В последнее время сотрудники, много путешествующие по делам компании, все чаще оказываются «у руля» корпоративного тревела, получая возможность непосредственно влиять на процесс принятия решений, некогда находившихся в компетенции исключительно тревел-координаторов, закупщиков и топ-менеджеров. К такому выводу пришли организаторы и делегаты глобальной конференции ACTE, состоявшейся в октябре в Копенгагене. «В конечном счете, все мы собрались здесь только потому, что бизнес-туристы приносят огромную прибыль нашим компаниям», — подчеркнул во вступительной речи исполнительный директор Ассоциации Грилли Кох.
Такие изменения во многом произошли под влиянием смены поколений на рынке труда, который сегодня определяет поколение «миллениумов». «Эти сотрудники ценят здоровый баланс между работой и личной жизнью, не желают бездумно следовать правилам и общаются друг с другом и окружающим миром на языке технологий. Наша задача — научиться говорить с ними на одном языке», — считает Карел Окамп, тревел-менеджер компании British American Tobacco.
При этом главная задача корпоративного тревела по-прежнему заключается в экономии бюджета. О том, как соблюсти баланс между ценой и удобством, интересами компании и путешественника, — рассуждали участники одной из образовательных сессий в рамках конференции ACTE.
«Мы живем в новом мире технологий, — считает г-н Окамп. — Современные B2C платформы предлагают дружественный интерфейс, яркие картинки и возможность сделать бронирование здесь и сейчас с любого цифрового устройства. И если мы хотим, чтобы сотрудники заказывали билеты или отели через корпоративные системы, если мы стремимся к соблюдению тревел-политики, мы должны предоставить им аналогичные инструменты. Сегодня процесс управления деловыми поездками не должен отличаться от организации личного путешествия».
По мнению Джорджи Фармер, менеджера группы глобальных закупок в категории Travel & Meetings компании Microsoft, результатом использования технологий должно стать так называемое «путешествие без усилий» (effortless journey), подготовка к которому приносила бы сотруднику удовольствие, а сама поездка позволяла сохранять максимальную продуктивность, а также душевное и физическое здоровье.
«Простота в организации путешествия — залог его эффективности», — убежден и менеджер по неоперационным вопросам коммерческого департамента компании Citi Group Марцин Пьятковский. При этом все этапы командировки должны складываться в т.н. «бесшовное путешествие» (seamless travel), которое обеспечит максимальный комфорт и удовлетворенность сотрудника. Эксперт убежден, что именно такой подход к организации командировки может стать источником дополнительных сбережений за счет лояльности путешественника к компании, а значит — и корпоративным правилам.
Дополнительным и важнейшим источником такой лояльности может стать постоянный диалог между представителями тревел-департамента и теми, кто непосредственно отправляется в командировки. Г-н Окамп убежден, что в компаниях с большим объемом корпоративного тревела необходимо внедрять регулярные тренинги и образовательные программы, направленные на то, чтобы стимулировать сотрудников принимать правильные решения.
«Не принуждать, но вовлекать, не излагать в одностороннем порядке, но приглашать к диалогу. Только в обоюдном стремлении к достижению общих целей в современном мире можно добиться соблюдения интересов компании», — считает эксперт. Поэтому одна из главных задач тревел-менеджера сегодня — предоставить путешественнику такую информацию и таким способом, чтобы мотивировать его к определенным решениям и действиям.
По мнению Марцина Пьятковского, достижению этих целей поможет активное использование мобильных технологий, которые «позволяют организовывать деловые поездки быстро и просто». С ним согласилась и Карел Окамп, заявив, что «на повестке дня сегодня уже не уже не OBT или десктопы, но мобильные приложения».
Примером успешного сочетания современных мобильных технологий и эффективной коммуникации поделилась с коллегами Джорджи Фармер, которая рассказала об используемой в Microsoft тревел-платформе на базе Lync. Подключиться к ней могут все сотрудники компании в любой точке планеты и с любого гаджета. При этом в систему интегрирована функция мгновенного соединения с тревел-консультантом, который, благодаря динамическому профилю путешественника, может определить его местонахождение и дать необходимые рекомендации. Параллельно все детали командировки автоматически встроены в Outlook и всегда доступны пользователю.
Подобная персонализация тревела за счет использования современных технологий и социальных медиа не предполагает абсолютной свободы деловых путешественников в выборе качества сервиса и поставщиков тревел-услуг, убеждены эксперты ACTE. Напротив, новые «правила игры» требуют пересмотра тревел-политики в том числе и в части ужесточения отчетности. Другое дело, что механизмы контроля также могут и должны стать частью «бесшовного путешествия» и интегрироваться в корпоративные системы.
«Тревел-менеджер должен быть проактивным в изучении интересов и потребностей делового путешественника, — считает Карел Окамп. — Нам нужно задуматься над тем, чего хотят наши сотрудники, и создать им максимально комфортную среду. Понимая ценность тех или иных поступков и решений, они сами будут стремиться к соблюдению корпоративных правил, а мы, в свою очередь, сможем привлекать и удерживать в компании настоящие таланты. Поэтому фокус на интересах деловых путешественников должен стать сердцем вашей тревел-прогаммы».
Эксперты обсудили, как соблюсти баланс между интересами компании и командированного сотрудника
