Эксперты обсудили особенности организаций мероприятий для госкомпаний
Почему MICE-организаторы так боятся госзаказа? Действительно ли любая подобная закупка — уже чья-то? Как войти в пул поставщиков такого клиента? На эти и другие вопросы попробовали ответить участники дискуссии «Волков бояться — в лес не ходить, или организация мероприятий для государственных компаний», которая прошла в рамках MICE Excellence Forum 28 октября. С этими страхами нужно бороться, тем более что, по оценкам экспертов, MICE-бизнес в России в ближайшем будущем будет связан по большей части именно с такими заказами.
«Объем данного рынка в прошлом году составил порядка 800 миллиардов рублей, — рассказал модератор сессии Иван Поляков, руководитель комитета по взаимодействию с органами государственной власти и общественными объединениями Национальной ассоциации организаторов мероприятий. — Это конгрессно-выставочные события, форумы, встречи разного уровня. Не стоит забывать, что госзаказ — это и муниципальный праздник, и событие корпорации».
Есть мнение, что на госзаказе не заработаешь, потом могут быть проблемы с отчетностью, отметил Иван. Но так ли это на самом деле? «Давайте разберемся, тем более что, если говорить про парадигму движения огромного событийного рынка России на ближайшие 6-8 лет, то, по моим оценкам, она будет связана прежде всего не с коммерческими компаниями, а с госзаказом плюс большим ИТ-сектором», — отметил он.
Елена Елпатова, партнер и коммерческий директор агентства IVS Group, вспомнила две самые популярные фразы, которые участники слышат чуть ли не на каждой конференции: «Мир никогда не будет прежним» и «Кризис — это время новых возможностей». Видимо, смотреть на ситуацию стоит именно так.
Если вы решили поискать свою судьбу на ниве госзакупок, обратилась к аудитории спикер, то ваш мир будет выглядеть примерно так:
Все закупочные процедуры на этой «карте» регулируются двумя законами — 223-ФЗ и 44-ФЗ. Компании с госучастием опираются на 223-й федеральный закон, государственные структуры и госорганы управления — на 44-ФЗ.
«В чем основное отличие этих документов? По 44-ФЗ практически все процедуры имеют жесткую регламентацию, сроки, определенный пакет документов, и в большинстве случаев, доходя до финала, вы заключаете контракт с вашим госзаказчиком, — рассказала Елена. — А вот в случае с 223-ФЗ все не столь радужно. К сожалению, здесь много места для творчества, и те, кто торгуются по этому закону, а здесь, как я понимаю, и находится пул ваших вожделенных потенциальных клиентов, должны учитывать множество условий, которые устанавливает сам заказчик».
Кто может участвовать в торгах? Все, и это хорошие новости, отметила спикер. Закупка может быть проведена и от физического лица, если у него есть определенная квалификация.
Отдельного внимания заслуживает вопрос отчетности.
«Готовить ее нужно уже на этапе тендера и думать о том, как вы будете ее закрывать, тоже на этапе тендера, — подчеркнула эксперт. — Дело в том, что не все позиции, с которыми вам придется столкнуться в процессе реализации, будут соответствовать тем позициям, на которые вы „тендерились“. И здесь место креативу, фантазии и вашему умению коммуницировать с заказчиком персонально».
А чтобы «особенности» работы с госзаказчиком event-организаторов не пугали, спикер озвучила данные о плановых закупках на этот год, а они заставляют задуматься. По 223-ФЗ, куда все стремятся, объемы пока не достигли уровня прошлого года. А вот по 44-ФЗ цифры равны фактически прошлогодним, из чего можно сделать вывод, что кроме государства не будет ничего другого. «Или будет, но в гораздо меньшем объеме», — констатировала Елена.
Как выиграть такой тендер? Во-первых, не жадничать. Деньги стоят денег, и их нужно найти на госзакупку и поиск подрядчика, который поможет с реализацией задуманного, в том числе тендерной процедуры, посоветовала спикер.
Уточните историю закупки в прошлом. «Например, я смотрю, кто выигрывал ее из года в год, кто постоянно на нее подавался, — поделилась опытом Елена. — Это всегда очень полезная информация, которая позволяет спланировать работу. Мы агентство и очень много делаем в стол. Зачем тратить свое драгоценное время?»
И важно — чужую закупку видно всегда.
