Чтобы избежать срыва мероприятий
Неработающие компьютеры, перегоревшая лампочка в проекторе или вышедший из строя микрофон могут сорвать любую конференцию или деловую встречу и испортить репутацию самой респектабельной гостиничной сети. Эксперт интернет-издания Hotel News Now Брайан Ротен поговорил с ивент-организаторами и подготовил для отельеров несколько рекомендаций по поводу технического обеспечения MICE-мероприятий:
— Подготовка. Для начала нужно разобраться, чего именно хочет клиент и как это организовать, и только потом заказывать оборудование. «Учитесь задавать правильные вопросы. Будет ли нужен Wi-Fi? Многие ли принесут с собой ноутбуки? Интернет понадобится только для доступа к почте и чатам, или придется загружать большие объемы информации?» — советует Марк Шиманик из агентства Legacy Ventures.
— Тестирование и поддержка. Если необходимую аппаратуру предоставляет сторонний поставщик, стоит провести несколько предварительных тестов — причем в неидеальных условиях. Например, на качество работы микрофона могут повлиять мобильные девайсы, поэтому в некоторых отелях делегатов во время крупномасштабных мероприятий просят перевести смартфоны в авиарежим или выключить.
Если в гостинице есть собственное оборудование, технический специалист должен проверять его как минимум раз в квартал. Причем следует заранее включать в бюджет эту статью расходов. Также важно убедиться, что MICE-специалисты разбираются, как что работает.
— План Б. Следует быть готовым к любой неожиданности, считает г-н Шиманик. Например, в случае, если отключится Wi-Fi, можно попробовать выйти в интернет с помощью других соединений или раздавать Wi-Fi через смартфоны. Или просто распечатать материалы для участников мероприятия на принтере. Кроме того, всегда нужно иметь запасное оборудование или хотя бы расходные материалы — лампы, доски, микрофоны, динамики. «И не забудьте про батарейки. Они стоят недорого — не экономьте на них!» — отметил эксперт. (hotelnewsnow.com)
