Ежегодно компании во всем мире тратят в среднем около полумиллиона долларов и примерно 3 тыс. часов рабочего времени, исправляя ошибки в финансовых отчетах. Эксперты GBTA Foundation, проводившие опрос среди специалистов по тревел-закупкам, пришли к выводу, что это происходит по ряду причин:
— средняя стоимость оформления документа о расходах на отель составляет $58;
— на создание такого отчета уходит примерно 20 минут;
— в 19% финансовых бумаг есть ошибки или отсутствует необходимая информация;
— исправление неточностей в одном документе требует 18 минут и около $52.
Тревел-менеджеры считают, что больше всего времени и сил при работе с отчетами о расходах у них отнимают ввод данных и заполнение формуляров (33%), а также сортировка и прикрепление чеков (37%). Около 70% опрошенных занимаются подготовкой финансовых документов внутри своей компании и пользуются при этом программным обеспечением других фирм, 19% обходятся без чужих сервисов, и всего 4% полностью передают этот процесс профессионалам.
Специалисты по тревел-закупкам из Северной Америки (86%) и Азиатско-Тихоокеанского региона (84%) обычно используют при составлении отчета специализированные программы. В Латинской Америке — всего в 60% случаев. В Европе, а в особенности в Германии, все еще предпочитают иметь дело с бумагами (45%). Там же очень популярны обычные чеки (81%). В Северной Америке счета, как правило, сканируют (84%) либо отправляют электронные версии документов (62%).
«Многие специалисты не осознают, что оптимизация финансовой отчетности — в частности, электронный документооборот, — экономит не только время, но и деньги компании», — сказал Джозеф Бейтс, вице-президент GBTA Foundation. (traveldailynews.com)
