова справляться с внутренним турпотоком, говорить не приходится. Создает ли ситуация с растущей нагрузкой на те же отели, к примеру, неудобства для вас как тревел-менеджера и самих командированных сотрудников?
— Да, конечно, эту нагрузку, о которой вы сказали, мы уже почувствовали на себе. К примеру, в начале июня в Нижнем Новгороде проходила большая конференция «Цифровая индустрия промышленной России» (ЦИПР-2023), в которой компании довелось участвовать, и тогда мест в отелях не было вообще. Поставщики предлагали нам даже «палаточные лагеря». Но это не вариант для командированных сотрудников. Не было ни отелей, ни апартаментов, ни квартир.
Или, например, Казань. Сейчас это очень туристический город, уверена, высокий сезон здесь сохранится до конца сентября. И местные отели не справляются. В начале июля, когда мы запускали в столице Татарстана свой офис, свободных номеров в отелях не было, и сотрудники летали одним днем.
Основной пул командировок VK приходится на российские города, где у компании есть свои офисы. В первую очередь это Москва, Санкт-Петербург, Казань, Нижний Новгород, Сочи.
Безусловно, при бронировании поездок сотрудников нам помогает агентство, также мы используем и свои ресурсы для поиска. Но не всё есть в онлайне — находим варианты с оплатой по счету. Да, вынуждены подстраиваться под ситуацию.
— И мириться с падением качества сервиса?
— Вы удивитесь, но нет.
Я вижу не падение, а отмечаю, напротив, улучшение качества сервиса в отелях по России. Можно вспомнить, каким он был года три назад, до пандемии — сейчас это совсем иной уровень. Гораздо выше, даже по регионам. И это заметно. Все собрались, оптимизировали свои ресурсы, силы.
Многие отели, став полностью российскими, получили возможность развиваться вне сетевой концепции, которая была задана международным брендом изначально. И знаете, некоторым это пошло на пользу!
Мы тоже со своей стороны продолжаем держать сервис. Да, отеля, в котором сотрудник привык жить во время бизнес-поездки, может не оказаться. Или нам не позволит забронировать номер его загрузка. Но в таком случае очень выручает масштабная отельная программа по регионам, которая работает в компании.
Кстати, внутри VK действует NPS-система (Net Promoter Score), так называемый Индекс потребительской лояльности, то есть по всем нашим задачам бизнес-туристы ставят оценку. По нашему департаменту средняя оценка за последние несколько месяцев сохраняется на уровне 4,9 из 5. Мы довольны!
— А если говорить о поставщиках — договариваться о корпоративных тарифах, скидках с ними сейчас сложнее? И можно ли сейчас вообще говорить об экономии тревел-расходов?
— С января этого года у VK новый поставщик, который обеспечивает нам моментальную аналитику расходов. Мы можем оценить картину по разным юридическим лицам компании, подразделениям, категориям, включая авиа- и железнодорожные билеты, отели. И с учетом тревел-политики проанализировать, где у нас перерасход, а где расход — оптимальный. Буквально с помощью одной кнопки удается выгрузить нужные нам параметры и сравнить их с каким-то периодом, вплоть до недели.
Потом вопрос экономии мы постоянно обсуждаем с нашими бизнес-юнитами. Решаем, где можно разумно сэкономить. В рамках договоренностей с авиакомпаниями бронируем авиабилеты по спецтарифам. Сотрудники стараются планировать командировки заранее, у нас есть пул контрактных отелей, где нам предлагают очень хорошие цены. Мы следим за лимитами — у нас достаточно регламентированная политика. Сотрудники ее соблюдают, и это позволяет нам оптимизировать тревел-расходы.
Если говорить об особенностях переговоров с поставщиками, то отели проявляют гибкость. Я вам больше скажу: цены на размещение по сравнению с прошлым годом у нас остались на прежнем уровне. По-моему, это очень круто, ведь курсы валют и другие показатели, влияющие на стоимость, выросли и продолжают расти.
Авиакомпании предоставляют скидки, но здесь, увы, мы все равно отмечаем сильное подорожание авиабилетов по всем направлениям.
— Как много в вашем тревел-менеджменте онлайна? Когда его в решении ваших задач быть не может?
— Наша тревел-команда из 8 человек работает из офиса. Мы сидим в одном openspace, работаем в связке. Нам важен нетворкинг. И если кто-то остается дома, это сразу сказывается на общем состоянии команды, в целом нашей продуктивности. Поэтому мы, конечно, за офис.
Но онлайн в деловых поездках тоже необходим. В частности, при покупке билетов, организации командировок. Когда у нас не было OBT, покупка стандартных билетов на маршруте Москва — Санкт-Петербург — Москва занимала несколько часов. Сейчас такая командировка оформляется за 50 секунд. Конечно, при наличии вводных.
При этом без офлайна абсолютно никак в случае сложных запросов, ведь есть очень сложные маршруты, которые возможно построить только с офлайн-поддержкой, те же запросы топ-менеджмента. И здесь только офлайн, только общение с профильной службой.
— Ксения, а можете рассказать о своем офисе? Признаюсь, о нем ходят легенды.
— Мы находимся в бизнес-центре SkyLight у метро «Аэропорт». Офис занимает две башни. В одной — все 26 этажей, во второй — половину, 13.
На территории для сотрудников оборудован спортзал, он открыт шесть дней в неделю, и в нем есть тренеры. К слову, в компании предусмотрена компенсация расходов на спорт.
Также у нас есть своя спортивная площадка, на которой любой сотрудник может играть в баскетбол, волейбол, футбол, теннис и так далее. Весь необходимый для этого инвентарь тоже в наличии. Забронировать площадку можно в нерабочее время — до 10 утра и после 19 часов. Эта площадка за час также превращается в зону для проведения мероприятий вместительностью до 400 человек.
Сотрудники могут воспользоваться огромной библиотекой — как книжной, так и онлайн (подписка на различные сервисы). В офисе есть салон красоты и кинозал, где мы часто смотрим фильмы и различные трансляции.
На каждом этаже — автоматы с едой, и, поскольку расходы на обеды в компании тоже компенсируются, получить ее можно через специальное приложение, то есть для сотрудника она абсолютно бесплатна.
В офисе оборудована столовая, есть несколько кофеен.
На этажах вы найдете кофепоинты, где есть практически все: молоко — безлактозное, жирное и обезжиренное, овсяные каши, хлопья, 4 вида сладкого и 4 вида соленого печенья, чай, кофе, цикорий. Можно добавить варенье, мед, сгущенку, выбрать соус.
На многих этажах установлены урны для раздельного сбора мусора, сотрудники переходят на экологичное потребление.
В офисе есть даже музыкальная комната со звукоизоляцией! В ней собраны самые разные инструменты — фортепиано, гитары, балалайки и так далее.
А еще у нас работает служба проката. Это уникальная вещь — здесь вы можете взять в бесплатный прокат коньки, ролики, настольные игры, все виды канцелярки, костюмы Деда Мороза и Снегурочки к Новому году. Я не знаю, чего там нет!
У нас в офисе всё сделано так, чтобы, несмотря на работу, ты мог проживать свою жизнь. Допустим, запланирован у тебя на вечер поход в театр. Тебе не нужно отпрашиваться с работы, тратить лишнее время — ты идешь в салон красоты, делаешь себе прическу и отправляешься в театр.
— Ксения, много вас, таких счастливчиков?
— Всего в компании трудится около 12 тысяч сотрудников. Центральный офис в Москве ежедневно принимает порядка трех тысяч специалистов. Кстати, командировок у нас за первое полугодие 2023-го было около 6 тысяч. И этот объем по сравнению с прошлым годом увеличился раза в два.
— Опросы показывают, что отчеты о расходах в командировке — самая большая головная боль для сотрудников. Как вы решаете этот вопрос в компании?
— Есть авансовый отчет, а есть отчет о командировке.
Если говорить об авансовом, то это довольно сложный бухгалтерский документ. Сотрудник готовит краткую версию отчета, в который данные подтягиваются из приказа автоматически, остается прописать только краткий отчет о самой поездке, какие цели были достигнуты. Если сотруднику необходимо компенсировать какие-то расходы, он прописывает это в смете.
Не так давно мы перешли на систему электронного подписания отчетов о командировке. Речь о нашей собственной внутренней разработке. Сотрудник еще до поездки подписывает в ней приказ — электронно-цифровой подписью, а после завершения командировки ему приходит ссылка на подписание отчета. В этот же сервис он может подгрузить отчетные документы — билеты, посадочные талоны, ваучеры на проживание, то есть так он подтверждает, что действительно съездил в командировку. И далее все это уходит в бухгалтерию.
