Многие тревел-менеджеры помнят, как в 2010 году началось извержение вулкана Эйяфьядлайекюдль в Исландии: облако пепла нарушило авиасообщение в Северной Европе, были задержаны и приостановлены сотни рейсов, тысячи бизнес-туристов были вынуждены отменить поездки и изменить маршруты следования.
Недавно в Исландии началось извержение другого опасного вулкана — Бардарбунга. В зоне бедствия объявили «красное предупреждение» для всех гражданских авиакомпаний. В сложившихся условиях эффективное управление тревел-программой путешествия становится особенно актуально. Одна из ведущих глобальных ТМС Egencia совместно с GTMC опубликовали несколько советов для корпоративных покупателей, как действовать в случае повторения подобных катаклизмов:
Разработайте план
Убедитесь, что у вас есть план на случай возникновения непредвиденных ситуаций, и вы можете связаться с путешественниками, чтобы проинформировать их о возможных изменениях в маршруте.
Проявите заботу
Бизнес-туристы должны знать, что вы следите за развитием событий, и при необходимости сделаете все возможное, чтобы обеспечить их безопасность. Убедитесь, что и вы, и они понимают возможные риски присутствия в зоне бедствия.
Учитесь на чужом опыте
Как вели себя тревел-менеджеры во время извержения вулкана в Исландии? Какие регионы затронули последствия катаклизма? Взгляните на опыт коллег: в случае опасности они создавали специальные условия для деловых путешественников, в частности, заказывали новые авиабилеты, жилье и т.д.
Найдите альтернативы
Если авиасообщение нарушено, бизнес-туристам должны быть предложены альтернативные способы передвижения: железнодорожный транспорт или прокат автомобилей.
Оставайтесь в курсе местоположения бизнес-туристов
Заранее запрашивайте у сотрудника копии маршрутов, а также контролируйте его передвижение через специальные системы слежения — tracking system.
Будьте на связи
Позвольте путешественникам пользоваться мобильным приложением, интегрированным в систему управления поездкой. Таким образом, вы откроете им доступ ко всем оповещениям в режиме реального времени.
Обратитесь за помощью в TMC
В случае возникновения непредвиденных ситуаций TMC может помочь перебронировать старые или заказывать новые услуги в кратчайшие сроки.
Проанализируйте отзывы путешественников
Попросите бизнес-туристов оставить отзывы о работе TMC. Возможно, они смогут дать ценные рекомендации о том, как управлять тревел-программой в чрезвычайной ситуации. ()
Текст: Илона Терехова
