Крис Росси из компании Oversight Systems рассказал, что упускают компании в управлении расходами
С увеличением деловой активности и глобализацией бизнес-процессов в целом компаниям стало намного сложнее контролировать тревел-затраты, которые могут достигать 6% от общего объема издержек организации. Исполнительный вице-президент консалтингового проекта Oversight Systems Крис Росси рассказал, как повысить соблюдение корпоративной политики, а также избежать непредвиденные расходы сотрудников в условиях ограниченного бюджета.
По мнению эксперта, корпоративным клиентам следует использовать технологические решения. Они помогут исключить многие ошибки при составлении отчета. «Современные разработки значительно облегчают бухгалтерию поездки, позволяя бизнес-туристу фотографировать квитанции в пути и заносить данные в общую таблицу в соответствии с категорией: „отели“, „такси“, „билеты“, — рассказывает г-н Росси. — Однако, если путешественник выбрал неправильную статью расходов, пусть и случайно, результаты финансового отчета о командировке могут сильно исказиться».
Другим поводом для беспокойства, по мнению эксперта, может стать частая оплата каких-либо услуг наличными средствами.
«Да, без наличных в командировке не обойтись: не все службы такси принимают кредитные карты, особенно в Европе. Кроме того, без денег бизнес-турист даже не сможет оставить на чай посыльному в отеле, — говорит г-н Росси. — Однако стоит помнить, что такие платежи могут привести к нарушениям тревел-политики».
Выходом может стать ежемесячный запуск системы аудита по анализу всех транзакций в командировке. «Зная, что у вас есть такие инструменты, сотрудники изменят поведение в поездке», — убежден эксперт. ()