В компании существует отдельное направление, которое отвечает за разработку новых сервисов/продуктов. И кадровый электронный документооборот — один из них. У нас есть корпоративный мессенджер, VK Cloud и так далее. КЭДО включает не только приказы и отчеты о командировке, но и приказы на отпуска, больничные листы. Компенсация расходов на спорт тоже подписывается в данной программе, а недавно в ней настроили возможность оформления сотрудника на работу. Для компании важно развивать электронный документооборот в том числе в рамках ESG-концепции.
И потом, это очень удобно, ведь в VK три режима работы: офисный, комбинированный и дистанционный. Не всем сотрудникам удобно приезжать на работу или отправлять курьером свои отчеты. А так, находясь в любой точке России, можно спокойно загрузить отчет о командировке — даже с телефона.
— Не так давно мы писали о том, что устойчивые путешествия кажутся путешественникам слишком дорогими. Что вы думаете об осознанных путешествиях? Судя по тому, что у вас есть ESG-концепция, идея вам откликается?
— Да, и как раз сейчас мы собираем статистику по авиаперелетам и пытаемся отследить свой углеродный след на конкретных направлениях. Работа еще не завершена, но мы занимаемся этим вопросом. И будем думать, где можем хотя бы чуть-чуть снизить вредные выбросы.
Радует то, что среди отелей сейчас довольно много экологичных. И они пользуются спросом у наших сотрудников. Нам очень близки «зеленые» инициативы, в числе которых — отказ от одноразовых косметических наборов в пользу дозаторов с косметикой.
Как вы уже поняли, мы уходим от бумажных отчетов — со всеми нашими контрагентами в части тревел-услуг работаем в системе ЭДО.
Ну и с тем, что устойчивые путешествия — это дорого, не могу согласиться. Просто важно найти баланс. Мы, например, выбираем для себя принцип золотой середины.
— Ксения, еще одна актуальная тема сейчас — спорт, ЗОЖ-мероприятия. Она стала ключевой на Рехабе. Учитывают ли в компании физическое и ментальное здоровье сотрудников? В частности, командированных?
— Конечно, мы всегда стараемся подобрать для сотрудника оптимальный рейс и маршрут. Если он прибывает в город ранним утром, бронируем ему ранний заезд в отель. Потом в регионах есть наши комфортные офисы. И здесь тоже можно отдохнуть даже с учетом командировки.
Всегда идем навстречу, если сотрудник хочет продлить свою бизнес-поездку на выходные и задержаться в городе. Довольно часто коллеги отправляются в деловые путешествия с семьей или животными. И компания может помочь с бронированием таких путешествий по корпоративным ценам.
Специальные тарифы отелей, скидки, лучшие предложения от наших партнеров можно всегда найти и на внутреннем портале VK. Все это пользуется популярностью, мы получаем большое количество положительных отзывов от сотрудников.
— Ксения, чем вы заняты прямо сейчас?
— Я оптимизатор, весь процесс за последний год мы, наверное, перевернули, пересмотрели по полной программе. Сейчас занимаемся редактированием интерфейса нашего портала для оформления командировок, делаем его удобным, интуитивно понятным, убираем неактуальные моменты. В будущем планируем осуществить интеграцию платформы с OBT — нам бы хотелось, чтобы всё было в «одном окне».
Мы стремимся к тому, чтобы каждая командировка сотрудника VK была максимально комфортной для сотрудника и компании.
— Что это значит для вас?
— Это значит учесть все пожелания внутреннего клиента, уложиться при этом в лимиты и не допустить в поездке никаких происшествий.
— А они часто случаются?
— Да, к сожалению. Из последнего — сотрудник должен был лететь в Казань, но почему-то решил, что ему нужно в Санкт-Петербург. В аэропорту он купил билет на рейс до Питера, думая, что ему забронировали что-то не то. А уже там, пытаясь найти отель, понял, что все же прилетел не туда, заработался.
Если же говорить о чрезвычайных обстоятельствах, то здесь нам важно грамотно проинформировать сотрудника. Так, чтобы он мог справиться с любой непредвиденной ситуацией или проблемой самостоятельно, без участия тревел-менеджера.
Беседовала Марина Осипова
