Екатерина Липатова: «Нужно с энтузиазмом воспринимать новые задачи - даже если они кажутся невыполнимыми!»

Новый номинант Премии Buying Business Travel Russia & CIS в категории «Тревел-менеджер года»  — Екатерина Липатова.

Екатерина Липатова — тревел-координатор ООО «ВАЛЕАНТ», международной фармацевтической компании, занимающейся разработкой и продажей рецептурных и безрецептурных фармацевтических препаратов.

В индустрии деловых поездок Екатерина трудится уже почти семь лет. В компанию «ВАЛЕАНТ» пришла в 2014 году, имея за плечами опыт работы в качестве агента-универсала в одном из лидирующих российских ТМС «Континент Экспресс». В ее задачи входит как контроль над соблюдением политики по поездкам и непосредственная работа с сотрудниками, так и взаимодействие с поставщиками, регулярная оценка рынка поставщиков услуг, а также анализ статистики по поездкам, выявление возможностей для экономии и внесение дополнений в политику.

Екатерина организовывает внутренние тренинги и центры оценки (в общей сложности около 50 в год по 40-50 человек), а также цикловые мероприятия (до 700 человек) и корпоративные праздники для московских сотрудников (до 180 человек). Поскольку Екатерина одновременно работает напрямую с сотрудниками, их руководителями и поставщиками услуг, то она имеет возможность детально отслеживать end-to-end тревел-процесс.

Главным достижением года Екатерина называет сокращение затрат, при котором было сохранено качество услуг. Общая сумма экономии составила около 6 млн рублей, или 17% от всего объема затрат, а это 4000 поездок в год и около 600 командированных сотрудников.

От BBT Russia: Помимо заполненной анкеты, в адрес редакции Екатерина направила презентацию, подробно описывающую способы достижения такой экономии. К сожалению, опубликовать её не предоставляется возможным.

В значительной степени такое сокращение затрат стало возможным за счет изменения отношения сотрудников к операционным расходам.

Если компания взяла курс на экономию, но при этом хочет сохранить репутацию первоклассного работодателя, основной задачей тревел-менеджера должно стать соблюдение верного баланса между экономией затрат и комфортом сотрудников.

При слиянии компаний (после ряда поглощений в период с 2011 до 2013 гг.) одной из главных задач для Екатерины стало налаживание рабочего процесса в сфере организации бизнес-поездок. Екатерина убеждена, что комфорт сотрудника важен так же, как и соблюдение бюджета, ведь условия в путешествии сильно влияют на его продуктивность, что в итоге сказывается на его показателях продаж. Поэтому достижению экономию способствовали не сокращение количества путешествий, а более разумное отношение к деньгам: организация поездок заранее, выписка тарифов без багажа, размещение без раннего заезда и позднего выезда, максимальное использование «Аэроэкспресса» в Москве вместо такси и так далее. Из-за больших объемов эти статьи превращаются в миллионы рублей.

В компании скромные лимиты на проживание, но благодаря трехсторонним договорам в большинстве крупных городов сотрудники «ВАЛЕАНТ» живут в отелях международных цепочек уровня 4*.

За прошедший год количество отмен, переносов поездок снизилось в два раза и составило около 10%, так же всего 10% заявок было подано с нарушением условия 14 дней, и это значительно отразилось на экономии.

В конце 2015 года при ее поддержке был проведен тендер и заключен договор с новой ТМС. После этого подписано трехстороннее соглашение с авиакомпанией «Аэрофлот» и различными отелями в наиболее посещаемых сотрудниками городах. Решение заключить прямой договор с транспортной компанией для поездок по офисным целям и поездок на склады в Подмосковье позволило сэкономить до 30% затрат на поездки по сравнению с прошлым годом.

Изменения в привычках, которые влекут за собой дополнения к тревел-политике, сначала воспринимаются негативно, поэтому задача Екатерины — показать бизнес-туристам положительные ее стороны. С ее точки зрения, в сотрудниках необходимо воспитывать правильное отношение к деньгам и ценностям компании.

Как минимум раз в месяц на корпоративном портале она публикует напоминания о важности соблюдения правил, нюансах, иногда в серьезной, а иногда в шуточной форме.

Екатерина старается использовать необычные и позитивные приемы подачи информации. Так, на портале был опубликован комикс о веселых приключениях медведя Бауша Валеантовича в командировках (Bausch & Lomb Inc. входит в группу компаний Valeant Pharmaceutical).

В рассылках она также напоминает командированным сотрудникам о возможностях сэкономить уже свои личные средства благодаря специальным договорам.

Регулярное общение с деловыми путешественниками — ее постоянная работа. К Екатерине обращаются в случае возникновения форс-мажорных ситуаций: если забронировать отель или выписать новый билет — задача агентства, то ее цель — довести ситуацию до конца (убедиться, что сотрудник доехал до места назначения).

Екатерина напоминает сотрудникам о предстоящих новогодних или майских праздниках, что предполагает необходимость высылать заявки заранее. В 2016 году это позволило свести к нулю количество срочных заявок в послепраздничный период.

Екатерина — частый гость специализированных семинаров, которые проводят TMC, отели, транспортные компании.

К основным целям Екатерины за прошедший год можно отнести:

— разработку, согласование и внедрение детальной политики поездок для обеспечения прозрачности принципов оформления командировки и уменьшения количества уточняющих запросов для оптимизации временных затрат;

— разработку и внедрение системы рекомендуемой стоимости перелетов в крупные города России с целью отследить затраты и анализировать возможности экономии на авиаперелетах;

— техническое описание функционала модуля по электронному оформлению поездок и авансовых отчетов на внутреннем портале, к разработке которого привлечены специалисты IT-департамента. После запуска планируется дополнить его системой игрофикации, и тогда наступит черед Online Booking Tool.

При таком объеме работы может показаться, что поручить все эти задачи одному лишь тревел-менеджеру невозможно, но на этот случай у Екатерины есть свои рекомендации: делегировать обработку заявок TMC; планировать текущие и будущие задачи в соответствии с актуальными приоритетами; анализировать взятые на себя задачи с точки зрения эффективности; оптимально использовать свое время для достижения запланированных результатов; расставлять приоритеты для достижения максимального уровня эффективности; разумного и правильно управлять доверенными бюджетными средствами.

Работа в такой динамичной индустрии не дает расслабиться, замечает Екатерина, создает привычку всегда быть в тонусе и с энтузиазмом воспринимать новые задачи, даже если порой они кажутся невыполнимыми.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: