Елена Лобанова: «Стараюсь действовать на опережение: не ждать заданий, а предлагать, инициировать, пробовать»

Номинантов в категории «Тревел-менеджер года» международной Премии Премии Buying Business Travel Russia & CIS все больше! Представляем новую участницу - Елену Лобанову.

Елена Лобанова руководит протокольной службой ПАО «Уралкалий», ведущего мирового производителя и экспортера калия, на долю которого приходится около 20% мирового производства калийных удобрений. Компания контролирует всю производственную цепочку — от добычи калийной руды до поставок хлористого калия покупателям. Производственные активы «Уралкалия» включают пять рудников и семь обогатительных фабрик, расположенных в городах Березники и Соликамск Пермского края. В основном производственном подразделении работает 11 тыс. сотрудников.

В зону ответственности Елены входит работа по организационно-протокольному обеспечению мероприятий; полный цикл задач, связанных с организацией командировок; бюджетирование и контроль профильных бюджетов; поддержка иностранных граждан и делегаций; устные и письменные переводы.

По инициативе Елены появилась внутренняя программа аттестации отелей, которая стала возможна благодаря обратной связи с командированными сотрудниками относительно качества обслуживания в гостиницах, удобства их номеров, дополнительных сервисов, наличия и качества Wi-Fi, обслуживания на ресепшн. Данная программа содержит информацию о конкретном отеле и впечатлении о нем, полученную от коллег, а не через сайт отеля, а также помогает тревел-координаторам в выборе вариантов гостиниц.

Также при поддержке Елены были проведены тендеры по выбору TMC, транспортных компаний такси в разных городах с предварительным аудитом парка автомобилей, что позволило обеспечить максимальную безопасность пассажиров и исключить сервисные сборы агентов; произведен аудит процессов в области тревел-менеджмента и мероприятий в дочерних и зависимых обществах, разработан план действий по гармонизации целей и консолидации планирования и отчётности; разработан комплекс мероприятий (тренинг) по стрессоустойчивости для travel- и event-координаторов; создана база данных визовых требований в разрезе стран, организовано обучение персонала в области визового оформления.

За последний год Елена Лобанова прошла курс обучения для руководителей структурных подразделений, отделов, служб, департаментов в ЦНТИ «Прогресс» Санкт-Петербурга (август, 2015 г.), прослушала курс повышения квалификации переводчиков в бюро переводов Literra Санкт-Петербург (декабрь, 2015 г.), а также курс «Корпоративный и бизнес-протокол» в Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ в Москве (апрель, 2016 г.). Кроме того, с июля по декабрь в 2015 года она была слушателем курсов «Тайм-менеджмент для руководителей» и «Управление конфликтом» в Корпоративном университете ПАО «Уралкалий».

В июле 2016 года посетила семинар «Иностранные работники: правовое положение, привлечение, миграционный учет, порядок и особенности оформления иностранных граждан» в Институте технологий менеджмента Санкт-Петербурга, а в мае проходила стажировку в Los Angeles County High School Калифорнийского университета.

В качестве спикера и модератора выступала на семинаре «Leadership role in education and development» в Пермском языковом центре, конференции «Образование в современном мире. Актуальные вопросы», «Управление знаниями» в Пермском государственном гуманитарно-педагогическом университете в 2016 году.

С начала 2016 года компании «Уралкалий» удалось снизить сборы агентов, полностью перейти на работу в онлайн со всеми поставщиками, а также заключить договоры на услуги такси на выгодных условиях. Была введена практика совместного анализа тревел-расходов на основе статистики и бухгалтерских данных, в том числе учёт последующего возмещения НДС при сравнениях, а также сопоставление стоимости сделанных покупок с average ticket and hotel price. В случаях превышения рассматривается конкретная поездка и история бронирований. Статистику в данном разрезе предоставляют агентства, обслуживающие компанию. Два раз в год Елена проводит с ними телефонные конференции (по итогам полугодия). Специалисты со стороны TMC дают комментарии по средней стоимости покупок клиента и средних значениях по рынку. В компании структурировалась работа в области business travel: внедрён процесс мониторинга лучшей цены на основании мини-тендеров по заявкам, улучшились показатели по договору с а/к Аэрофлот, вырос процент прямых бронирований и использования корпоративных карт.

В своих взаимоотношениях с поставщиками компания опирается на открытые и честные методы ведения бизнеса и является ответственным заказчиком.

С командированными сотрудниками в компании взаимодействуют двумя способами: через регулярные оповещения на корпоративном портале (о подаче заявок в планы командирования, при изменениях в тревел-политике и т. д.) и личное, «точечное» общение (вопросы визового оформления, бронирования билетов, гостиниц, трансферов и т. д.).

В 2016 году разработана краткая выдержка из тревел-политики, касающаяся правил бизнес-тревел для разных категорий сотрудников (лимиты, к кому обратиться в случае различных ситуаций, как оформить и как составить отчет о расходах в поездке). Традиционным со стороны компании стало размещение на корпоративном портале информации о скидках на перелеты и отели по различным направлениям, а также статистика по стоимости авиабилетов, приобретенных в разное время (за три недели, 14 и 7 дней, за три дня, за день). Это делается для того, чтобы показать сотрудникам, как много теряет компания из-за бронирований услуг по высоким тарифам. Бюджетирование по командировочным расходам также было переведено по её инициативе в зону ответственности подразделения, инициирован анализ расходов в разрезе центров затрат.

«Мое главное достижение — это максимальная планка удовлетворенности внутреннего клиента нашим сервисом: положительная динамика от 95% в мае 2015 года до 100% в мае 2016-го», — говорит Елена.

Продолжение истории Елены, ее авторское письмо и отзывы коллег читайте на сайте Премии.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: