Юлия Евлахова: «Пересмотр тревел-политики позволит сократить расходы на бизнес-поездки на 30%!»

В борьбу за звание «Тревел-менеджер года» Премии Buying Business Travel Awards Russia & CIS вступила Юлия Евлахова. Знакомимся с новым кандидатом. 

Юлия Евлахова — менеджер по организации деловых поездок и корпоративных коммуникаций ОАО «БНС Груп», объединяющей 150 магазинов в 22 регионах трех стран. Численность компании — 1200 сотрудников.

В обязанности Юлии входит формирование и контроль исполнения бюджета, оптимизация затрат, формирование «Политики о командировании», определение лимитов и тарифов, оформление деловых поездок и контроль за исполнением предписаний и системного подхода, выбор поставщиков и заключение договоров, формирование и развитие корпоративной культуры, организация и проведение корпоративных мероприятий различного формата.

За последний год по инициативе Юлии тревел-политика «БНС Груп» была пересмотрена, тарифы и лимиты на командировки скорректированы. Также удалось разработать матрицу детального бюджетирования расходов на командировки по каждому департаменту, добиться оптимизации транспортных расходов, включая расходы на авиа- и железнодорожные билеты, увеличения числа пользователей онлайн-бронирования в рамках всей компании, вступить в программу лояльности «РЖД бонус» и «Аэрофлот» (данные проекты предполагают экономию тревел-бюджета холдинга на 30%).

Кроме того, были пересмотрены сроки подачи документов на командировки: все плановые путешествия (а их 60%) оформляются за месяц до даты отправления, 30% — за 14 дней, остальные 10% относятся уже к срочному оформлению. Данные правила позволяют приобрести билеты по сниженному тарифу, забронировать гостиницы в пределах лимита (но повышенной категории).

Принято решение бронировать билеты по невозвратному тарифу, а если командировка предполагает один день пребывания — покупать билет без багажа. По статистике, это экономит компании до 15% расходов. Топ-менеджмент пересажен на экономкласс, за исключением перелетов, превышающих четыре часа.

Подписано соглашение о покупке билетов на «Аэроэкспресс» по специальным тарифам (экономия составит 7% от объема), принято решение пользоваться такси только в ночное время, в дневное — «Аэроэкспрессом» или общественным транспортом. Таким образом, удалось сократить расходы на такси до 30%. В городах Европы на трансфер определены лимиты.

Из других достижений — пересмотр трехстороннего договора с авиакомпанией «Аэрофлот», что позволило увеличить размер скидки на популярных у командированных сотрудников направлениях. Экономия составляет до 270 тыс. рублей в год. На 2017 год. планируется перейти с трехстороннего договора и вступить в программу лояльности «Аэрофлота», что впоследствии позволит сэкономить 370 тыс. рублей в год.

С MICE-площадками заключены прямые договоры, позволяющие в течение года систематически проводить мероприятия по установленной цене.

Тревел-политика находится в открытом доступе на внутреннем портале «БНС Груп». Каждый новый сотрудник проходит программу адаптации, в процессе которой его подробно знакомят с правилами оформления командировок.

Главной задачей для Юлии за последний год стало снижение затрат на деловые командировки с сохранением качества оказания услуги и комфорта пребывания сотрудника в поездке, упрощение процесса ее оформления, оптимизация документооборота.

Кроме того, Юлии пришлось участвовать в налаживании всех бизнес-процессов в результате слияния двух отделов — отдела организации деловых поездок и отдела корпоративных коммуникаций.

Сейчас сотрудников «БНС Груп» активно подключают к онлайн-кабинету, который позволяет сократить трудовые ресурсы и снизить документооборот.

Юлия входит в Совет АБТ-ACTE Russia, частый гость и слушатель образовательных семинаров и конференции ассоциации.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: