Использование кредитных карт исключительно с корпоративной, а не совместной и личной ответственностью лишает компании механизма, позволяющего контролировать расходы сотрудников. «Деньги потрачены, отчетов нет, прозрачности никакой», — выступила Марианна Успенская, руководитель направления стратегических закупок в сфере организации бизнес-поездок и маркетинговых коммуникаций «Сименс», на образовательной сессии АБТ-ACTE Russia, посвященной платежным решениям, в гостинице «Метрополь» 30 июня.
На карты, привязанные к личному счету, в компании «Сименс» перешли еще три года назад. «Когда мы запустили этот процесс, то, безусловно, поначалу столкнулись с негативом сотрудников, — рассказала эксперт. — Никому не хочется вдруг получить на руки карту и понимать: «Деньги у меня в руках, я их трачу, но мне за них обязательно надо отчитываться точно в срок и возмещать кредит на карту. Это все очень сложно».
Но только так можно добиться полной прозрачности по совершенным транзакциям, убеждена Марианна Успенская. Подобная система работает по всему миру, во всех развитых странах. Россия не должна быть исключением.
Правила использования корпоративных карт прописываются в специальном руководстве — card-policy. Лимит в каждом случае должен определяться менеджментом компании: это может быть 15, а может и 500 тыс. рублей — в зависимости от того, насколько часто сотрудник отправляет в командировки или вынужден производить прочие траты. «Решать вам, основываясь на вашем опыте», — подчеркнула г-жа Успенская.
Компании часто задаются вопросом, оставлять ли сотрудникам возможность снятия с карты наличных. В «Сименс», к примеру, ее оставили. «Бывает, что сотруднику необходимо остановиться в небольшой гостинице, где карты не принимают, или оплатить такси в регионе, или прочие бизнес-расходы», — объясняет эксперт. Но если деньги он снял, но по какой-то причине не потратил, а следовательно, не отчитался, вернуть их на карту он обязан самостоятельно и в срок.
Важно: организации ни в коем случае не стоит перекладывать дополнительные, пусть и минимальные платежи, к которым можно отнести оплату годового обслуживания карты или смс-оповещения, на сотрудников. Это не его затраты, так как он использует карту в служебных целях. В противном случае, предупреждает г-жа Успенская, вы столкнетесь с резко отрицательной реакцией с их стороны.
Завершая презентацию, эксперт обратилась к тревел-менеджерам: «Для грамотной организации процесса нужны не только вы: необходимо работать в связке с HR-департаментом, бухгалтерией, юристами. В одиночку ничего не получится».
Опыт компании «Сименс» доказывает, что это наиболее оптимальное решение для отслеживания тревел-расходов
