О том, как онлайн-инструмент может помочь корпоративному клиенту оптимизировать работу по организации командировок с обслуживающим тревел-агентством, рассказала на примере своей компании административный менеджер Leroy Merlin Александра Перекальская на образовательном семинаре АБТ-ACTE Russia «Как технологии меняют механизмы работы с поставщиками». Встреча состоялась 25 июня в отеле SAVOY.
Переход на онлайн в Leroy Merlin произошел два года назад. И за это время компания уже оценила преимущества от использования инструмента.
«В офлайне на заполнение стандартной формы заявки в среднем нам требовалось 10 минут. Поиск наиболее подходящего варианта занимал приблизительно полчаса, поскольку, например, на выбор лучшего с коммерческой точки зрения рейса нужно время. На обработку заявки уходил один день», — поделилась эксперт.
При анализе этих же цифр в онлайне выяснилось, что они в разы меньше. Заполнение стандартной формы занимает 10 секунд: в программе уже загружены основные данные. Поиск лучшего варианта требует всего 1 минуту. «Лишь время обработки заявки осталось прежним — некоторые поставщики все еще отвечают в течение суток», — уточнила г-жа Перекальская.
То есть если раньше на организацию командировки сотрудники тратили в среднем 45 минут, то сейчас — 14. «Онлайн-инструмент — это экономия вашего времени», — заключила спикер.
И, как оказалось, экономия денег. В 2009 году стоимость одной тревел-услуги в компании оценивалась в среднем в 5,5 тысяч рублей, к 2012-м этот показатель вырос до 9 100 рублей. «В основном рост произошел за счет открытия новых магазинов на новых направлениях», — объяснила Александра. В следующем году в компании частично перешли на онлайн-инструмент и увидели, что средняя стоимость услуги в командировке упала на тысячу рублей. А в 2014 году, когда практически вся компания начала использовать OBT, цифра упала до 6 700 рублей.
В это же время средняя цена услуги по сравнению с предыдущим годом, когда сотрудники еще не бронировали через онлайн-инструмент, упала на 17%, а количество транзакций увеличилось на 21%. «Тут мы неожиданно обнаружили, что очень большую роль сыграла цена авиабилета — в среднем она упала на 16%. Сотрудники начали бронировать по минимальному из возможных тарифов», — рассказала эксперт.
Помимо экономии бюджета и времени, онлайн-инструмент «гарантирует» соблюдение тревел-политики. «OBT позволяет нам напоминать сотруднику о том, что в компании есть лимиты. Каждый клиент в системе запоминается, фиксируется минимальный тариф, который он выбрал, — отметила Александра. — Более того, мы сейчас очень активно развиваемся, и топ-менеджеров очень часто нет на месте. Но при этом у них есть важная функция — подтвердить бюджет, стоимость поездки сотрудника. И наш инструмент позволяет сделать „approve“ удаленно, что делает нас более мобильными».
Решает OBT и вопрос отчетности и оперативного доступа к информации. «Вам интересно, где вы сейчас относительно своего тревел-бюджета? — обратилась эксперт к аудитории. — Онлайн устроен так, что авторизованный пользователь, в данном случае финансовый директор, может загрузить через инструмент отчетность за данный период времени по поездкам конкретного сотрудника или своего подразделения».
Ну и онлайн — это единообразие, обратила внимание коллег Александра Перекальская. Потому что, загрузив те же самые лимиты в систему, ты можешь быть уверен в том, что и в Москве, и в Новосибирске тревел-координатор правильно оценит границы тревел-бюджета компании.
