Оксана Костюк, Parallels: «Командировка — это не только самолет-трансфер-отель, это — часть жизни твоего руководителя»

Образовательная сессия АБТ-ACTE Russia. Утро, еще слегка сонные участники встречи и крепкий кофе. И тут дали слово Оксане. Похоже, никто даже не заметил, как оказался заворожен этой девушкой, рассказывавшей о том, как отправить босса в Мюнхен, если «всё против тебя». Это был тот редкий случай, когда уже со второй минуты выступления эксперта мне стало понятно — это наш человек и нам точно нужно с ней встретиться для интервью. И позитивная, живая, общительная Оксана Костюк, помощник вице-президента компании Parallels, согласилась — поделиться с аудиторией BBT Russia лучшими решениями нестандартных профессиональных задач, на которые, к счастью или нет, ей очень везет.

Переговоры о встрече мы вели с Оксаной больше месяца, если не два, и именно тогда, когда я уже потеряла всякую надежду, она позвонила: «Марина? Я только что посадила начальника на самолет... и наконец-то могу найти для вас время». 

— Оксана, почему-то мне кажется, что у вас может быть необычная история о том, как вы стали персональным ассистентом...

— Судите сами! Десять лет я занималась преподаванием в Ставропольском государственном университете, трудилась переводчиком. И вдруг, совершенно неожиданно для себя, переехала в Москву, — меня пригласили на позицию персонального ассистента финансового директора. И опыт работы в университете мне очень помог в моей новой должности. Особенно полезной оказалась кандидатская диссертация по межкультурной коммуникации: будучи помощницей экспатов, я на практике видела, как на бизнес влияет незнание особенностей той или иной страны.

Затем из крупной автомобильной компании я перешла в Adobe (разработчик всем известных Photoshop и Acrobat). Стало понятно, что сфера IT — это мое. В настоящее время я работаю ассистентом Николая Добровольского, вице-президента Parallels — прогрессивной и динамично развивающейся компании с офисами в 17 странах мира.

— И у вас никогда не было желания стать руководителем?

— Конечно, было. Но я поняла, что мне интереснее развиваться именно вширь, быть ассистентом очень высокого уровня и получать удовольствие от того, что я делаю, как ни тривиально это звучит. Я вижу, что могу максимально раскрыть свой потенциал именно в качестве бизнес-ассистента. У меня, как помощника, диапазон задач значительно шире, постоянно необходимо думать вне зоны стандартного решения задач и ограниченного пространства, как бы в 3d-модели. Этот «тонус» дает стимулы, на которые ты, в положительном смысле, подсаживаешься.

— Скажите, были ли в вашей практике случаи, когда вам ставили нереальные задачи? Что-то вроде «достать две копии еще неопубликованной рукописи книги о Гарри Поттере», как в фильме «Дьявол носит Prada»?

— Один такой случай из разряда «как достать книжку» я хорошо помню. Работала тогда с экспатом. Приближалось католическое Рождество, и буквально за три дня до него шеф сказал: «Оксана, найди мне часы Ben Watch к празднику». Честно скажу, что сначала не поняла, о чем вообще речь. Открыла интернет и прочитала, что Ben — некий известный мультипликационный супергерой, а его часы в листе желаний «Какой подарок вы бы хотели получить на Рождество?» занимают первую позицию. Для продажи доступны только в Америке, и в условиях таких сжатых сроков, когда службы доставки заказы уже не принимают, получить их вовремя — нереально. Я подошла к руководителю и сказала, что готова взяться за поручение, если оно выполнимо, но здесь я не могу ничего сделать. Босс тогда сказал: «Плохо думаешь!». И после двух или трех таких «подходов» решение все же нашлось.

Я вспомнила, что к нам с визитом летит гость из Америки, после чего связалась с его ассистенткой и чисто по-женски, сказав «ты же знаешь, какая у нас тяжелая доля!», уговорила принять заказ, сделанный на ее имя. Как проходили переговоры с курьерской службой доставки — отдельная история. Наш гость был удивлен, что я не только знаю его помощницу, но и прошу ее что-то передать. Помню, когда мой босс получил часы, сказал: «Ну, вот видишь! Я же говорил, что надо было подумать!»

Этот случай научил меня тому, что даже если на первый взгляд кажется, что решения нет, на самом деле — это я еще плохо подумала (Смеется).

Или вот еще пример: заключался важный контракт. Документы с Кипра должны были доставить в Москву. Бумаги руководитель ждал ровно в 8 утра следующего дня: они были обязательным условием при подписании крупного пятилетнего соглашения стоимостью в несколько миллионов долларов. Кипрские коллеги сообщили, что документы отправлены. Я прошу их прислать накладную — стандартная процедура. Проверяю скан накладной и обнаруживаю, что ... при оформлении доставки был указан адрес не нашего московского офиса, а филиала в Амстердаме! 

Скажу честно — даже не знала, как сообщить об этом руководству. Информацию мы получили вечером, и никакая экспресс-доставка помочь уже не могла. Благо, документы с Кипра в Амстердам доставили. Выручила коллега, у которой, я тогда точно знала, на год была открыта шенгенская виза. С замиранием сердца я тогда подошла к ней и спросила: «Маша? А не хочешь ли ты этим вечером слетать в Амстердам?» О технических моментах рассказывать уже не буду. К счастью, речь шла о крупном европейском городе, а значит, можно было найти много стыковочных рейсов. Да, моя коллега не спала сутки, но в 8 часов утра контракт был у нас.

— У вас самой есть помощники, команда, которой обычно окружают себя западные специалисты вашего уровня?

— Мне доводилось работать и в команде исполнительных ассистентов, и с помощниками. Сейчас это — «один на один», когда нет поддержки и замены, поэтому приходится выстраивать все бизнес-процессы так, чтобы они выполнялись максимально оперативно и, где возможно, автоматически.

— Ваш босс много летает? Часто приходится решать организационные вопросы его командировок?

— Да, летает часто. Значительную часть времени мне приходится уделять планированию его бизнес-поездок — перелетам, планированию деловых встреч. Учитывая, что офисы Parallels находятся по всему миру, география путешествий весьма широкая: Сингапур, Китай, США, Европа. Это различные временные зоны, и порой приходится работать в режиме 24/7.

— То есть логистика самых оптимальных маршрутов, бронирование билетов и отелей, визовое сопровождение и так далее — ваша стихия. Но, согласитесь, для этого нужно иметь колоссальный опыт, быть постоянно в курсе лучших предложений по разным направлениям... Как это сделать? Как это делаете вы? И, возможно, вы поделитесь какими-то своими секретами бронирования (взаимоотношений) с отелями и авиакомпаниями?

— На мой взгляд, здесь многое зависит от личных взаимоотношений с поставщиком. Имею в виду налаживание доверительного сотрудничества, взаимопонимания. Например: накануне Нового года, 31 декабря, меня попросили организовать приглашение для важных клиентов компании из Америки на 12 января. Но российское консульство в Америке точно так же находится на каникулах, как и вся Россия. Мы обращаемся к одному поставщику, он говорит: «Нет». Обращаемся к другому и тоже слышим: «Нет». И тогда я звоню в агентство, с которым работала в прошлой организации. Да, здесь тоже могли не рассматривать мою заявку и отказать по совершенно понятным причинам. И тем не менее помогли оформить два приглашения. А за 20 минут до наступления Нового года ко мне обращаются с просьбой сделать третье. И в 00.15 я его получаю, коллеги в Америке успевают отправить документы в посольство России в США. Вот опять — если бы у меня не было хороших отношений с партнерами, выстроенных на доверии... Ведь, согласитесь, не всегда можно по контракту.

— Вам удается предусмотреть внештатные ситуации, в которые может попасть ваш руководитель в командировке?

— Предусмотреть все очень сложно, но минимизировать стресс от форс-мажоров можно. Сейчас, при организации командировок, я подхожу к процессу не с позиции руководителя, который летит, а с позиции: с какими бы я столкнулась проблемами на его месте? Когда сама начала активно летать, много путешествовать по Европе, поняла, что многие решения, которые на первый взгляд очень просты, на деле могут быть очень сложными. Кажется, что fast track — экспресс-прохождение таможенного контроля, регистрации на рейс, паспортного контроля в аэропорту — позволит быстро попасть на рейс (к слову, очень удобно, если ваш руководитель опаздывает), но вы ошибаетесь, потому что в зоне fast track уже стоят 100 человек, которые на это надеются.

Командировка — это не только самолет-трансфер-отель, это — часть жизни твоего руководителя. Казалось бы, расположение номера в гостинице вдали от лифтов, отсутствие стройки рядом, качественный Wi-Fi — мелочи, но от них порой зависит успех всей командировки. А в конечном итоге — бизнеса. И когда ты понимаешь эту цепочку, начинаешь мыслить и работать иначе. У тебя в запасе не один поставщик, а пять. Для решения вопроса ты обратишься не только к коллегам, но и к знакомым в социальной сети: «Девочки, а не знаете ли вы...» (Улыбается)

— Оксана, кстати, о социальной сети - LinkedIn. У вас в профиле достаточно высокий балл навыка Time-management. Не могли бы вы рассказать, как распределяете свое время? Ощущение, что вы не спите. Даже Новый год встречаете с мыслями о работе!

— Здесь сложно говорить о каком-то универсальном тайм-менеджменте. Но был период, когда я очень много об этом читала, посещала различные семинары, чтобы понять, как сделать много вещей, правильно, да еще и вовремя. В результате пришла к единственно верному для себя решению — определяй приоритетность. Насколько высока важность решения данной задачи в данную минуту? Какими могут быть последствия, если ты не сделаешь это сейчас? И еще составляю самый простой список задач. Причем не нужно писать какие-то огромные списки. Три главные задачи на ближайшие полчаса. И это, как правило, работает.

— Хорошо ли вы знаете своего босса? Его привычки? Легко можете определить, в каком он пребывает настроении? Ведь это важно для слаженной работы.

— Предлагаю переформулировать вопрос: что я узнала о себе, работая со своим текущим руководителем? Ведь главное — что тебе может дать начальник в плане профессионального развития. Так, работая с Николаем Добровольским, я узнала, что позволяет мне выполнять поручения максимально эффективно.

— То есть?

— Руководитель показал мне, как вреден перфекционизм на примере наших разработчиков. Перед ними тоже всегда ставятся задачи, которые имеют несколько решений. И они «грешат» тем, что хотят сделать все на «отлично» — написать самый красивый код, что требует времени. Но в создании новой версии ПО, как и в любом бизнесе, важны сроки, бюджеты, ресурсы... Другими словами, поставленную задачу можно сделать по-другому, проще, и в итоге моя жизнь будет менее стрессовой.

— В других компаниях тоже пришлось усваивать какие-то уроки?

— В одной, например, я не могла использовать в ответах на поручения слово «невозможно». Причем это было даже официально прописано в целях системы оценки персонала. Благодаря этому ко многим задачам я сейчас отношусь как к решаемым.

Аккуратные «взаимоотношения» у меня были и со словом «срочно». Я могла его использовать только в крайнем случае, когда это было действительно срочно. Со временем мне стала понятна суть и этой инструкции: просто, когда говоришь слово «срочно» очень часто, снижается его ценность.

У другого моего руководителя была очень интересная трактовка мотивации. Он цитировал Экзюпери: «Если желаете построить корабль, то не созывайте барабанным боем людей собирать древесину, не распределяйте между ними работу и не отдавайте приказы. Вместо всего этого научите их тосковать по бескрайнему морскому простору», и тогда они сами построят корабль. Я увидела, что при таком подходе даже в условиях кризиса, антироссийских санкций, колоссальном провале продаж можно перевыполнить план. Что мы тогда и сделали. И сказать, что босс нас как-то контролировал, писал директивные письма — нет, такого не было.

— Оксана, говорить с вами можно бесконечно. Последний вопрос — какой ваш самый страшный профессиональный кошмар?

— Забыть что-то важное. Или пропустить. Это самое страшное. И боюсь я этого не случайно. Как-то у одного из моих руководителей было несколько перелетов в течение одной недели: Европа — США — Дубай — Европа — Россия... Все эти перемещения отображал мой мобильный календарь, на который я очень полагалась. Согласно расписанию, отправляю руководителя в аэропорт, и спустя час он звонит мне со словами: «Оксана, мой самолет улетел полчаса назад». У меня паника. Первое, что я сделала, — перепроверила билеты. И увидела, что вылет у него не в 15 часов, а в 22!

Просто из-за постоянных смен часовых поясов мой мобильный календарь сбился, а я, уверенная в том, что внесла всю информацию правильно, не перепроверила время отправления очередного рейса. Шеф отнесся к этому с пониманием. В итоге я организовала ему несколько конференц-звонков в VIP-зале авиагавани, после чего он благополучно улетел. И снова мы вернулись к тому, с чего начали: даже самая простая и предсказуемая ситуация может стать внештатной, но в большинстве случаев из нее все-таки можно найти выход.

Беседовала Марина Осипова