«Бытует мнение, что любая закупка — уже чья-то. Но это не так. Можно среди них найти и свою, собственную. Если закупка вышла в субботу утром со сроком сдачи во вторник — это ваша закупка? Если она вышла в пятницу в июле со сроком сдачи в среду, когда все в отпусках, а вам нужна банковская гарантия по форме компании, которая разместила тендер, — это ваша закупка?» — обратилась к аудитории эксперт.
«Хочешь поиграться с госзаказом? Тогда не надо смотреть: „О-о-о, 5-10-20 миллионов!“ Поиграться нужно до 500 тысяч рублей. Это понятные деньги. Набейте руку, поймите, как работает механизм», — подхватил модератор.
Второй ступенькой после агентства, которое всегда коммуницирует с госзаказчиком, считается реализатор. Как, например, компания Structura. Ее на сессии представлял генеральный директор Михаил Калитин. К слову, именно Structura сопровождала недавний Валдайский форум с участием президента РФ Владимира Путина. Также компания стала техническим партнером MEF 2022.
Михаил согласился, что вектор мероприятий сместился к государственным: «Сейчас со стороны брендов мы видим одно-два события в месяц, а раньше их было 70-80 %».
А значит, придется осваивать новый подход. В случае с госзаказом проработка проекта начинается задолго до мероприятия: 3-4 месяца — это минимум, который нужен, чтобы грамотно подойти к реализации мероприятия, подчеркнул спикер.
«Важно соблюсти все детали, которые требуются для поставленной задачи. Так, если на обычном мероприятии мы можем пройти с рулеткой и сделать все необходимые замеры, то здесь нужно проводить геодезию на площадке — для того, чтобы поднять геометрию всего зала», — пояснил Михаил.
И вспомнил случай. В 2019 году компания участвовала в реализации большого форума в Сочи. На него должны были приехать 54 президента, предполагалось больше 30 красных зон. «Мы пришли в бетон и начали строить два пленарных круглых зала, — рассказал он. — И что же нам помещало при реализации? Труба — железка, которая выступала в потолке на 4 сантиметра».
Другое отличие госмероприятия — высокая надежность. Даже если техническое задание не соответствует реальности на площадке, что часто бывает, в Structura предпочитают делать все правильно. «И неважно, как придется отчитываться. Лучше потерять кусок денег, но сделать надежно, иначе потом будет только хуже», — считает Михаил.
На вопрос Ивана Полякова о постоплате, эксперт ответил без колебаний: «Лучше получить деньги позже, чем не получить их никогда. Поэтому чаще всего в проект всё же идут. Здесь важны и гибкость агентства, и гибкость поставщика, и гибкость госзаказчика. Мы всегда договариваемся с агентством об объемах предоплаты».
Анастасия Урбанюк, начальник отдела административного сопровождения Департамента конгрессно-выставочной деятельности АО «ВДНХ», представлявшая сторону госзаказчиков, со своей стороны рассказала об особенностях площадки в 325 гектаров для организации мероприятий.
Прежде всего, ВДНХ — это уникальный комплекс, не имеющий аналогов в мире, предполагающий участие многочисленных резидентов и активностей, отметила Анастасия. Он принадлежит Москве, соответственно, вся его деятельность регламентирована действующим московским законодательством.
На территории ВДНХ проходят выставочные, сопутствующие выставкам мероприятия и невыставочные. В рамках собственных здесь руководствуются 223-ФЗ.
Для проведения события организатору необходимо направить заявку установленного образца с концепцией проекта. Срок ее направления зависит от концепции и масштаба мероприятия, подчеркнула Анастасия.
И, наконец, рассуждая на тему, как зайти в пул поставщиков госзаказчика, эксперты порекомендовали разобраться с закупкой.
«Нужно понять, чего ты хочешь, — расшифровала Елена. — Если работать с госструктурами — это одна история. Если с корпорациями с госкапиталом — другая. Скорее всего в корпорации ты попадешь в отдел закупок или на человека, который ведет закупку в компании. Контакты всегда указаны в тендерной документации. Во втором случае твоя работа будет жестко регламентирована ФЗ-44. Просто нужно тщательно выбирать закупку — то самое тендерное задание».
Михаил Калитин добавил, что очень помогает сарафанное радио. И лицо. «Должно быть „лицо компании“, которому позвонят и скажут: „Почему это не работает?“. Без этого никак. На нашем рынке нет холодных звонков. Никто никогда не доверит мероприятие незнакомому человеку, компании, владельца которого не знают. Маркетинг продакш-компаний у нас отсутствует, и это тоже стоит учитывать», — резюмировал эксперт.
Марина Осипова
Подпишитесь на наш Telegram-канал и будьте в курсе главных новостей!
