Советует эксперт Дуглас О’Нил
Время и усилия при подготовке запроса на коммерческое предложение экономят «фильтры», личные встречи и точные формулировки. Эксперт Дуглас О’Нил поделился с изданием Buying Business Travel «золотыми правилами», которыми стоит руководствоваться при поиске новых поставщиков в сфере бизнес-тревел и MICE.
— Предварительный отбор. Составляя список требований к потенциальным партнерам, стоит заранее «отбросить» неподходящих кандидатов: тех, кто не работает в нужном регионе, не предоставляет полный комплект необходимых услуг, не обладает достаточными ресурсами. Сэкономить время обеим сторонам поможет предварительный опросник (Pre-Qualifying Questionnaire, PQQ).
— Личная встреча. «В отношениях многое зависит от „химии“ — особенно в деловых», — считает г-н О’Нил. Разговор лицом к лицу поможет определить, насколько психологически комфортно вам будет работать с той или иной фирмой. Кроме того, это хорошая возможность проверить, перспективна ли компания в целом, или закроется через два-три года.
— «Доверяй, но проверяй». «Они кажутся хорошими людьми» — не аргумент при выборе делового партнера. Необходимо не только пересмотреть кейсы и отзывы компании, но и задать вопросы ее клиентам: вовремя ли предоставляются оговоренные в контракте услуги? Есть ли у поставщика серьезные недостатки? Что отличает эту фирму от аналогичных организаций?
— Тестовое задание. Если с предложением и рекомендациями все в порядке, можно провести «тест-драйв»: дать поставщику возможность решить задачу, которую уже выполнял ваш предыдущий партнер, и сравнить результаты.
— Размер не имеет значения. Глобальная компания может представить внушительное резюме, но в итоге плохо справиться с адаптацией своих продуктов и услуг к требованиям конкретной организации. Маленькая независимая фирма с небольшим количеством клиентов, напротив, уделяет каждому из них достаточно времени.
— Чем точнее формулировка, тем лучше. Каждая строчка в RFP должна быть максимально понятной и конкретной, чтобы избежать недопонимания и возможности двоякого толкования. «Если хотите получить какую-то услугу, не думайте, будто она „подразумевается“ — зафиксируйте все на бумаге!», — советует г-н О’Нил. (buyingbusinesstravel.com)
