Юлия Сиротенко: «Последний год в компании я занималась написанием тревел-политики с нуля»

Редакция BBT Russia продолжает знакомить читателей с участниками спецноминации «Тревел-менеджер года» Премии Buying Business Travel Awards Russia & CIS 2017. Юлия Сиротенко — тревел-координатор холдинга ESforce.

В ее зону ответственности входит множество задач, включая организацию командировок сотрудников, выбор поставщиков, соблюдение тревел-политики, оформление виз для граждан РФ, визовая поддержка иностранных гостей холдинга, заключение договоров с гостиницами, службами такси, контроль оплаты счетов и другие вопросы.

В течение последних 12-ти месяцев Юлия занималась написанием тревел-политики компании с нуля. После тщательного анализа ситуации в регионах были установлены лимиты по странам для разных категорий сотрудников, утвержден размер суточных и правила нахождения сотрудника в командировке, возмещаемые и невозмещаемые расходы, согласована заявка на командировку в электронном виде и путь ее подтверждения руководством.

После утверждения тревел-политики Юлия постаралась донести до каждого, что ее нужно соблюдать. Учитывая специфику компании, она решила сделать это в игровой форме: при участии дизайнеров был нарисован специальный мультик, где говорилось о необходимости заполнять заявку на командировку, а так же обыгран процесс согласования данной заявки. Затем мультфильм был отправлен всем сотрудникам по почте.

«Я ценю то, что в холдинге царит очень дружеская атмосфера, и бизнес-туристы всегда могут написать мне на личный телефон в случае форс-мажора или обратиться за советом в конкретной ситуации», — говорит Юлия.

Своим главным достижением за последний год она считает тревел-политику. Также по ее инициативе была создана база сотрудников, в который можно увидеть данные по каждому из них: паспортные данные, данные о визах и сроках окончания, данные бонусных карт, предпочтения по перелетам (питание, место на борту), личные контакты. В дальнейшем Юлия планирует усовершенствовать и дополнить эту информацию.

Действующие контракты помогают компании экономить до 30% затрат на командировки.

С полной историей успеха Юлии Сиротенко можно ознакомиться на сайте Премии.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор:

Партнер: