Мария Муратова: «До моего прихода тревел-менеджера в компании не было»

За звание «Тревел-менеджер года» в рамках Премии Buying Business Travel Russia & CIS будет бороться и Мария Муратова. Представляем нового кандидата.

Мария Муратова — тревел-координатор ООО «Wrike RU», с мая 2016 года. До перехода на эту должность работала в ООО «Яндекс», в составе группы оформления командировок.

В компании «Яндекс» в обязанности Марии входило оформление регулярных бизнес-поездок сотрудников офиса Санкт-Петербурга (порядка 200-250 командировок в месяц): самостоятельный поиск оптимальных перелетов, бронирование авиабилетов (через агента); выписка железнодорожных билетов (через систему УФС); поиск и бронирование отелей (прямые контракты с гостиницами) и корпоративных квартир; визовая поддержка, помощь в сборе всех необходимых документов; организация трансферов в городах отправления и прибытия; замена региональных тревел-специалистов во время отпусков/больничных; работа с контрагентами; запрос счетов; проверка реестров и закрывающих документов; взаимодействие со смежными подразделениями.

Тревел-координатора в компании Wrike до прихода Марии не было. Оформлением командировок в компании занимались в основном секретари на ресепшн, совмещая эти задачи со своей основной работой. Визы сотрудники оформляли сами, проживание и трансферы за рубежом брали на себя HR-специалисты зарубежных офисов. Зачастую бизнес-туристы покупали билеты самостоятельно, договариваясь о приезде с коллегами из Дублина или США, никого в российском офисе не ставя в известность. О поездках бухгалтерия и кадры узнавали по фотографиям сотрудников в социальных сетях.

Марии пришлось начинать все «с нуля», подбирая поставщиков, согласовывая регламент, прописывая все правила и процедуры. Совместно с IT-специалистами были запущены разные программы и формы, помогающие оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы (формы заявки командировок, бронирования квартир, лимиты, способы обратной связи и т.д.).

Что было сделано: расписан регламент и схема работы, определены зоны ответственности, донесена информация до сотрудников; выбрана TMC, заключен с ней договор (упор на качество и объем предоставляемых услуг, оперативность, стоимость агентских сборов); подписан договор с визовым агентом (для оформления всех виз и приглашений по безналу); открыт «журнал» поездок (реестр, где хранится информация по прошлым бронированиям авиабилетов, отелей и т. д.); составлена форма заявки на командировку, донесена информация до сотрудников, что все заявки принимаются строго по форме; совместно с бухгалтерией подготовлены шаблоны всех возможных заявлений и служебных записок, писем, которые требуются при оформлении бизнес-поездки; создан шаблон «ведения» командировки — основная задача в Wrike (собственный инструмент компании). В основной задаче ведется переписка с сотрудником, согласование билетов, проживания, решение вопроса с визой. Там же есть ряд подзадач — приказ на командировку, различные служебные записки и шаблоны, заявления на начисление суточных. За каждый участок отвечает конкретный сотрудник, в задачах можно указать дедлайн, а также статусы — in progress, travel report, waiting for data, canсelled, approved. По этим статусам была сделана наглядная панель Dashboard (также в продукте Wrike), чтобы видеть картину поездок целиком: какие задачи в работе, готов ли приказ, начислены ли суточные, кто из сотрудников на данный момент находится в поездке, а кто должен уже отчитаться по возвращении.

Были написаны правила размещения в корпоративных квартирах (для командированных в офис Санкт-Петербурга), подготовлены шаблоны листов размещения с картами и схемами, которые выдаются сотрудникам вместе с ключами; выбран поставщик, заключен договор на корпоративное такси в Санкт-Петербурге; создана форма обратной связи с сотрудников (для сбора отзывов об объектах размещения, предпочтительных авиакомпаниях, пожеланиях на будущее).

По инициативе и при поддержке Марии Wrike заключила договоры с различными поставщиками, которые знали ее ранее лично. Появление ряда новых поставщиков в связи с разработкой отельной программы, а также появление корпоративного такси в тех городах, где присутствуют офисы компании и куда чаще всего отправляются сотрудника, в проекте.

Сейчас Мария занимается оформлением регулярных командировок российских сотрудников (порядка 70-80 путешествий в месяц), а это самостоятельный поиск оптимальных перелетов, бронирование авиа- и железнодорожных билетов и (через агента, сайты авиакомпаний, различные агрегаторы), поиск и бронирование отелей, квартир (Airbnb), визовая поддержка, организация трансферов в городах отправления и прибытия, работа с контрагентами, запрос счетов, проверка реестров и закрывающих документов, отчетность по корпоративной карте, покупка билетов, регистрация сотрудников на конференции по России и за рубежом, взаимодействие со смежными подразделениями. В зоне ее ответственности координация поездок сотрудников из офисов по всему миру (два офиса в США, офис в Ирландии, два офиса на Украине, надомные сотрудники в Канаде, Бразилии). Общая численность штата Wrike — 450 человек.

Мария ответственна за оформление групповых командировок (от трех человек) из Америки и Ирландии, ведение отчетности — в системе Concur, либо напрямую на сайтах поставщиков. В системе, которая пока не работает в России. Для оформления единичных командировок сотрудники за рубежом используют Concur. Мария помогает им при возникновении сложностей при выписке билетов и отелей, а также отвечает за формирование отчетов по всем транзакциям, которые проходят в данной системе.

Продолжение истории читайте на сайте Премии.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: