Елена Медведева: «В компании был достигнут порядок в оформлении командировок»

Мы продолжаем публиковать истории успеха претендентов на победу в номинации «Тревел-менеджер года» международной Премии за выдающиеся достижения в сфере делового туризма и MICE Buying Business Travel Awards Russia & CIS. На очереди — еще один профессионал своего дела Елена Медведева.

Елена Медведева — ведущий специалист департамента административного и информационного сопровождения Федерального государственного автономного учреждения «Российский фонд технологического развития», Фонд развития промышленности. Окончила Сочинский государственный университет социально-культурного сервиса и туризма. С 2014 года Елена — активный участник образовательных практикумов АБТ-ACTE Russia.

В компании она занимается организацией деловых поездок, MICE-мероприятий, закупками. Под ее руководством была разработана тревел-политика и установлен единый порядок направления работников в служебные командировки, а также определены функции каждого структурного подразделения, участвующего в этом процессе, в целях совершенствования работы по направлению сотрудников Фонда в служебные командировки. При ее инициативе в договорах с поставщиками были по максимуму стандартизованы требования к товарам/услугам; документооборот приведен к минимальному объему (например, заказ делается каждые два дня, а счет и оплата — раз в месяц).

Кроме того, было конкретизировано содержание сервиса. Так, поставщик ознакомлен с тревел-политикой Фонда, а также списком топ-менеджеров с указанием всех паспортных данных и бонусных карт сотрудников, лимитов и категорий (отель, билеты), благодаря чему происходит более оперативная обработка заявки. Компания уже имеет все необходимые данные, и ей остается только указать направление/маршрут, даты, Ф.И.О. сотрудника и желаемый отель. Отсутствие вопросов по желаемой стоимости, категории и паспортных данных значительно упрощает задачу при оформлении запроса на организацию командировки.

Отлажен механизм закупок: по возможности они объединяются. Например, необходимо провести мероприятие (корпоративный выезд). Чтобы избежать обращения в разные компании по поиску билетов, бронированию отеля и организации самого мероприятия (тимбилдинга), общий запрос направляется в агентства, которые занимаются планированием мероприятий «под ключ». Определяется самое выгодное предложение, в результате чего сокращаются расходы.

Таким образом в компании был достигнут порядок, по которому осуществляются заявки и подтверждения, оплата командировки; определены лимиты допустимых расходов на соответствующую услугу; отработана схема, по которой устанавливается финансово наиболее выгодное и удобное предложение; приняты решения в чрезвычайных ситуациях, и т.п.

Большое внимание в компании уделяется ознакомлению командированных сотрудников с тревел-политикой. В случае, если они приобретают билеты и бронируют отели самостоятельно, возникают проблемы с бухгалтерией. Благодаря внутренней информационной рассылке подобные ситуации исключены.

За последний год Елена организовывала мероприятия в двух компаниях ПАО «Мосэнерго», в которой проработала с 2014-2016 год, и Фонде развития промышленности, в котором начала работать с марта 2016 года. В «Мосэнерго» были проведены мероприятия с выездом для руководителей в Сочи, Санкт-Петербург, Ереван, Баку. Перед Еленой стояла задача правильно и грамотно составить маршрут, подобрать интересные экскурсии, найти отель, который бы заинтересовал и понравился всем, с подходящим конференц-пакетом. Трудности, с которыми она столкнулась при организации поездки, — частые изменения в графике руководства, в результате чего брони авиабилетов и отеля приходилось менять «не по дням, а по часам». Однако в результате были выбраны наиболее выгодные тарифы на все услуги: компании удалось сэкономить значительные денежные средства.

Количество деловых путешественников в компании — 70 человек. Объемы командировок — 30-40 в месяц. Примерный тревел-бюджет — около 10 млн. рублей в год.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется на сайте Премии в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: