Размер шрифта
Цвет фона и шрифта
Изображения
Озвучивание текста
Обычная версия сайта
Название сайта
Портал для профессионалов
в области бизнес-туризма и MICE
Подписка на рассылку
Об издании
Новости
Интервью
Статьи
Мнения экспертов
BBT FORUM
INDEX BBT
BBT FEST
ОНЛАЙН-КУРС
Галерея
Глоссарий
Бизнес-туризм в Москве
Назначения
События
Контакты
BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
Портал для профессионалов
в области бизнес-туризма и MICE
BBT в Telegram
Подписка на рассылку
Об издании
Новости
Интервью
Статьи
Мнения экспертов
BBT FORUM
INDEX BBT
BBT FEST
ОНЛАЙН-КУРС
Галерея
Глоссарий
Бизнес-туризм в Москве
Назначения
События
Контакты
    BUYING BUSINESS
    Travel RUSSIA

    Портал для профессионалов
    в области бизнес-туризма и MICE

    BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
    Об издании
    Новости
    Интервью
    Статьи
    Мнения экспертов
    BBT FORUM
    INDEX BBT
    BBT FEST
    ОНЛАЙН-КУРС
    Галерея
    Глоссарий
    Бизнес-туризм в Москве
    Назначения
    События
    Контакты
      Подписка на рассылку
      BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
      BUYING BUSINESS
      Travel RUSSIA

      Портал для профессионалов
      в области бизнес-туризма и MICE

      BUYING BUSINESS TRAVEL RUSSIA
      • Об издании
      • Новости
      • Интервью
      • Статьи
      • Мнения экспертов
      • BBT FORUM
      • INDEX BBT
      • BBT FEST
      • ОНЛАЙН-КУРС
      • Галерея
      • Глоссарий
      • Бизнес-туризм в Москве
      • Назначения
      • События
      • Контакты
      Подписка на рассылку
      • Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
      • info@bbt.news
      • Пн. – Пт.: с 9:00 до 18:00

      Мария Муратова: «До моего прихода тревел-менеджера в компании не было»

      Новости
      —
      MICE
      —Мария Муратова: «До моего прихода тревел-менеджера в компании не было»
      MICE
      31 октября 2016
      Мария Муратова: «До моего прихода тревел-менеджера в компании не было»

      BBT Awards представляет претендентов на звание «Тревел-менеджера года»

      За звание «Тревел-менеджер года» в рамках Премии Buying Business Travel Russia & CIS будет бороться и Мария Муратова. Представляем нового кандидата.

      Мария Муратова — тревел-координатор ООО «Wrike RU», с мая 2016 года. До перехода на эту должность работала в ООО «Яндекс», в составе группы оформления командировок.

      В компании «Яндекс» в обязанности Марии входило оформление регулярных бизнес-поездок сотрудников офиса Санкт-Петербурга (порядка 200-250 командировок в месяц): самостоятельный поиск оптимальных перелетов, бронирование авиабилетов (через агента); выписка железнодорожных билетов (через систему УФС); поиск и бронирование отелей (прямые контракты с гостиницами) и корпоративных квартир; визовая поддержка, помощь в сборе всех необходимых документов; организация трансферов в городах отправления и прибытия; замена региональных тревел-специалистов во время отпусков/больничных; работа с контрагентами; запрос счетов; проверка реестров и закрывающих документов; взаимодействие со смежными подразделениями.

      Тревел-координатора в компании Wrike до прихода Марии не было. Оформлением командировок в компании занимались в основном секретари на ресепшн, совмещая эти задачи со своей основной работой. Визы сотрудники оформляли сами, проживание и трансферы за рубежом брали на себя HR-специалисты зарубежных офисов. Зачастую бизнес-туристы покупали билеты самостоятельно, договариваясь о приезде с коллегами из Дублина или США, никого в российском офисе не ставя в известность. О поездках бухгалтерия и кадры узнавали по фотографиям сотрудников в социальных сетях.

      Марии пришлось начинать все «с нуля», подбирая поставщиков, согласовывая регламент, прописывая все правила и процедуры. Совместно с IT-специалистами были запущены разные программы и формы, помогающие оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы (формы заявки командировок, бронирования квартир, лимиты, способы обратной связи и т.д.).

      Что было сделано: расписан регламент и схема работы, определены зоны ответственности, донесена информация до сотрудников; выбрана TMC, заключен с ней договор (упор на качество и объем предоставляемых услуг, оперативность, стоимость агентских сборов); подписан договор с визовым агентом (для оформления всех виз и приглашений по безналу); открыт «журнал» поездок (реестр, где хранится информация по прошлым бронированиям авиабилетов, отелей и т. д.); составлена форма заявки на командировку, донесена информация до сотрудников, что все заявки принимаются строго по форме; совместно с бухгалтерией подготовлены шаблоны всех возможных заявлений и служебных записок, писем, которые требуются при оформлении бизнес-поездки; создан шаблон «ведения» командировки — основная задача в Wrike (собственный инструмент компании). В основной задаче ведется переписка с сотрудником, согласование билетов, проживания, решение вопроса с визой. Там же есть ряд подзадач — приказ на командировку, различные служебные записки и шаблоны, заявления на начисление суточных. За каждый участок отвечает конкретный сотрудник, в задачах можно указать дедлайн, а также статусы — in progress, travel report, waiting for data, canсelled, approved. По этим статусам была сделана наглядная панель Dashboard (также в продукте Wrike), чтобы видеть картину поездок целиком: какие задачи в работе, готов ли приказ, начислены ли суточные, кто из сотрудников на данный момент находится в поездке, а кто должен уже отчитаться по возвращении.

      Были написаны правила размещения в корпоративных квартирах (для командированных в офис Санкт-Петербурга), подготовлены шаблоны листов размещения с картами и схемами, которые выдаются сотрудникам вместе с ключами; выбран поставщик, заключен договор на корпоративное такси в Санкт-Петербурге; создана форма обратной связи с сотрудников (для сбора отзывов об объектах размещения, предпочтительных авиакомпаниях, пожеланиях на будущее).

      По инициативе и при поддержке Марии Wrike заключила договоры с различными поставщиками, которые знали ее ранее лично. Появление ряда новых поставщиков в связи с разработкой отельной программы, а также появление корпоративного такси в тех городах, где присутствуют офисы компании и куда чаще всего отправляются сотрудника, в проекте.

      Сейчас Мария занимается оформлением регулярных командировок российских сотрудников (порядка 70-80 путешествий в месяц), а это самостоятельный поиск оптимальных перелетов, бронирование авиа- и железнодорожных билетов и (через агента, сайты авиакомпаний, различные агрегаторы), поиск и бронирование отелей, квартир (Airbnb), визовая поддержка, организация трансферов в городах отправления и прибытия, работа с контрагентами, запрос счетов, проверка реестров и закрывающих документов, отчетность по корпоративной карте, покупка билетов, регистрация сотрудников на конференции по России и за рубежом, взаимодействие со смежными подразделениями. В зоне ее ответственности координация поездок сотрудников из офисов по всему миру (два офиса в США, офис в Ирландии, два офиса на Украине, надомные сотрудники в Канаде, Бразилии). Общая численность штата Wrike — 450 человек.

      Мария ответственна за оформление групповых командировок (от трех человек) из Америки и Ирландии, ведение отчетности — в системе Concur, либо напрямую на сайтах поставщиков. В системе, которая пока не работает в России. Для оформления единичных командировок сотрудники за рубежом используют Concur. Мария помогает им при возникновении сложностей при выписке билетов и отелей, а также отвечает за формирование отчетов по всем транзакциям, которые проходят в данной системе.

      Продолжение истории читайте на сайте Премии.

      Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

      Генеральный спонсор Премии:

      TravelportP LOGO RGB [2014]_HR.jpg

      Спонсор приветственной зоны:

      UTair.jpg

      Партнеры и спонсоры:

      Marriott.jpg

      BestWestern new-new!!!.jpg

      mtt_logo_on_light.png


      Buying Business Travel Awards Russia & CIS BBT Awards тревел-менеджер Мария Муратова Премия
      Назад к списку
      Об издании
      Новости
      Интервью
      Статьи
      Мнения экспертов
      BBT FORUM
      INDEX BBT
      ОНЛАЙН-КУРС
      BBT FEST
      Галерея
      Глоссарий
      Бизнес-туризм в Москве
      Назначения
      События
      Контакты
      Подписаться на рассылку
      info@bbt.news
      Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
      © 2025 Портал для профессионалов в области бизнес-туризма и MICE

      Сетевое издание «Buying Business Travel Russia» зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),
      регистрационный номер: ЭЛ N ФС 77-85130 от 15.05.23
      Разработано в
      Главная Об издании Новости Интервью Статьи Мнения экспертов Назначения События INDEX BBT Галерея Глоссарий Контакты Бизнес туризм в Москве Поиск