Сложные и многоступенчатые процедуры закупок чаще создают риски, а не их предотвращают. Непродуманный формат, устаревшие требования, невыполнимые KPI и погоня за минимальной ценой порой отсекают лучших подрядчиков ещё на старте. Об этом говорил Илья Вагнер, директор по развитию Smartway Travel Group, на сессии «Тендер без ошибок. 10 правил для заказчика» на практикуме в рамках Форума ВВТ 2026, который состоялся в отеле Radisson Blu Olympiyskiy Hotel 20 апреля.
Формат закупки
Одна из ключевых ошибок заказчиков — неверный выбор формата. В сфере бизнес-тревел «золотым стандартом», по мнению спикера, считается запрос предложений. При этом и другие форматы могут успешно использоваться.
«Если вам нужен поставщик с высокой IT-экспертизой — лучше проводить закрытый конкурс для того, чтобы заранее оценить кейсы и команду. Если требуются стандартные услуги, например, офлайн-выписка, — открытый конкурс», — рекомендовал эксперт.
А вот запрос котировок и аукционы г-н Вагнер назвал крайне неудачными форматами для отрасли: они не позволяют объективно сравнивать исполнителей и уводят весь выбор к цене. Это часто приводят к росту расходов заказчика или снижению качества услуг.
Квалификационные требования
Нередко ошибки связаны с квалификационными требованиями. Хотя их главная задача — снизить риски, на практике заказчики включают в документацию пункты без чёткой цели. Например, требуют от агентства делового туризма регистрации в реестре туроператоров.
«Агентство делового туризма — это не туроператор. И наличие его в реестре ни на что не влияет», — пояснил эксперт.
Вторая частая проблема — неактуальные, устаревшие требования, например, о прямых контрактах с зарубежными отелями от имени российского юридического лица (таких контрактов сейчас просто нет), тоже могут помешать поиску надёжного партнёра в тендере.
Условия ТЗ
Ещё одна распространённая ошибка — невыполнимые показатели эффективности (KPI). В качестве примера спикер привёл реальное требование из тендера: «В случае отмены рейса необходимо в течение 15 минут найти альтернативу».
«Сейчас, когда в аэропортах случаются массовые отмены рейсов, найти новый вариант перелёта за такое время просто невозможно», — обратил внимание Илья Вагнер.
Опасность в тендерах представляет и погоня за минимальной ценой с гарантией, что если заказчик нашёл где-то дешевле, то агентство обязано выписать услуги именно по ней.
Оценка подрядчиком
Заказчики, требующие её, часто проигрывают в долгосрочной перспективе: страдает качество, а внутренние затраты только растут.
Кроме того, спикер затронул ещё один юридический нюанс: заказчику не следует заключать с агентством делового туризма агентский договор. Такой документ нужен между, к примеру, авиакомпанией и агентством.
«А вот заказчику и агентству следует заключать договор на оказание услуг, иначе может возникнуть ситуация двойного агентирования, что запрещено», — посоветовал он.
Таким образом, успех тендера во многом зависит от того, сможет ли заказчик сместить фокус с сиюминутной выгоды на поиск надёжного партнёра для достижения общих целей, убеждён спикер.
«Обычно на таких мероприятиях разбирают ошибки подрядчиков. А здесь мы впервые услышали честный разбор того, что сами делаем не так», — поделились впечатлениями слушатели после сессии.
Мария Коваль
Подпишитесь на наши каналы в Telegram, VK и MAX и будьте в курсе главных новостей!
