Елена Зеленова: «Мы можем оперативно в любое время суток организовать деловую поездку любой сложности»

Представляем Елену Зеленову - претендента на звание «Тревел-менеджер года» Премии Buying Business Travel Russia & CIS.

Елена Зеленова — менеджер по организации деловых поездок, начальник отдела делопроизводства и секретариата ООО «ПЕНОПЛЭКС СПб» (г. Санкт-Петербург).

«ПЕНОПЛЭКС СПб» — крупнейший российский производитель строительных и декоративно-отделочных материалов на основе полимеров, численность сотрудников головного офиса насчитывает 200 человек, филиалов и иных подразделений — более 1000 человек. Деятельность сотрудников, особенно головного офиса, напрямую связана со строительством, производством, продажами и, как следствие, с частыми командировками.

Одна из главных функций Елены — обеспечение качественной, бесперебойной и оперативной организации деловых поездок сотрудников. С бизнес-целями ездят преимущественно топ-менеджеры и их заместители (около 20 человек), поэтому качественной организации командировок уделяется в компании особое внимание.

По причине активного роста внутрироссийских и, в особенности, экспортных продаж, география городов и стран посещения постоянно расширяется, это мотивирует Елену и сотрудников ее отдела к постоянному поиску и изучению новых отелей и их возможностей, более выгодных перевозчиков, их маршрутов.

К выбору поставщика услуг Елена подходит очень тщательно: еще полтора года назад компания работала с небольшим агентством, не ориентированным на обслуживание таких крупных клиентов, как «ПЕНОПЛЭКС СПб», из-за чего терялось качество и снижалась оперативность предоставляемых услуг. Более того, работа с таким агентством, как удалось выяснить по итогам отчетов Елены, сводкам и бухгалтерским документам, была для компании финансово не выгодна. По инициативе Елены был заключен договор с новой ТМС, возможности которой позволяют оперативно в любое время суток организовать командировку любой сложности, внести любые изменения в существующее бронирование, получить советы и рекомендации, и, кроме этого, существенно сэкономить бюджет.

Тревел-бюджет «ПЕНОПЛЭКС СПб» составляет более 25 млн. рублей в год. Елена занимается его планированием, корректировками в соответствии с полученными данными о количестве и длительности предстоящих поездок.

Елена понимает, что для эффективного использования тревел-бюджета необходима грамотная тревел-политика (Положение о служебных командировках). В компании она регулярно пересматривается совместно с руководством. Как правило, корректируются суточные лимиты на основании проведенных мониторингов рыночных цен на проживание в различных регионах. Все новые сотрудники при приеме на работу в обязательном порядке изучают тревел-политику, также в любое время она доступна на внутреннем корпоративном портале компании. Сотрудники понимают, что соблюдение правил, предусмотренных Положением, — это необходимость и важный инструмент в регулировании взаимоотношений по вопросам организации командировок между отделом Елены и руководством.

Сейчас Елена уверена в качестве предоставляемых услуг основным поставщиком, тем не менее регулярно проводит встречи и переговоры с другими ТМС, при заинтересованности — отправляет им тестовые заявки, при успешном их многократном исполнении — заключает договоры.

Помимо работы с ТМС, Елена старается лично убедиться в качестве предоставляемого обслуживания: посетить наиболее популярные среди сотрудников отели Санкт-Петербурга и Москвы, встретиться с их руководством и обслуживающим персоналом, получить выгодные предложения, при необходимости — договориться о заключении прямых контрактов, предусматривающих скидки. Например, в ходе такой работы Елены, компания заключила выгодный договор о партнерстве с «Аэрофлотом».

Благодаря проведенным мероприятиям по оптимизации тревел-бюджета, Елене удалось сократить командировочные расходы приблизительно на 7%, что позволило руководителям направлений увеличить количество командировок и добавить новые направления.

Чтобы быть в курсе последних новостей и событий отрасли, Елена регулярно посещает образовательные конференции и семинары (как правило, организуемые ассоциацией АВТ-АСТЕ Russia) в Санкт-Петербурге и Москве.

В ближайших планах Елены — завершение переговоров с S7 и заключение выгодного прямого контракта с перевозчиком, развитие и более частое использование руководством компании услуг частной авиации, дальнейшее обучение на семинарах и конференциях, а также грамотная постановка новых задач в области организации деловых поездок сотрудникам.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: