Лидия Краснова: «Мне удалось сэкономить для компании более пяти миллионов рублей!»

Представляем Лидию Краснову, которая вошла в число соискателей звания «Тревел-менеджер года» международной Премии Buying Business Travel Russia & CIS. 

Лидия Краснова — тревел-менеджер консалтинговой группы «Борлас». В ее обязанности входит контроль над выполнением тревел-политики компании, соблюдением регламента оформления командировок, сопровождение договоров с тревел-агентствами, осуществление постоянного процесса оптимизации тревел-политики, разработка и подготовка требуемых аналитических отчетов для руководства.

Консалтинговая группа «Борлас» — ведущая консалтинговая группа России и СНГ, отметившая в 2016 году 25-летний юбилей. «Борлас» оказывает такие услуги, как управленческий консалтинг, разработка стратегии развития информационных систем, создание комплексных систем управления и систем управления жизненным циклом изделий, построение серверно-сетевой инфраструктуры и комплексных систем безопасности, обучение, техподдержка.

Среди клиентов компании — лидеры различных отраслей экономики России и других стран СНГ, в том числе «Аэрофлот», «Почта России», «МДМ Банк», «БинБанк», «Росбанк», Mail.ru, «Яндекс», «Спортмастер», «Леруа Мерлен», «АШАН», «Вимм-Билль-Данн», «Магнитогорский металлургический комбинат», «Северсталь», авиационная холдинговая компания «СУХОЙ», группа «Транзас», корпорация «ТехноНИКОЛЬ», «Ростелеком», Курчатовский институт, «Челябэнергосбыт», «Мосводоканал», «Уралкалий», «ФосАгро» и многие другие.

Работа компании представляет собой преимущественно проектную деятельность, что означает большое количество командировок в регионы расположения предприятий-клиентов, а это вся Россия и такие страны СНГ, как Белоруссия, Молдавия, Казахстан, Узбекистан, Таджикистан. Весь командировочный процесс полностью организовывает собственная Служба командировок.

Для учета командировок три года тому назад в структуре «Борлас» была внедрена корпоративная система управления на основе программного обеспечения Atlassian Jira. Система предполагает двух-трехуровневое согласование и утверждение командировки руководителем проекта, менеджером по продажам, директором департамента, куратором подразделения в соответствии с утвержденным в организации регламентом.

Уведомление о каждом этапе оформления бизнес-поездки приходит на электронный адрес всем участникам процесса. Поиск билетов и отелей тревел-менеджер осуществляет в режиме онлайн в личных кабинетах двух тревел-агентств, с которыми работает «Борлас». Еженедельно тревел-менеджер загружает в корпоративную информационную систему отчет TMCs о предоставленных услугах, на основании данных которых происходит сверка в момент приемки авансового отчета.

Помимо создания службы командировок и организации командировочного процесса, в компании реализована практика контроля и анализа тревел-расходов. Если на первом этапе информация собиралась вручную из многих источников, то в мае 2016 года по инициативе Лидии в корпоративной информационной системе «Борлас» был разработан специальный инструмент аналитической отчетности по командировочным расходам.

В период с 1 августа 2015 года по 31 июля 2016 года затраты на билеты, проживание, такси, аэроэкспресс, суточные составили почти 21 млн. рублей, количество командировок достигло 1147, средняя стоимость одного дня командировки оказалась равной 4 тыс. рублей.

На протяжении последнего года в приоритете для Лидии была работа по налаживанию обратной связи от сотрудников по отелям и авиакомпаниям, разъясняющие общие рассылки и индивидуальные беседы, мониторинг цен билетов и отелей, контроль отчетных документов тревел-агентств, разработка аналитической отчетности по командировочным расходам в корпоративной информационной системе «Борлас».

За последние 12 месяцев Лидия посетила образовательную конференцию АБТ-АСТЕ Russia «Закупки в бизнес-тревел и MICE» (27 августа 2015 г.), круглый стол CWT «Internet vs ТМС. Способен ли Интернет заменить тревел-агентство?» (23 октября 2015 г.), Второй форум «Тенденции Бизнес-Тревел 2015» (25 ноября, 2015 г.), круглые столы BBT Russia (11 декабря 2015, 18 апреля 2016 г.), занятие «Школы» CWT «Ключевые показатели эффективности работы тревел-координатора» (3 августа 2016 г.), образовательную конференцию AБT-ACTE Russia «Деловой туризм: забота о бизнесе и забота о людях» (25 августа 2016 г., Санкт-Петербург).

В работе с тревел-агентствами Лидия придерживается принципов, с одной стороны, выстраивания доверительных отношений с курирующими компанию менеджерами, с другой — требовательности в обеспечении высокого уровня оказываемых услуг, внимательного отношения к оформлению документов и другим аспектам организации командировок, достижения оптимального сочетания стоимости и качества обслуживания.

Постоянное общение с курирующими менеджерами TMCs помогает в оперативном решении возникающих вопросов и позволяет добиваться удовлетворенности сотрудников уровнем организации командировочного процесса и высокой оценки работы службы руководством консалтинговой группы. По итогам работы за последний год тревел-агентства снизили для компании сервисные сборы.

При возникновении каких-либо вопросов Лидия проводит дополнительное разъяснение тревел-политики и регламента устно и/или по электронной почте индивидуально, а также делает это для всего персонала во внутрикорпоративных email-рассылках тогда, когда руководством принимаются обязательные для всего коллектива решения в сфере тревел-политики.

Лидия реализовала во внутрикорпоративных email-рассылках практику регулярного информирования всех сотрудников о новостях тревел-агентств, изменениях в работе и специальных предложениях ключевых авиакомпаний и РЖД. Эта информация также размещается на внутреннем информационном портале «Борлас».

Основными целями Лидии в течение прошедшего года были выполнение сотрудниками тревел-политики, принятой в компании; оптимизация командировочных расходов; совершенствование процесса контроля и анализа тревел-расходов, достижение полной прозрачности процесса; улучшение качества обслуживания сотрудников; обеспечение оперативности и надежности в решении всех вопросов, связанных с командировками, а в конечном счете, посредством всего вышеперечисленного, создание условий для максимально эффективного выполнения сотрудниками своих функций в ходе проектной деятельности для предприятий-клиентов в различных регионах России и других стран СНГ.

Лидия выделяет два наиболее сложных момента за последний год. Первый — налаживание сотрудничества с персоналом по выполнению тревел-политики и разъяснению спорных вопросов. Шагами по его решению стали качественная работа тревел-менеджеров, четкое, понятное и оперативное разъяснение сотрудникам любой спорной ситуации на основе регламента, прозрачное решение всех командировочных вопросов, поддержка руководства компании.

Второй сложный момент — исправление ошибок в закрывающих документах агентств. Чтобы его разрешить, Лидией были организованы встречи с менеджерами TMC, где удалось обсудить сложные вопросы и выработать действия по исправлению ситуации, впоследствии регулярно отслеживать ход выполнения намеченных работ и сроков. К слову, по одной из ситуаций работы по совершенствованию деятельности тревел-агентства, обслуживающего компанию, длились три месяца.

Главные достижения Лидии за последние 12 месяцев — повышение оперативности и прозрачности процесса организации командировок, сокращение расходов на командировки. Средняя стоимость одного дня делового путешествия уменьшилась за год на одну тысячу рублей, что привело к экономии по компании более 5 млн. рублей.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: