Руководитель отдела непроизводственных закупок компании ABB Александр Котов и генеральный директор российского представительства «Хогг Робинсон Групп» (HRG) Филипп Лукьяненко на собственном опыте знают обо всех нюансах использования lodge-карты как централизованного кредитного решения для оплаты расходов на деловые поездки. Практическими советами по внедрению BTA American Express эксперты поделились на образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Копоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания», которая состоялась в гостинице «Метрополь» 7 октября.
По словам Александра Котова, тревел — одна из крупнейших закупочных категорий для ABB Group. «У компании очень развитое подразделение сервиса: оборудование установлено по всему миру и ему требуется обслуживание. Это приводит к большому количеству командировок, соответственно, и к огромным затратам. Именно поэтому 2 июня этого года компания ABB в России в целях оптимизации процессов управления тревел-расходами перешла на схему использования BTA American Express», — сказал г-н Котов.
Филипп Лукьяненко пояснил, почему компания HRG в самом начале сотрудничества с ABB предложила внедрить lodge-карту BTA: «В ABB 68% затрат на деловые поездки относится к авиабилетам. Согласно установленной IATA унифицированной системе взаиморасчетов BSP (Billing and Settlement Plan), в России оплата со стороны тревел-агентства в пользу перевозчика должна быть произведена раз в 10 дней в течение 7 дней по истечению отчетного периода. Это означает, что если мы бронируем билеты с 1-го по 10-е число, то с 10-го по 17-е должны их оплатить. Иными словами, у нас остается примерно 5-7 дней на то, чтобы собрать эти деньги и заплатить перевозчику. В случае работы с таким крупным клиентом, как компания ABB, заемных средств, которыми располагает агентство, явно не достаточно для самостоятельной оплаты. При этом мы не могли рассчитывать на то, что раз в 10 дней будем выставлять счета компании ABB, которая должна будет их оплачивать в течение 2-3 дней, чтобы мы успели эти деньги получить и перенаправить в BSP, ведь у компании сложный и длительный процесс реконсиляции. Поэтому сразу нужно было найти решение, которое удовлетворило бы все стороны. Самый оптимальный выход в такой ситуации — обращение к банкам, которые готовы предоставить этот кредит, а American Express Bank, в частности, дает кредит на значительно больший срок».
Кроме того, г-н Лукьяненко отметил, что на выбор BTA American Express в качестве платежного решения для ABB повлияли и особенности самого продукта. К примеру, возможность оформления в рамках кредитного лимита неограниченного количества карт (у компании ABB не одно подразделение, и на каждый дивизион может быть выпущена своя lodge-карта). Кроме того, BTA — виртуальная карта, у нее отсутствуют CVV или CVC коды, которые необходимы для оплаты в Интернете. Это позволяет ограничить использование карты по мерчантам и делает ее менее рискованным инструментом для платежей, а TMC, в свою очередь, контролирует списание средств поставщиками. По сути, картой оплачиваются только расходы на деловые поездки, то есть ей нельзя расплатиться за обеды или цветы (для расходов на MICE может быть выпущена отдельная карта).
Как же на практике осуществляется процесс работы с BTA? «В нашей компании командировка сначала одобряется в специальной системе, из нее же формируется заявка, которая отправляется в агентство. HRG бронирует и оплачивает билеты виртуальной картой через GDS в режиме онлайн или путем голосовой авторизации (для билетов в сеансе ТКП). Данные о выписанных билетах ежедневно отправляются HRG в American Express Bank, — пошагово расписывает процесс Александр Котов. — Банк получает данные из процессингового центра и списывает деньги с виртуальной карты. American Express Bank также сверяет данные, полученные от HRG, c данными процессингового центра».
Далее American Express Bank выставляет ABB счет-выписку по BTA в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным, и направляет электронный отчет с расширенными данными по транзакциям, вошедшим в выписку в течение 10 дней. «Электронная расшифровка соотносится с выпиской, но содержит те самые поля, которые очень важны для бухгалтерского учета: внутренние данные о сотруднике и компании, код подразделения, номер кредитора, кост-центр и так далее», — уточняет г-н Котов.
По истечении месяца HRG высылает ABB пакет закрывающих документов и детальную электронную расшифровку к ним, а ABB, в свою очередь, сверяет полученные от HRG и от American Express Bank данные со своей внутренней информацией и отражает расходы в своей учетной системе. После этого АВВ остается лишь погасить задолженность по кредиту в American Express Bank согласно счету-выписке и сроку, согласованному в договоре (до 28 числа месяца, следующего за отчетным). Поставщики услуг возмещают расходы American Express Bank на предоставление кредита и обслуживание карты.
Александр Котов отметил сложности, которые возникают при использовании BTA для деловых поездок. К ним, по мнению эксперта, относятся расхождения в закрывающих документах от агентства и выписке от American Express Bank, причиной которых может стать, к примеру, бронирование билетов в конце отчетного периода (списание с карты не успевает пройти до конца месяца). Впрочем, это не влечет за собой дополнительные расходы компании, лишь усложняет бухгалтерский учет. А вот то, что не все авиакомпании принимают карты American Express Bank, как раз сказывается на увеличении затрат. «В этом случае ABB необходимо оплачивать комиссию. Она небольшая, как и количество таких авиаперевозчиков, — говорит г-н Котов. — И эта сумма порядка нескольких тысяч долларов в год перекрывается положительным экономическим эффектом от расширенной рассрочки платежа — от 28 до 58 дней, которую предоставляет American Express Bank. Стоит отметить, что этот эффект измерим в деньгах, и в нашей компании он был посчитан на основании истории бронирований».
Помимо положительного эффекта от рассрочки платежа, г-н Котов подчеркнул и ряд других преимуществ использования BTA в компании ABB. Среди них — улучшение качества отчетности (все ошибки и несоответствия American Express Bank выявляет на этапе сверки еще до передачи данных в ABB), а также улучшение KPI по соблюдению сроков оплаты. «Когда мы не работали по схеме BTA, из-за сложного процесса сверки мы не всегда успевали вовремя произвести оплату. Сейчас этой проблемы нет благодаря оптимизации процесса передачи данных и получению расширенной отсрочки, которая агентству не дается», — рассказал спикер.
