Актуальными способами сокращения тревел-расходов в условиях кризиса поделилась с участниками Клуба делового общения Unifest административный директор компании JTI Марина Кречетникова. Мероприятие состоялось 16 декабря в Лотте Отель Москва.
Очередное заседание Клуба было посвящено корпоративным стратегиям организации командировок и MICE-мероприятий в условиях нестабильного рынка. Г-жа Кречетникова уточнила, что ее доклад представляет собой не case study из собственной профессиональной практики, но анализ опыта западных коллег, успешно преодолевших глобальную экономическую рецессию 2008 года: «Если кризис продлится несколько лет, а, как мы понимаем, это вполне реалистичный сценарий, ведь разрушить инвестиционную привлекательность можно быстро, а вот на ее восстановление требуются годы, то я решусь предложить эту идею для разработки бизнесу и ТМС».
По мнению г-жи Кречетниковой, подходы к оптимизации тревел-бюджетов зависят от многих факторов, в том числе — типа компании, специфики бизнеса. «Концепция, которой я хочу поделиться, относится к категории революционных для российского сегмента FMCG (Fast Moving Consumer Goods, общее название для товаров повседневного потребления — прим. ред.) Решившись на ее имплементацию, вы имеете все шансы поразить руководство креативностью мышления», — сказала эксперт.
Новая для российского рынка тактика сокращения расходов, о которой рассказала г-жа Кречетникова, основана не на урезании бюджетов или ужесточении требований в отношении деловых путешественников, но на активном вовлечении последних в процесс организации командировок, на мотивации и поощрении — в том числе, материальном.
«Я имею в виду создание travel management platform, которая мотивировала бы сотрудников стать заинтересованными партнерами своей корпорации в cost saving», — уточнила г-жа Кречетникова.
На первом этапе, как рассказала эксперт, в компании необходимо четко зафиксировать лимиты на деловые поездки — причем сделать это максимально детально, с указанием конкретных значений для основных городов присутствия и каждого вида услуг. После этого сотрудникам предоставляется полная свобода действий, то есть фактически реализуется крайне популярная сегодня на Западе концепция открытого бронирования (open booking): заказывать авиабилеты, трансфер или услуги проживания можно абсолютно на любых ресурсах, главное — уложиться в лимит.
«По сути речь идет о получении цены на тревел-услуги в режиме реального времени (онлайн) и возможности сотрудникам создать персонифицированный Smart Budget для каждой поездки», — рассказала г-жа Кречетникова.
В случае если сотруднику удается сэкономить на тревел-расходах, разница между указанным в тревел-политике лимитом и фактически потраченной суммой в определенных долях возвращается в бюджет компании и деловому путешественнику в виде прибавки к зарплате. Размеры долей при этом устанавливаются работодателем.
По данным г-жи Кречетниковой, подобная концепция («метод пряника», как окрестили ее участники заседания Клуба) может позволить сэкономить до 22% в год только на авиабилетах. Общая сумма сокращения тревел-бюджета у ряда компаний достигала 35%.
При этом эксперт уточнила, что существует целый ряд факторов, которые могут способствовать более эффективной мотивации сотрудников. Среди них — возможность добавлять к командировке несколько дней отпуска (т.н. bleisure trend). Как правило, в таких случаях возвращение из деловой поездки приходится на выходной день, когда авиабилеты значительно дешевле. Также г-жа Кречетникова рекомендовала использовать при бронировании накопленные самими сотрудниками мили/баллы, которые порой могут полностью компенсировать стоимость билета или проживания: ведь по статистике в большинстве случаев эти бонусы просто сгорают.
В процессе организации командировки также стоит задуматься о возможности заменить авиаперелет поездкой на поезде, а также об услугах авиакомпаний-лоукостеров. «Хотя последняя рекомендация для российского рынка не актуальна, — уточнила эксперт. — Бюджетных перевозчиков в нашей стране почти нет, а те, что есть — не настолько low».
Самой же необычной показалась участникам заседания идея использования деловыми путешественниками вместо гостиниц альтернативных средств размещения. Это могут быть как объекты, предлагаемые на глобальных ресурсах типа Airbnb, так и обычные квартиры — например, друзей или родственников, проживающих в пункте назначения командированного сотрудника.
«Именно в таких ситуациях как никогда понимаешь, насколько многогранен человек, — отметила г-жа Кречетникова. — Ведь если вы просто предложите своим сотрудникам понизить, например, класс гостиницы с целью оптимизации расходов компании, — то наверняка услышите с ответ настоящий шквал жалоб и недовольств. Но если вы рекомендуете деловому путешественнику пожить во время командировки у родственников и при этом гарантируете, что сэкономленные средства вернутся ему с заработной платой, — вы тут же обнаружите не только двойные стандарты, но и готовность найти этих родственников и друзей практически в любом городе мира».
В ходе панельной дискуссии участники Клуба делового общения высказали опасения, что подобная концепция чревата пренебрежением со стороны сотрудников своими прямыми должностными обязанностями ради поиска самых дешевых предложений от авиаперевозчиков и отелей, которому будет уделяться значительная часть рабочего времени. Однако г-жа Кречетникова выразила надежду, что этого не произойдет, ведь «в серьезных компаниях работают преимущественно ответственные сотрудники, мотивированные на результат и грамотно распределяющие свое время».
«Я не призываю вас внедрять все из перечисленного, — резюмировала эксперт. — Я просто говорю о том, что в каждой компании можно „перетряхнуть“ привычные стереотипы, если есть профессионализм, серьезное намерение достичь реальную экономию, не сокращая количество поездок, хороший анализ для доказательства оправданности изменений, а также проработанная мотивация для сотрудников. Ведь именно они должны остаться работать в компании после внедрения новой платформы».
