Рассказал британский эксперт Крис Дей
Для того чтобы уровень соблюдения тревел-политики достигал 98-99%, необходимо владеть информацией и уметь убеждать командированных сотрудников следовать простым правилам, считает Крис Дей, директор по закупкам в Королевском Национальном Институте слепых (Royal National Institute of Blind People, RNIB). По мнению г-на Дея, важно:
1. Получать поддержку и одобрение руководства. Если программа хорошо продумана, и начальник может спокойно и понятно донести ее до сотрудников, они будут ей следовать.
2. Убедиться, что оговоренный тариф распространяется на столько номеров, сколько необходимо компании. В особенности это актуально для больших городов, где конференц-отели могут позволить себе «выбирать» клиентов.
3. Вовремя получать тревел-данные. Внедрение инструмента самостоятельного бронирования (self-booking tool, SBT) позволяет отслеживать местоположение и расходы путешественника. При выборе ТМС важно обратить внимание на их SBT — он должен быть прост и понятен, в противном случае сотрудники будут редко им пользоваться.
4. Использовать информацию об общих расходах компании, чтобы договориться о более выгодных тарифах: чем больше организация тратит, тем более удобный тариф она может получить.
5. Давать путешественникам возможность выбирать из нескольких вариантов размещения. Кроме того, максимальная цена за номер должна быть реалистичной для каждого направления.
6. Убедить сотрудников в важности duty of care. В качестве примера г-н Дей приводит простой случай. Если путешественник бронирует отель вне тревел-программы, а по прибытии выясняет, что номер на его имя не заказан, это создает проблемы абсолютно всем. При условии бронирования в рамках положения о командировках решать проблему будет ТМС.
7. Интегрировать в SBT платежные коды компании, чтобы путешественник мог выбрать правильный во время бронирования. Кроме того, это облегчает отправку платежных документов в ТМС. (buyingbusinesstravel.com)
