Инна Ананко: «Мы создали единые правила по тревелу для семнадцати стран!»

Еще одна история успеха претендента на звание «Тревел-менеджер года» Премии Buying Business Travel Awards Russia & CIS Инны Ананко.

Инна Ананко — директор департамента по поддержке бизнеса (бизнес-тревел и секретариат) в компании Luxoft, где работает уже 13 лет.

Инна пришла на позицию тревел-координатора в Москве. С ростом корпорации, выросла до уровня руководителя трех департаментов: бизнес-тревел, отдела по релокации и Front Desk (секретариата). На данный момент управляет командой из более 100 человек по всему миру. Компания на сегодняшний день представлена в 17 странах и имеет 35 офисов.

В зону ответственности Инны в компании Luxoft входят: организация всех командировок, встреч / приезда иностранных гостей; релокация (переезд) сотрудников из одной страны в другую; оформление бизнес-виз, разрешений на трудоустройство (work permits), рабочих виз в разных странах; проведение тендеров и выбор поставщиков; cost saving; подписание корпоративных договоров с отелями и авиакомпаниями; глобальное управление всем секретариатом.

Отделы бизнес-тревел и по релокации Инна построила с нуля, и сейчас они работают по модели in-house (то есть сотрудники этих департаментов все оформляют самостоятельно, и только авиа- и железнодорожные билеты покупаются через провайдеров).

Своими основными достижениями за последние 12 месяцев Инна считает:

— разработку и внедрение новой глобальной тревел-политики в компании, с едиными нормами и правилами, которая покрывает 17 стран. По мнению Инны, это главное достижение, так как пришлось не только разработать этот документ, но и согласовать его со всеми локальными юристами и финансистами в 17 странах;

— создание нового отдела по релокации по модели in-house с нуля: было нанято 22 внутренних специалиста в шести разных странах, изучены правила и оптимизирован процесс по оформлению work permits и рабочих виз в шести основных странах (Польше, Румынии, Болгарии, Сингапуре, Швеции, Великобритании), осуществлена релокация 1300 сотрудников из России и Украины в европейские государства. Экономия по данному проекту за прошлый год составила 1,5 млн долларов.

Среди других инициатив — более простых, но не менее значимых — Инна отмечает:

— создание нового процесса постоянного мониторинга цен на авиабилеты (цены провайдера сравниваются c тарифами на доступных онлайн-ресурсах). С внедрением этой инициативы предполагаемая сумма экономии за финансовый год компании составила 150 тыс. долларов;

— создание собственной странички о бизнес-тревеле на внутреннем портале с описанием всех сервисов, политик, корпоративных контрактов с отелями, авиаперевозчиками, ответами на часто интересующие путешественников вопросы и чатами для работников компании. Теперь сотрудники имеют возможность найти почти всю информацию о предстоящей командировке, тревел-координаторах и прочих вопросах, связанных с деловой поездкой;

— подписание глобального контракта с Lufthansa Group, который покрывает сразу шесть стран (Россию, Украину, Польшу, Румынию, Болгарию и Швейцарию). Предполагаемая сумма экономии за финансовый год компании составила 120 тыс. долларов;

— создание процесса и осуществление доработок во внутренней системе учета командировок (LuxTravel) по бюджетному контролю каждой поездки до начала ее организации.

Результаты работы и достижения Инны иллюстрируют следующие цифры:

— оформлено 14700 командировок;

— осуществлена релокация 1300 сотрудников из Украины и России в Европу и США;

— самостоятельно (без помощи провайдера) оформлено 1300 разрешений на трудоустройство и 1300 рабочих виз в Европу и США, 3500 краткосрочных бизнес-виз;

— нанято 22 новых специалиста по релокации;

— подписаны \ переподписаны \ продлены 120 прямых корпоративных контрактов с отелями, шесть трехсторонних контрактов с авиакомпаниями — Lufthansa Group (глобальный контракт), «Аэрофлотом», LOT, Air France-KLM, Turkish Airlines и TAROM.

«Тревел-бюджет нашей компании составляет 25 млн долларов США. Весь последний год моей основной целью был cost saving (минимум затрат при сохранении высокого уровня сервиса). И я считаю, что очень многого достигла, сэкономив компании 10% от всего тревел-бюджета, что в цифрах составляет около 2,5 млн долларов», — рассказывает Инна.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: