Советует Оксана Костюк из компании Parallels
Половина рабочего времени руководителя уходит впустую. И что же «съедает» это время? Неэффективные встречи. «Причем факт доказан наукой», — рассказала Оксана Костюк из компании Parallels на образовательном семинаре АБТ-ACTE Russia «Деловые переговоры в жизни персональных ассистентов». Мероприятие прошло 27 октября в отеле «Савой».
В своей презентации «Продуктивная встреча: как укротить хронофага» эксперт поделилась неожиданными цифрами: оказывается, из 9 рабочих часов 4-6, которые занимают совещания, тратятся впустую. Данные были получены в ходе исследования компании Microsoft.
Алек Маккензи, известный эксперт по тайм-менеджменту, приводит похожие результаты: без толку проходят 5 из 10 рабочих часов, а в год это — 220-250 часов. То есть, с одной стороны, встреча — инструмент для решения деловых вопросов, но с другой — настоящий «пожиратель времени».
«Главная задача всех персональных ассистентов — составить четкий график руководителя, при том, что все хотят „кусочек“ вашего босса, чтобы подтвердить какой-то документ, согласовать вопрос, и так далее. При этом часто мы работаем «в ноль» — с результатами международных исследований не поспоришь. Но можно сократить бесполезное время», — сказала Оксана.
Во-первых, прежде чем поставить в расписание встречу, необходимо задать себе вопросы: могу ли я звонком решить этот вопрос? Достаточно ли какого-то электронного письма? А служебной записки? Вебинара или видеоконференции? «Если при получении запроса на все эти четыре вопроса ответ „нет“, я ставлю в календарь руководителя эту встречу. Но если хотя бы на один из них ответ „да“, то я провожу ее сначала в режиме звонка или письма. И только потом, при отсутствии решения, ставлю в расписание босса», — поделилась опытом эксперт.
Другой способ определить, насколько необходимы переговоры, — предварительно собрать со всех потенциальных участников материалы о проделанной работе. И тогда принять решение о проведении совещания.
Итак, встреча организована, все в сборе, но как сделать ее продуктивной? Чтобы после нее руководитель не сказал вам: «А зачем это было?»
Во-первых — использовать шаблоны повестки совещания. «Я отправляю всем делегатам конкретную ссылку на страничку в интернете и меняю данные в ней в режиме онлайн. Обновлять информацию в программе Excel неудобно и часто невозможно из-за отсутствия единого сервера, — поделилась Оксана. — Подойдут даже Google Docs, хотя нужно помнить, что во многих крупных компаниях это офисное приложение запрещено».
Помогает при организации переговоров правило «8-18-1800», которое часто упоминается в зарубежных источниках. «Согласно этой формуле, встречи нужно организовывать, исходя из принципа количества участников, — пояснила спикер. — Решение проблемы или конкретного вопроса — не более 8 человек, и это будет продуктивно. Коллективное обсуждение (brainstorm) — не более 18. И наконец, если вам необходимо сплотить компанию, — можете собрать до 1800 делегатов и даже больше!»
Причем ассистенту нужно быть готовым контролировать ход обсуждения во время встречи. «Уверена, что вы, как никто другой, страдаете от полета мысли некоторых участников переговоров. Если вовремя и грамотно не среагировать, собрание будет сорвано, — заметила Оксана. — В подобных случаях я обычно предлагаю такому „подрывнику“ организовать с руководителем тет-а-тет».
И обязательна обратная связь с делегатами. Пять вопросов — более чем достаточно, чтобы получить качественный отзыв и скорректировать последующие переговоры.
Чтобы добиться продуктивных совещаний, некоторые компании и вовсе идут на радикальные меры. «В компании Virgin (все вы знаете его основателя Ричарда Брэнсона) отказались от проведения переговоров за столом, — заметила Анастасия Мархай, модератор образовательной сессии и ассистент в компании Orange Business Services, Russia& CIS. — Все встречи там проходят стоя. Эффективность выросла на десятки процентов, потому что в кресле ты расслаблен».
«Один мой руководитель просил, чтобы температура в переговорной была не выше 15 градусов, — добавила Оксана. — То есть мы нагоняли холода в любое время года. Обычно встреча занимала всего около 30 минут! И всегда проходила эффективно!»
Текст: Марина Осипова
