Валерия Славина: «Около 70% наших деловых путешественников бронируют перелеты и отели по правилам»

Участие в номинации «Тревел-менеджер года» профессиональной Премии Buying Business Travel Russia & CIS также принимает Валерия Славина.

Валерия Славина — офис-менеджер компании «ФМ ЛОЖИСТИК», предлагающей услуги по оптимизации цепи поставок. Валерия заняла эту позицию два года назад сразу по окончании университета. По ее словам, наименование должности «сложилось исторически», когда корпорация еще не была так широко представлена в России и наличие специалиста по организации бизнес-поездок не требовалось. Но функционал Валерии не связан со стандартным представлением работы офис-менеджера.

Валерия обеспечивает полную тревел-поддержку всех сотрудников компании «ФМ ЛОЖИСТИК Россия», а также зарубежных коллег группы компаний «ФМ ЛОЖИСТИК», приезжающих в Россию по деловым вопросам: приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, организацию трансферов, оформление виз и приглашений. В ее обязанности входит и коммуникация со всеми сторонами, вовлеченными в этот процесс: с бизнес-тревел агентством, отелями (в том числе заключение прямых договоров), транспортными компаниями, визовыми центрами и сотрудниками внутри самой фирмы.

Число командировок в месяц может колебаться от 70 до 150, количество бизнес-путешественников составляет примерно 300 человек. Помимо вышеперечисленного, Валерия осуществляет и поддержку по миграционным вопросам коллег из Франции (а также сопровождающих членов их семей), работающих и проживающих в России: постановку на миграционный учет, оформление рабочих приглашений и виз, информирование об основных правилах и изменениях в этой области, а также помощь в поиске жилья и переезде при необходимости. Так что, Валерия в курсе всех нововведений Миграционного законодательства.

Валерия следит и за изменениями в сфере бизнес-тревел, связанными с непростой экономической ситуацией и, как следствие, необходимостью оптимизации расходов. Она регулярно посещает посвященные этой теме семинары, тренинги, круглые столы для тревел-менеджеров, которые организовывают TMC. После ряда таких встреч Валерия отметила для себя, что в некоторых компаниях понятие «тревел-политика» ограничивается лишь соблюдением правил покупки билетов в бизнес-классе для топ-менеджеров и экономклассе для сотрудников более низкого грейда. Но такую позицию Валерия не считает эффективной в оптимизации расходов.

За последний год ей была проделана значительная работа по изменениям в корпоративной тревел-политике.

В первую очередь в бюджете были зафиксированы лимиты по всем направлениям перелетов, популярным в компании, а также установлены лимиты на проживание в гостиницах в разных городах России и за границей, куда потенциально могут отправиться сотрудники в командировку. Любое превышение лимита должно быть утверждено не прямым руководителем командированного сотрудника, а держателем бюджета того или иного центра затрат.

Во-вторых, за этот год благодаря усилиям Валерии был подписан ряд прямых договоров и с крупными сетевыми отелями, и с независимыми гостиницами в Москве и Московской области, а также в других городах России. Со всеми объектами размещения по прямым договорам «ФМ ЛОЖИСТИК» работает на условиях постоплаты, и корпоративные тарифы не только ниже открытых (до 50%), но и ниже тех, которые компании может предложить тревел-агентство. В качестве дополнительного преимущества прямого взаимодействия с гостиницами Валерия отмечает экономию времени и отсутствие «игры в сломанный телефон» — когда, например, необходимо договориться с отелем о предоставлении раннего завтрака через тревел-агентство (которое в свою очередь может обращаться к другому посреднику).

И, наконец, третье и самое важное изменение в тревел-политике компании за этот год: все заявки на командировку должны поступать в работу минимум за 10 рабочих дней до даты отправления. Этот период был определен совместно с тревел-агентством после анализа стоимости авиабилетов при их покупке за месяц, две недели, пять дней и накануне даты отправления. Валерия отмечает, что за месяц спланировать можно лишь небольшой процент бизнес-поездок, и высок риск того, что билет придется менять в случае переноса дат. Но приобретение билетов за две недели является не только возможным при организации поездки, но и действительно позволяет сократить тревел-расходы. При нарушении этого правила корпоративной политики запрос на командировку уходит на валидацию генеральному директору компании, что способствует мотивации сотрудников на соблюдение данного пункта.

Одной из самых сложных задач для Валерии было донести до сотрудников компании необходимость внесенных изменений, а главное — обязательность их соблюдения. Конечно, в компании не исключают экстренных ситуаций в работе, связанных с потребностями клиента или внутренней производственной необходимостью, что влечет за собой организацию срочных поездок или изменение билетов, бронирования и трансферов — все это является неотъемлемой частью «рутины» тревел-менеджера. Но путем постоянного индивидуального и общего информирования, а также отслеживания всех заявок и целей поездок, несмотря на все недовольства по этому поводу, в «ФМ ЛОЖИСТИК» наблюдается уверенное движение к максимально возможному соблюдению тревел-политики: в среднем 60-70% всех запросов поступают согласно установленным правилам. Общий годовой бюджет остался примерно на прежнем уровне (около 20 млн руб.) с учетом того, что количество транзакций было увеличено из-за расширения географии компании и запуска новых клиентов.

Хотя в текущем году было проделано много работы, Валерия не останавливается на достигнутом. В июле она начала поиск и анализ систем онлайн-бронирования на рынке. Валерия убеждена, что внедрение OBT позволит оптимизировать тревел-расходы компании, а также автоматизировать сам процесс организации бизнес-поездок. Летом этого года Валерия принимала участие в бизнес-завтраках, которые были организованы для демонстрации таких технологических решений. Она отмечает, что «начинка» во всех представленных системах практически одинаковая, отличается их функциональность, возможность внедрения дополнительных элементов, в том числе тревел-политики, и дизайн.

Валерия уже рассматривает коммерческие предложения по использованию систем онлайн-бронирования от разных поставщиков тревел-услуг. Резкого перехода всех сотрудников на самостоятельную организацию своих поездок она не ждет, понимая, что это длительный процесс, для которого необходимо время на адаптацию не только системы под внутренние требования компании, но и самих сотрудников, на проведение обучающих тренингов. Валерия намерена учесть опыт коллег и специалистов из других компаний и по максимуму подвести систему под процессы «ФМ ЛОЖИСТИК» и в дальнейшем соединить ее с другими отделами, вовлеченными в процесс организации командировок (с отделом персонала и бухгалтерией).

Таким образом, глобальные цели на будущий год Валерией уже поставлены. И она уверена, что благодаря полученному опыту, правильно выстроенной коммуникации и поддержке коллег, они будут успешно достигнуты.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: