Если ты к этому не готов, стоит задуматься о смене профессии
Bayer — крупнейший химико-фармацевтический концерн, занимающий ключевые позиции в мире в таких областях, как здравоохранение, защита растений и производство высокотехнологичных материалов, где главными ценностями в работе считаются лидерство, честность, гибкость и эффективность. На эти же принципы ориентируются и при осуществлении тревел-политики Bayer, говорит конгресс-менеджер компании Татьяна Овчинникова. По ее мнению, только в этом случае можно рассчитывать на конструктивный диалог и слаженность действий.
— Татьяна, у вас, можно сказать, необыкновенная должность для российских компаний. Как вы стали конгресс-менеджером?
— Да, согласна, но главное — она существует, и это доказывает мой собственный опыт. В компании Bayer я уже более пяти лет и могу сказать, что к организации мероприятий имею самое непосредственное отношение в течение всего времени работы здесь. Очевидным и важным для меня остается то, каким образом можно соединить все задачи, связанные с подготовкой, проведением, актуализацией и оценкой ивента, в один сложный и достаточно интересный процесс.
Заниматься чем-то подобным я начала достаточно давно — около 15 лет назад, когда о бизнес-тревел в России знали мало. Тогда вопросы корпоративного туризма решали офис-менеджеры и ассистенты. Скорее всего, именно поэтому сегодня специалистами в этой отрасли работают люди, начинавшие карьеру в административной должности.
В Bayer существует отдел закупок, который насчитывает порядка 20 человек. Работа отдела тесно связана с компаниями-поставщиками, получением наиболее выгодных условий, заключением контрактов, исполнением обязательств по ним, котировкой цен, составлением бюджетов. Это достаточно серьезный аспект работы, который требует пристального внимания. Я всегда говорила и считаю до сих пор, заниматься закупками в бизнес-тревел, тем более, организовывать мероприятия — дело очень тонкое и интересное.
— К чему нужно быть готовым в вашей работе?
— Устраивая ивент, ты отвечаешь не только за себя, но и за каждого в своей группе, которую сопровождаешь. И зачастую люди, находясь в рамках определенной группы, психологически расслабляются и возлагают ответственность за дальнейшие действия на лидера. А ты, в свою очередь, несешь обязательства перед авиакомпаниями, должен проследить, чтобы никто не опоздал на рейс, все заселились в гостиницу, решаешь все проблемы, связанные с пребыванием в отеле, размещением, питанием, развлекательной программой. Этим объясняется пограничное, стрессовое состояние, в котором человек, активно работающий в тревеле, пребывает постоянно. И это нормально. Если ты к этому не готов, стоит задуматься о смене профессии.
— Бывают случаи, когда тревел-менеджеры вынуждены отходить от соблюдения тревел-политики. Когда это происходит, можно ли как-то с этим бороться и надо ли?
— Начнем с того, что у нас единая для всех сотрудников концерна travel-policy. Она не противоречит ни локальным нормативным актам, ни нормативным актам внутри страны, что позволяет более комфортно использовать те возможности, которые готова дать наша компания.
Если есть потребности, определенные стратегические задачи, которые слабо коррелируются существующей travel-policy, этот вопрос решается. Считаю, что константы, как таковой, быть не должно, поскольку это мешает бизнесу. Travel-policy регулирует отношения, связанные с выполнением тех обязательств, которые впоследствии принесут материальную выгоду. То есть мы не должны убивать курицу, несущую золотые яйца. Не бизнес должен быть для нас, а мы — для бизнеса, что относится и к travel-policy. Это не тот документ, которым можно пользоваться по желанию, но если важно не то чтобы нарушить, а реализовать его несколько иначе, на мой взгляд, это допустимо.
— Компания работает с поставщиками напрямую или же сотрудничает с TMC?
— С TMC, и ее для компании выбирают на глобальном уровне. С победителем тендера, который проводит Bayer, мы заключаем локальный договор. Проведение тендера — процесс непростой, поскольку единых, классических критериев оценки деятельности агентств, ответственных за проведение больших мероприятий, к сожалению, пока не существует. То есть это некий home made продукт, который делается для компаний «вручную». Ведь компании на рынке разные, и у каждой — свои запросы. Как и у нашего концерна.
— И какие требования Ваша компания предъявляет к TMC?
— Основные требования, наверное, очень просты, но, подчеркну, необходимы для работы именно в России. Во-первых, это честность и открытость, конструктивные партнерские отношения, стремление к их выстраиванию и сохранению. Речь идет о стремлении понять и дать лучший сервис — тот, который мы ожидаем. Конечно, учитываем стабильность компании, ее известность на рынке, реализованные проекты и рекомендации.
— Как считаете, что важно при выборе отеля, авиакомпании?
— При выборе отеля мы руководствуемся его принадлежностью к той или иной цепочке. Пока для нас этот факт является гарантом того, что мы получим качественный сервис. Что касается отелей, не входящих ни в одну цепочку, то это — отдельный разговор, который подразумевает индивидуальный подход к заключению контракта, оценку условий, которые нам предлагают. А в будущем — внесение этого средства размещения в список наших контрактованных отелей. Конечно, большим подспорьем в этом вопросе является инициатива Ассоциации Бизнес Туризма, которая уже третий год подряд проводит аттестацию бизнес- и конференц-отелей. Наличие у гостиницы сертификата для нас также является очень важным в работе и показывает уровень сервиса, на который можно рассчитывать.
Что касается выбора авиакомпании, то в России один общеизвестный авиаперевозчик — «Аэрофлот», а за рубежом в каждой стране — тот, который пользуется большими преференциями: в Германии — Lufthansa, в Нидерландах — KLM, во Франции — AirFrance.
— Что можете сказать о бюджете деловой поездки?
— Стоимость размещения в гостинице Москвы в разы выше, чем за границей, в том же самом мегаполисе, к примеру, в Берлине. А значит, мы не сталкиваемся с суровой необходимостью жить за 90 евро в сутки, скажем, в столичной гостинице «Салют». При этом мы обеспечиваем сотрудника качественным размещением, сервисом и всегда учитываем вопрос безопасности.
— Пользуетесь ли вы в своей работе современными техническими решениями?
— Конечно, в офисе оборудованы переговорные комнаты с возможностью проведения теле- и видеоконференций. Также мы проводим дистанционное обучение сотрудников — с помощью внутренней корпоративной связи, которая называется Link. Через нее мы можем подключиться к тому или иному специалисту и устроить небольшую видеоконференцию. Такой формат общения весьма эффективен, если необходимо создать интерактив, как с визуализацией собеседника, так и без нее, в зависимости от того, какие задачи и цели ставит перед собой тренер.
Используя эти технические решения, мы оптимизируем собственные расходы, время на переезды, перелеты, что не только эффективно, но и удобно.
Марина Осипова
